Hoe BRO de dienstverlening automatiseert met Practice Management 365 (voorheen PSA Suite).
Waar vind je stedenbouwkundigen, juristen, planologen, economen en specialisten op het gebied van retail, kantoren en bedrijventerreinen onder één dak? Misschien bij een hogeschool of universiteit, maar in het professionele werkveld is de combinatie uniek.
BRO onderscheidt zich doordat het juist alle specialismen voor een goede ruimtelijke ordening in huis heeft. De advies- en ontwerporganisatie adviseert bedrijven en overheden bij ‘ruimtelijke ontwikkelingen’. “Je kunt het zo zeggen: als er buiten iets moet gebeuren, dan kunnen wij helpen”, aldus directeur Fons Ripken. “Of het nu gaat om een nieuwe vestiging van een supermarkt, de aanleg van een snelweg of de voorbereidingen voor een nieuwe woonwijk; er moet vaak een hele hoop gebeuren voordat de eerste schop in de grond kan. Wij hebben de combinatie van stedenbouwkundige, landschappelijke, functionele en juridische kennis in huis om daarbij te helpen.”
Het is niet moeilijk voor te stellen dat de projecten van BRO zo ingewikkeld in elkaar zitten, dat het een heel karwei is om alle bedrijfsprocessen te automatiseren. Deze uitdaging werd echter aangenomen door ilionx.
Een hoop maatwerk
De implementatie van Practice Management 365 (voorheen PSA Suite) is op dit moment in volle gang bij BRO. Het duurde wel even voordat BRO bij deze professional services automation-oplossing uitkwam, en ook bij ilionx als implementatiepartij. “Projectautomatisering is voor ons niet nieuw”, aldus Ripken. “Zo’n 25 jaar geleden hebben we, met de toenmalige techniek, ons eigen systeem gebouwd. Een jaar of vijftien geleden zijn we overgestapt naar een ander bedrijfsinformatiesysteem, maar sinds die tijd hebben we veel maatwerk moeten toepassen om de software te laten aansluiten op onze behoeftes.”
Toen ook nog eens bleek dat de oplossing op den duur uit de markt zou worden gehaald, besloot BRO op zoek te gaan naar een nieuw pakket. En dat bleek geen sinecure. “Er zijn veel goede oplossingen op de markt, laat ik dat vooropstellen”, aldus Ripken. “Maar de meeste systemen zijn vooral geschikt voor grote bedrijven en ontworpen voor hele specifieke branches. Wij hebben veel meer flexibiliteit nodig.”
De wensen van BRO zijn dan ook wel bijzonder specifiek: “Een van de dingen die wij willen kunnen met een dergelijke oplossing, is documenten delen met onze klanten. We hebben in onze projecten te maken met enorme documentstromen. Je moet je voorstellen; wij maken regelmatig interactieve visualisaties van een ruimteplan, waarin wel 10.000 kleine documentjes zijn verwerkt die allemaal aan elkaar moeten worden gekoppeld. Die wil je niet stuk voor stuk moeten overzetten. Ook komt het vaak voor dat we bestanden van enkele gigabytes versturen naar onze klanten; denk aan de omleiding van een snelweg, waarbij de details tot op kavelniveau zijn uitgetekend. We willen dat de klant op zijn telefoon, ter plekke kan zien wat het plan is en wat er allemaal speelt rondom die locatie. Dat alles betekent dat we in onze kantoorautomatisering niet alleen standaardopties als finance en HR willen opnemen, maar ook de documentstroom moeten kunnen beheren.”
Programma van eisen
Al deze wensen werden opgenomen in een programma van eisen. “Eerst hebben we uitvoerige interviews gehouden met vijftien tot twintig medewerkers en daarmee zijn we de boer op gegaan. Een van de partijen waar we bij uitkwamen was Assistant Software, dat inmiddels onderdeel is van Unit4. De project management-functionaliteiten van Assistant Software spraken ons erg aan, maar we waren ook nog op zoek naar een combinatie met een CRM-systeem. Dat is hoe we bij ilionx zijn uitgekomen. De oplossing die nu wordt geïmplementeerd is Practice Management 365 (voorheen PSA Suite), gebaseerd op Office 365. Datamigratie is daarin meegenomen, maar ook een koppeling met CRM. We hebben er een totaaltraject van gemaakt, met ilionx als hoofdaannemer.”
Het grote voordeel van de nieuwe oplossing is volgens Ripken vooral standaardisatie. “Hoewel we nogal specifieke wensen hebben, is het goed om gebruik te maken van standaarden waar mogelijk. Ons grootste uitdaging was altijd dat we te veel maatwerk hadden, waardoor we bij elke update een probleem hadden. Daarnaast is het platform dat ilionx voor ons ontwerpt redelijk open. Onze branche verandert zo snel, dat het best kan zijn dat we volgend jaar de behoefte hebben aan allerlei nieuwe functionaliteiten. Belangrijk voor ons is dat ilionx een schakel is tussen ons en Microsoft en ons daarbij kan helpen.”
