Hoe Frankort & Koning RPA inzet: groenten en fruit nog sneller in de schappen

Frankort & Koning is een internationale organisatie die handelt in groenten en fruit, met de wereld als bron en Europa als markt. Al sinds de oprichting in 1985 is Frankort & Koning dé betrouwbare schakel tussen producenten en aanbieders enerzijds en retail engrootwinkelbedrijven anderzijds. Het bedrijf is inmiddels uitgegroeid tot één van de topexporteurs van groenten en fruit in Nederland.

Bij Frankort & Koning zijn snel schakelen en flexibiliteit essentieel. Het gaat immers om verse producten die zo snel mogelijk in de schappen moeten liggen. Daar komt een enorme hoeveelheid administratieve handelingen bij kijken: van orderverwerking tot voorraadbeheer en van transportplanning tot facturatie. Precies die handelingen waarbij RPA uitkomst biedt. Frankort & Koning nam ilionx in de arm om RPA in de bedrijfsprocessen te integreren om zo de verwerking van documentstromen en het verzorgen van de transportplanning verder te automatiseren. Kevin Vijver, IT Team Lead Operations bij Frankort & Koning: “We hebben voor ilionx gekozen omdat het bedrijf veel ervaring heeft met RPA en UiPath én vooroploopt op dat gebied.” Een belangrijk aandachtspunt bij de implementatie was dat Frankort & Koning met beperkende legacy systemen werkt. Omdat het niet mogelijk was om de legacy systemen te integreren, bleven er toch nog veel handmatige handelingen over binnen het systeem.

Omdat Frankort & Koning zelf al veel ervaring heeft met softwareontwikkeling werd de keuze gemaakt om de implementatie niet volledig uit te besteden, maar om samen met ilionx een ‘jumpstart’ te maken. Gezamenlijk hebben ze het platform gebouwd en de scripts geschreven, om er daarna zelf verder mee aan de slag te gaan. Kevin: “We hebben dit traject als partners doorlopen en in de praktijk geleerd hoe in UiPath te programmeren en hoe FlexiCapture in te zetten. Af en toe hebben we wel eens eigenwijze discussies gehad over wat de beste manier was om iets aan te pakken, maar uiteindelijk wel met het beste resultaat. Het mooie van UiPath RPA is dat het een heel snelle tool is; niet maanden programmeren, maar heel flexibel aan te passen door een script te hergebruiken of te vervangen. Zo kun je continu verbeteren en zorgen dat de robots binnen je organisatie blijven passen. Dat maakt het een heel toekomstbestendige oplossing. Dankzij een tool als RPA kunnen we een steeds groter percentage van het werk zo soepel mogelijk laten verlopen. Hierdoor ontstaat er tijd en ruimte om te focussen op groei en verdere kwaliteitsverbetering.”

Met behulp van UiPath en een combinatie van RPA en Abbyy FlexiCapture zijn de documentstromen nu vrijwel volledig geautomatiseerd. Zo verzorgt een robot niet alleen het omzetten van orders naar facturen en het versturen ervan, hij koppelt ook de voorraad aan orders en boekt facturen automatisch in het ERP-pakket. In totaal worden dagelijks nu zo’n 4.000 transacties door een robot verzorgd. Dit werd vóór de implementatie door medewerkers gedaan, die hun tijd nu kunnen besteden aan leukere en uitdagende projecten. Kevin: “Samen met ilionx hebben we in UiPath een platform gebouwd waarmee we op een stabiele manier de legacy applicatie kunnen uitlezen en bedienen. Dit gaat zelfs boven verwachting snel: het kost minder dan een halve seconde om het oude DOS-scherm uit te lezen, waarna automatisch vervolgacties worden geactiveerd en uitgevoerd. De inventiviteit van ilionx die voor deze oplossing zorgde en hun ‘niets is onmogelijk’-houding passen goed bij ons.” De grootste meerwaarde na de implementatie is volgens Kevin de verhoogde efficiëntie, doordat er nu minder fouten worden gemaakt. En er is meer inzicht in de bedrijfsprocessen. Daarnaast maken de robots rapportages van de door hen verrichte taken, zodat het meteen duidelijk is of ze hun werk goed hebben gedaan. Kevin: “Zo kunnen we de eindresultaten nog beter monitoren en kunnen we dus een nóg hogere kwaliteit bieden.”