Hezelburcht

Subsidieadviesbureau Hezelburcht tilt kennisdeling naar een hoger niveau

Als kennisintensief bedrijf moet je het hebben van je professionals.

Je kapitaal zit in de kwaliteit en kennis van je mensen. Zorg je goed voor je mensen? Dan zorgen zij goed voor je klanten! Subsidie-adviesbureau Hezelburcht begrijpt dit als geen ander. Om haar specialisten optimaal te faciliteren, schafte het bedrijf de beste tooling aan. ilionx nam de IT-omgeving van Hezelburcht flink op de schop, waardoor de specialisten nu digitaal samenwerken en informatie centraal delen.

Versnipperde IT-omgeving

Hezelburcht is gespecialiseerd in subsidieadvies en -management bij bedrijven en overheden, met name op het gebied van innovatie en duurzaamheid. De focus ligt op heel Europa. Het bedrijf groeit aanzienlijk, de afgelopen jaren is het aantal werknemers verdubbeld. Met bijna honderd specialisten in dienst heeft Hezelburcht een enorme bak aan kennis in huis, zowel op het gebied van subsidies als op het gebied van specifieke sectoren. Binnen Hezelburcht werken hoogopgeleide professionals met een relevante achtergrond, doordat ze afkomstig zijn uit de sectoren van de klant. Omdat de professionals vaak bij de klant zitten, soms zelfs gedetacheerd, is het centraal delen van kennis essentieel, vooral nu het bedrijf flink groeiende is. Fabian Koopman, Managing Director bij Hezelburcht, vertelt: “Om onze verdere groei te stimuleren, besloten we om de ondersteunende organisatie onder de loep te nemen. Eén van die processen betrof IT. Er stond een versnipperde IT-omgeving die door de jaren heen was ontstaan. Er waren geen geïntegreerde mogelijkheden om uren te schrijven, kennis te borgen en te delen, in voldoende mate managementinformatie uit systemen te halen en er waren geen goede tools voor projectmanagement.”

Een flinke upgrade

Hezelburcht nam ilionx in de arm om de IT-organisatie een flinke upgrade te geven. “We zaten op technologieniveau nog in 2013 en waren niet op de hoogte van de mogelijkheden van de software van nu. In het verleden hebben we vaak gebruikgemaakt van kleinere dienstverleners, maar we merkten dat zij niet alles konden bieden. ilionx heeft bij ons een gedegen vooronderzoek gedaan en ons een goed beeld gegeven van hoe het er uit zou moeten zien. Omdat we de komende jaren zeker willen verdubbelen naar tweehonderd man wilden we zoveel mogelijk standaardoplossingen én zoveel mogelijk ontzorgd worden. Bij ilionx zijn we hiervoor aan het goede adres”, vertelt Fabian.

De upgrade naar de nieuwe IT-omgeving in de cloud is zorgvuldig voorbereid en voorspoedig verlopen. Binnen zes maanden is het project afgerond. “ilionx maakt snel meters. Er was meteen al een familiaire sfeer, dus schakelen ging makkelijk en snel. De pragmatische insteek van ilionx was een verademing, geen big bang maar we kregen gedurende het traject al stukken software om functioneel te testen”, aldus Fabian.

"De pragmatische insteek van ilionx was een verademing, geen big bang maar we kregen gedurende het traject al stukken software om functioneel te testen.”

Fabian Koopman, Managing Director bij Hezelburcht

Vlotte digitale samenwerking

In de nieuwe IT-omgeving maakt Hezelburcht zoveel mogelijk gebruik van de standaard functionaliteiten die de software biedt. Consultants kunnen met de nieuwe tooling goed digitaal samenwerken. Zo kunnen ze met Microsoft Teams chatten en projecten digitaal managen. Er is een training georganiseerd voor key users, die vervolgens de andere medewerkers op weg helpen. Fabian: “Het kwaliteitsniveau en de effectiviteit gaan omhoog, dom administratief werk hoeft niet meer en we hoeven ook niet meer lang te zoeken naar documenten. Kennisdeling gaat een stuk makkelijker.” Doordat de systemen meer informatie leveren, heeft Hezelburcht nu meer inzicht in financiële rapportages en is er beter projectmanagement. Fabian is ervan overtuigd dat de nieuwe IT-omgeving ervoor zorgt dat klanten beter bediend worden.

De volgende fase

Het bouwen van een klantportal staat als volgende punt op de lijst.  Daarnaast wordt het rapportage-onderdeel verder uitgebouwd en worden het chatprogramma en telefonie geïntegreerd met Microsoft Dynamics 365. Er is voor gekozen niet alle functionaliteiten tegelijk te gaan ontdekken, maar stap voor stap de mogelijkheden te benutten. Het CRM-systeem voorziet bijvoorbeeld wel in betere marketingtools, maar deze worden later pas in gebruik genomen.

Fabian: “Door de professionalisering van ons IT-landschap kunnen we nog harder groeien en beter innoveren. We zijn niet meer afgeleid door de proceskant en dat scheelt ons heel veel tijd en ergernis. Die tijd kunnen we weer steken in wat we het liefste doen: onze klanten van goed advies voorzien.”

Overige informatie

Branche: Zakelijke dienstverlening

De oplossingen van ilionx die ingezet zijn:

Samen creëren we meer kansen.

Als digital business partner helpen wij je graag vandaag kansen creëren, die je morgen kunt realiseren, zodat je overmorgen succesvol blijft.

Meer over ons

Ilionx logo