Rubix Group

Rubix Group monitort voorraden met Power Apps

Rubix Group is de grootste leverancier van Europa als het gaat om producten en diensten voor industrieel onderhoud, reparatie en revisie.

Het bedrijf heeft meer dan 650 vestigingen in 22 landen, waaronder in het Verenigd Koninkrijk. De daar werkzame fieldservicemedewerkers houden de voorraden van ondersteunend materiaal zoals veiligheidsbrillen en handschoenen bij. De manier waarop ze dat deden kon echter een flink stuk sneller en efficiënter. Rubix schakelde daarom ilionx in om met Microsoft Power Apps een oplossing te bouwen die het proces sterk vereenvoudigt.

Voorraadbeheer uit handen nemen

De afdeling UK Vendor Managed Services (VMS) zorgt voor het voorraadbeheer van maintenance, repair en operating (MRO) artikelen, zoals attributen voor persoonlijke bescherming en andere belangrijke onderdelen waaronder gereedschap, lagers en afdichtingen. Vending machines vergemakkelijken de uitgifte, maar correct beheer van de specifieke voorraad en de juiste aansturing is van groot belang voor artikelen die buiten een automaat worden beheerd. Het Rubix-team houdt de artikelen die bij de klant worden gebruikt nauwkeurig bij met behulp van de barcode-scanoplossing Inscan™. Het hoofddoel van Inscan™ is ervoor te zorgen dat onmisbare producten altijd op de juiste plek beschikbaar zijn, bijvoorbeeld aan de zijkant van een productielijn. De gegevens worden vervolgens gebruikt om lege voorraden aan te vullen.

Klanten betalen immers alleen voor wat ze gebruiken. Doordat de fieldservicemedewerkers het voorraadbeheer uit handen nemen, zitten de klanten waar Rubix dit voor doet nooit met lege handen. Zij kunnen zich hierdoor volledig focussen op het goed draaiend houden van het productieproces.

Af van legacy

Kahn Lowe is VMS technical manager bij Rubix Group en verantwoordelijk voor een breed scala aan software- en oplossingsontwikkelactiviteiten. Hij zag dat het bestaande proces voor verbetering vatbaar was: “De controleurs reden van klant naar klant met scanners, waarmee ze de productcodes en de aantallen scanden. Om de data in de database te krijgen, reden ze na een klantbezoek of aan het einde van de dag naar het depot om de gegevens in de database te laden. Na het downloaden in het systeem werden er direct orders geplaatst om de voorraden weer aan te vullen. Deze low tech maar effectieve oplossing werd 15 jaar lang gebruikt. Echter: wanneer de medewerkers na een klant verder moesten naar een andere klant of het bedrijf dat ze bezochten vlak bij huis zat, kwam de data soms pas na 24 uur aan in het depot. Hierdoor waren de gegevens eigenlijk niet meer accuraat. Het gehele proces van heen en weer rijden tussen klanten en het depot was bovendien erg tijdrovend.” Yuri Perez, Group Enterprise Architect bij Rubix, vult aan: “Daarbij was de software verouderd en zou binnenkort niet meer door de vendor ondersteund worden.” Er moest dus een oplossing komen.

“We hebben de app door een groep fieldservicemedewerkers laten testen. De controlegroep die de app niet mocht testen begon al snel te vragen naar de app, zo goed viel het in de smaak.”

Kahn Lowe, VMS technical manager bij Rubix Group

Eerste iteratie binnen enkele dagen

Kahn dacht dat een mobiele app wel zou kunnen werken. Hij schreef een functionele specificatie waarin alle vereisten stonden. De nieuwe oplossing moest tijd en kosten besparen, scanners achterwege laten en collega’s zouden alleen hun smartphone hoeven te gebruiken. Yuri: “Ik heb ervaring met het Power Platform en we zijn een Microsoft-huis, dus we wilden de uitdaging wel aangaan om de nieuwe oplossing met Power Apps te maken. Ik had al eerder prettig samengewerkt met ilionx, dus we namen contact met ze op voor dit project.” Kahn: “De consultant van ilionx was snel van begrip en pakte het meteen super goed op. Binnen een paar dagen ontving ik al de eerste iteratie van de app. Niet heel veel later droeg hij de oplossing over aan mij en hebben we het samen met ilionx in de drie daaropvolgende weken verder ontwikkeld.”

Ontwikkelproces van slechts twee maanden

Yuri: “End-to-end heeft het ontwikkelproces slechts twee maanden in beslag genomen. Hierbij zijn we niet alleen van de oude, niet ondersteunde software naar de nieuwe oplossing gemigreerd, maar is de oplossing ook sterk verbeterd. Om de data in de inventarisdatabase te krijgen hoeft er geen fysieke verbinding meer gemaakt te worden. De scanner zit in de Power App en verbindt naadloos met de database. De oplossing bespaart ons veel tijd en geld.” Kahn: “We hebben de app door een groep fieldservicemedewerkers laten testen. De controlegroep die de app niet mocht testen begon al snel te vragen naar de app, zo goed viel het in de smaak.” Het kostte de medewerkers dan ook geen enkele moeite om eraan te wennen.

‘Ik ben erg tevreden over de samenwerking met ilionx, het werkt allemaal heel soepel. Ze begrijpen echt wat we nodig hebben, ze spelen perfect in op onze behoeften, maar geven ook tegengas als dat nodig is."

Yuri Perez, Group Enterprise Architect bij Rubix

Citizen developers

Voor het beheer van de app heeft Rubix intern een team opgeleid en ilionx aangehaakt om dit over te dragen aan een citizen developer. Na de overdracht kunnen citizen developers de app onderhouden en bijvoorbeeld de vertalingen verzorgen voor andere landen. De eerste vertaling van de app staat reeds gepland. Kahn heeft intern over het korte implementatieproces en de mogelijkheden gecommuniceerd en er was veel interesse vanuit andere delen van de organisatie. De app gaat nu ook in Spanje ingezet worden en hoeft hiervoor slechts vertaald te worden en gedeeld te worden met de medewerkers. Kahn: “We gaan zeker meer doen met Power Apps. We zijn de eerste afdeling binnen de gehele groep die hier ervaring mee opdoet. Als de rest van de organisatie er eenmaal mee aan de gang gaat, zal het zeer waardevol worden voor ons allemaal. Het mes snijdt aan twee kanten: business mensen kunnen zelf de oplossing maken die ze nodig hebben en voor de IT-afdeling bespaart dit behoorlijk wat tijd.”

Yuri: “Voor de bedrijfskritische apps blijven we bij de traditionele oplossingen, waarbij we de gaten wel vullen met Power Apps. We hebben wat legacy van zelfgebouwde applicaties die we willen vervangen. Met de inzet van Power Apps kunnen we bepaalde systemen bijvoorbeeld weer koppelen aan AI Builder.” Kahn: “Met het oog op de toekomst is het fijn dat ik altijd bij ilionx terecht kan, ook voor een korte vraag. Met het antwoord kan ik vaak meteen weer verder. Top!”

Yuri: ‘Ik ben erg tevreden over de samenwerking met ilionx, het werkt allemaal heel soepel. Ze begrijpen echt wat we nodig hebben, ze spelen perfect in op onze behoeften, maar geven ook tegengas als dat nodig is. En daarbij zijn ze zeer goed bekend met alle Microsoft-oplossingen. In de toekomst willen we dan ook intensiever met ze gaan samenwerken.”

Heb je een vraag? Wij helpen je graag verder

Informatie inspireert! Wil je in contact komen met één van onze experts? Wij helpen je graag. Neem contact op via onderstaande button.

Neem contact op
Ilionx logo