Heb je een vraag? Wij helpen je graag verder
Informatie inspireert! Wil je in contact komen met één van onze experts? Neem contact op via onderstaande button.
Een oplossing waarmee gemeenten nog meer halen uit samenwerken én voldoen aan de (toekomstige) richtlijnen vanuit de overheid omtrent archivering van informatie.
Dat was voor ilionx het uitgangspunt van het nieuw te ontwikkelen product Onegov Teamwork. Een laag over Microsoft Teams, waardoor medewerkers op dezelfde manier samenwerken. Om ervoor te zorgen dat de oplossing voldoet aan alle wensen en eisen van de uiteindelijke gebruikers, hechtte ilionx er veel belang aan de ontwikkeling in co-creatie met een aantal gemeenten te doen. De gemeente Bunschoten was hier één van.
Weg met netwerkschijven en mappenstructuren
Rutger Nagel, beleidsadviseur informatiebeheer bij de gemeente Bunschoten: “ilionx vertelde ons over het plan om Onegov Teamwork te ontwikkelen. Een oplossing waardoor je als team op een eenduidige manier digitaal kunt samenwerken. ilionx nodigde ons uit om het product in een co-creatietraject samen te ontwerpen en te ontwikkelen. Dit klonk ons als muziek in de oren. Data op een duurzame en gestructureerde manier opslaan zodat iedereen altijd en overal toegang heeft, is namelijk een grote uitdaging. We werken natuurlijk met het Onegov 365 zaaksysteem, maar dit is vooral geschikt voor repeterende en uniforme processen. Voor grotere projecten, waarbij we op voorhand niet weten hoe het proces gaat lopen, is een aanvullende oplossing meer dan welkom. Onegov Teamwork kwam dus als geroepen. Bovendien kunnen we in de toekomst afscheid nemen van netwerkschijven, mappenstructuren en het verzenden van mails. De uitnodiging van ilionx namen we dan ook met beide handen aan.”
"ilionx nodigde ons uit om het product in een co-creatietraject samen te ontwerpen en te ontwikkelen. Dit klonk ons als muziek in de oren."
Efficiënter en makkelijker digitaal samenwerken
Onegov Teamwork biedt organisaties, en in het bijzonder overheden en gemeenten, handvatten om in Microsoft Teams samen te werken, informatie te structureren en te archiveren. Rutger: “Als gemeente moeten we aan allerlei regels voldoen als het gaat om het opslaan van informatie. De huidige manier werkt, maar er is veel potentie voor een efficiëntieslag. Met Onegov Teamwork kunnen we dit realiseren. Een groot voordeel is dat we hiermee altijd zeker zijn van het juiste niveau van security. En niet te vergeten: digitaal samenwerken wordt ook makkelijker en leuker. Zeker doordat we Onegov Teamwork eenvoudig kunnen koppelen aan ons zaaksysteem. Het ontsluiten van informatie gaat nu sneller dan ooit tevoren.”
Structuur en flexibiliteit
Co-creatie is dé manier om tijdens het ontwerp- en ontwikkelproces tot een versie te komen die het beste past bij de klantvraag. Voor ilionx is niets waardevoller dan input uit de eerste hand bij het ontwikkelen van producten. Tegelijkertijd brengt de gemeente Bunschoten haar eigen wensen en ideeën in qua ontwerp en ontwikkeling van de oplossing. Rutger: “Wij hebben het hele traject ook echt ervaren als co-creatie. Het was niet zo dat ilionx bij ons input ophaalde en vervolgens aan de slag ging. Nee, we werkten écht samen. Het aandeel van iedere partij was gelijk gedurende het hele project.” Door te werken in korte sprints, was er ruimte om tussendoor te evalueren en tijdig bij te sturen. Rutger: “Ondanks het strakke plan, was het proces niet in beton gegoten. We konden flexibel zijn waar dat nodig was. Deze combinatie van structuur en flexibiliteit heeft ervoor gezorgd dat we de deadline hebben gehaald met een product waar we volledig achter staan.”
"Als gemeente moeten we aan allerlei regels voldoen als het gaat om het opslaan van informatie. De huidige manier werkt, maar er is veel potentie voor een efficiëntieslag. Met Onegov Teamwork kunnen we dit realiseren."
Klaar voor toekomstige wetgeving
Rutger: “Het was leuk en leerzaam om Onegov Teamwork in samenwerking met ilionx te ontwikkelen. De consultants zijn heel open en geven duidelijk aan wat wel en niet kan. Hierdoor weet je precies waar je aan toe bent. In combinatie met de uitgebreide Microsoft-kennis van het team, maakte dit de samenwerking succesvol. Ik ben ervan overtuigd dat Onegov Teamwork ons veel gemak en efficiëntie gaat bieden. Bovendien helpt de oplossing ons om te voldoen aan de Wet Open Overheid, die voorschrijft dat overheidsinformatie vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Natuurlijk hoop ik dat onze betrokkenheid bij de ontwikkeling van Onegov Teamwork er uiteindelijk aan bijdraagt dat ook andere gemeenten hierin een eenduidig beleid vinden om digitaal samen te werken.”