De Zuid-Hollandse gemeente Pijnacker-Nootdorp wil de interne digitale samenwerking naar een hoger niveau tillen, zodat de werkwijze en de onderlinge communicatie efficiënter worden.
De gemeente maakte de omslag naar zaakgericht werken, waarbij meldingen en aanvragen van bedrijven en burgers procesmatig worden afgehandeld. Maar welke IT-oplossingen konden dit goed ondersteunen? ilionx biedt uitkomst met een zaaksysteem, een samenwerkingsplatform én Power Apps. Of het nu gaat om een gat in de weg of een nieuwe vergunning, met deze nieuwe IT-voorzieningen wordt iedere zaak efficiënt afgehandeld.
Totaaloplossing
Zaakgericht werken is voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp een belangrijk thema. Hierbij worden ‘zaken’, zoals klachten of vergunningsaanvragen van burgers en bedrijven, procesmatig en transparant behandeld. Alle processtappen en informatie van een zaak worden gekoppeld in het bijbehorende zaakdossier. Vervolgens wordt de zaak stapsgewijs afgehandeld, totdat een klacht is opgelost of een aanvraag is verwerkt. En bedrijven en burgers? Die worden beter bediend doordat zij als klant centraal staan. Hans Schreuder, senior projectleider Dienstverlening bij de gemeente Pijnacker-Nootdorp, vertelt: “Een zaaksysteem is voor ons een absolute must om zaakgericht te kunnen werken. Het helpt ons zaken te beheren en zicht te hebben op wat er speelt bij de klant. We kozen voor Microsoft, omdat we hiermee meteen over een totaaloplossing beschikken. Naast het zaaksysteem zetten we een samenwerkingsplatform op waarmee medewerkers efficiënter kunnen samenwerken.” Het zaaksysteem heeft Microsoft Dynamics 365 en SharePoint Online als basis, aangevuld met Onegov Zaaksysteem 365 van ilionx. Hierdoor kan de gemeente het systeem naar wens inrichten.
"Een zaaksysteem is voor ons een absolute must om zaakgericht te kunnen werken. Het helpt ons zaken te beheren en zicht te hebben op wat er speelt bij de klant."
Centraal klantbeeld
“Het zaakgericht werken is voor ons als gemeente wennen, maar dankzij de keuze voor een Microsoft-gebaseerde toepassing gaat dit gelukkig snel”, vertelt Hans. “We hebben medewerkers wel bij de hand moeten nemen om uit te leggen hoe het systeem werkt. Hiervoor zetten we een uitgebreid adoptieprogramma op, inclusief toetsing om de digitale vaardigheid van medewerkers inzichtelijk te krijgen. We boden medewerkers waar nodig extra trainingen aan. Inmiddels hebben we mooie stappen gezet om met het zaakgericht werken een integraal klantbeeld te krijgen, maar we willen natuurlijk het onderste uit de kan halen. De volgende stap is het optimaliseren van het zaaksysteem en het koppelen van vergunning- en belastingsysteem. Gelukkig kunnen we ook hiervoor op ilionx bouwen.”
Power App
Naast de ontwikkeling van het zaaksysteem, staat de inzet van Power Apps op het wensenlijstje. Zo zorgt ilionx, met de ontwikkeling van de Melding Openbare Ruimte (MOR-)app, ervoor dat de gemeente straks een extra efficiëntieslag maakt bij het afhandelen en registreren van meldingen over de verzorging van de openbare ruimte. “De app wordt gekoppeld aan het zaaksysteem, waardoor de buitendienst, waaronder plantsoenmedewerkers en technisch beheerders, ziet welke taken zij nog te vervullen heeft”, legt Hans uit. “Via een plattegrond en meldingen krijgen ze informatie over kapotte lantaarnpalen of loszittende stoeptegels. Ook het gereed melden van taken gebeurt via de app. Als kers op de taart kunnen medewerkers straks meldingen maken van zaken die aandacht nodig hebben van collega’s met een ander takenpakket. Hierdoor kijken ze verder dan hun eigen werkveld en worden beschadigingen sneller gerepareerd. We zijn de applicatie nu aan het testen en finetunen. Ons doel is om administratie op kantoor verleden tijd te maken, waardoor de buitendienst veel efficiënter kan werken.”
"De volgende stap is het optimaliseren van het zaaksysteem en het koppelen van vergunning- en belastingsysteem. Gelukkig kunnen we ook hiervoor op ilionx bouwen."
Partnership
Het ontwikkelen en implementeren van het zaaksysteem had veel impact op de gemeente Pijnacker-Nootdorp. De bestaande werkwijze ging namelijk volledig op de schop. Dankzij de goede samenwerking met ilionx is dit succesvol verlopen. “Waar het om gaat in zo’n proces, is het partnership”, vertelt Hans. “Samen sta je immers sterker. We leverden beiden de nodige inspanning om wederzijdse commitment te bereiken. Het is belangrijk om in gesprek te blijven en dit lukte met ilionx goed. Ondanks dat niet altijd alles direct goed ging, wisten we elkaar te vinden en gaf ilionx ons de ondersteuning die we nodig hadden tijdens het ontwikkelproces. De berg Microsoft-kennis heeft de nodige vruchten afgeworpen. Mede daardoor staat er een stabiele oplossing waar we tevreden mee zijn.”