MijnGemeenteDichtbij is de werkorganisatie van de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel.
Het ontstaan van deze samenwerking was het perfecte moment om een zaaksysteem te implementeren. De systemen en processen van de twee gemeenten moesten immers toch samengevoegd worden. Met de implementatie van het Onegov Zaaksysteem 365 van ilionx sloeg MijnGemeenteDichtbij twee vliegen in één klap. De werkorganisatie beschikt nu over één systeem en kan het zaakgericht werken naar een hoger niveau tillen. In combinatie met de koppeling van verschillende taakapplicaties aan het zaaksysteem gaat archiveren en vernietigen een stuk efficiënter.
Werken vanuit zaakdossiers
Steeds meer gemeenten gaan zaakgericht werken, waarbij een zaak, zoals een vergunningsaanvraag, transparant wordt behandeld. Iedere zaak heeft een eigen zaakdossier waarin alle processtappen en informatie worden gebundeld. Een medewerker van de gemeente heeft altijd de juiste informatie bij de hand en burgers kunnen op elk moment de status van een aanvraag of klacht inzien. Bart Ensing, consultant gegevensbeheer bij MijnGemeenteDichtbij: “Voordat de werkorganisatie van de gemeente Boxtel en Sint-Michielsgestel ontstond, werkten beiden gemeenten al zaakgericht op basis van de bestaande documentmanagementsystemen. Dit was niet optimaal waardoor de behoefte aan een zaaksysteem voor de juiste ondersteuning steeds groter werd. Toen de samenwerking tot stand kwam, ontstond een mooie kans om een zaaksysteem te implementeren.”
"Voor ons was het een vereiste dat het zaaksysteem Microsoft 365 als basis had. Dit is ook de belangrijkste reden geweest waarom we voor ilionx als IT-dienstverlener hebben gekozen."
Stabiele basis met Microsoft 365
Het Onegov Zaaksysteem 365 van ilionx biedt MijnGemeenteDichtbij de juiste ondersteuning voor zaakgericht werken. De IT-oplossing is gebaseerd op Microsoft Dynamics 365 en SharePoint Online en draait volledig in de cloud. Bart: “Voor ons was het een vereiste dat het zaaksysteem Microsoft 365 als basis had. Dit is ook de belangrijkste reden geweest waarom we voor ilionx als IT-dienstverlener hebben gekozen. Met het Onegov Zaaksysteem 365 beschikken we over één systeem en hanteren we voor een groot deel van de processen één werkwijze voor de uitvoering ervan. Dit heeft intern voor meer harmonisatie gezorgd en dat was precies wat we nodig hadden na het ontstaan van MijnGemeenteDichtbij. Doordat we werken met Microsoft 365 als basis, kunnen we gemakkelijk doorontwikkelen dankzij de mogelijkheden van de standaard Microsoftproducten. Dit geeft ons de flexibiliteit die we nodig hebben om onze bedrijfsvoering verder te optimaliseren.”
Archiveren en vernietigen
Het zaaksysteem zorgt voor beter informatiebeheer binnen MijnGemeenteDichtbij, doordat het archiverings- en vernietigingsproces deels geautomatiseerd wordt. Op basis van het zaaktype weet het zaaksysteem hoe lang documenten bewaard moeten blijven. Medewerkers hebben daar zelf geen omkijken meer naar. Dat zorgt voor betere uitvoering van het vernietigingsproces. Bart: “Het zaaksysteem vertelt ons op basis van rapportages precies voor welke zaak de archiveringstermijn is verlopen. Vervolgens starten we het vernietigingsproces op en zorgen we dat een zaak netjes wordt afgehandeld en vernietigd. Zo hebben we meer grip op informatie en voldoen we beter aan wet- en regelgeving.”
"Het koppelen van verschillende taakapplicaties zorgt ervoor dat het zaaksysteem altijd up-to-date is en dat is een vereiste om zaakgericht te kunnen werken."
Taakapplicaties gekoppeld aan zaaksysteem
Voor het uitvoeren van processen werkt MijnGemeenteDichtbij met verschillende taakapplicaties. Denk bijvoorbeeld aan een app waarmee vergunningsaanvragen worden verwerkt of een tool voor het scannen en valideren van binnenkomende post en informatie. Door de koppeling met het zaaksysteem worden documenten direct op de juiste plek bewaard. Bart: “Het koppelen van verschillende taakapplicaties zorgt ervoor dat het zaaksysteem altijd up-to-date is en dat is een vereiste om zaakgericht te kunnen werken. De koppeling zorgt er ook voor dat op ieder moment de juiste informatie wordt doorgegeven aan de burger. Doordat het zaaksysteem van ilionx een gestandaardiseerd koppelvlak heeft, is het koppelen van nieuwe applicaties vrij eenvoudig.”
Korte lijntjes
ilionx heeft MijnGemeenteDichtbij ondersteund bij de implementatie van het zaaksysteem. Bart: “De samenwerking verloopt prettig. We kunnen goed met elkaar door één deur. Het adoptietraject van het zaaksysteem hebben we zelf opgepakt. Ook de adoptie van de updates en procesverbeteringen doen we zelf, maar als we ergens niet uitkomen, kunnen we altijd bij ilionx aankloppen. Het team denkt graag mee om tot een oplossing te komen als we vastlopen. Andersom staan wij open voor nieuwe updates en producten en draait ilionx vaak pilots bij ons. Als wij dan issues ontdekken, worden deze dankzij korte lijntjes snel opgepakt. Kortom, we zijn tevreden over het zaaksysteem én over de samenwerking met ilionx.”