Jack van Donselaar staat al meer dan twintig jaar aan het roer van het autobedrijf JD Autoservice.
In die jaren heeft hij veel veranderingen meegemaakt. Een die er zeker uitsprong, was de afname van het aantal grote beurten. Steeds minder klanten maakten gebruik van dit grondige onderhoudsmoment. Waarom? Veel van hen vonden zo’n grote beurt prijzig. Jack ontdekte dat klanten wél geïnteresseerd waren in auto-onderhoud in abonnementsvorm. Op deze manier betaalden klanten een maandelijks bedrag voor een abonnement dat ze zelf konden vormgeven. Dit innovatieve concept voor de autobranche werkte zo goed, dat de schare klanten snel groeide. En dus ook het werk voor Jack achter de schermen: de financiën, administratie en het beheer. Om dit te verbeteren kwam ilionx om de hoek kijken, zij het uit een wel héél bekende hoek.
Sleutelen aan schaalbare onderhoudsabonnementen
Jack: “Het is veel werk om de administratie en incasso’s handmatig bij te houden. Er ging ook weleens iets fout. Ik heb daarom mijn zoon, Mike, gevraagd of hij iets voor mij kon ontwikkelen om de abonnementen beter in beheer te houden. Hij had toentertijd net zijn stage afgerond bij ilionx.” Mike vertelt: “Ik ben zelf aan de slag gegaan met de eerste versie van een applicatie voor het beheer van de abonnementen. Al snel kwam de vraag opborrelen: ‘Wat als we dit concept ook bij andere autobedrijven willen aanbieden?’ Na een korte analyse bleek mijn versie hiervoor niet schaalbaar en niet toekomstbestendig genoeg. Om dit goed te regelen, zou ik nog ruim twee jaar bezig zijn. Die tijd hadden we niet. Zodoende raakten we met ilionx in gesprek.” Niet alleen ilionx kwam in beeld, maar ook het bedrijf 365 Dagen Mobiel. Dat richtten Jack en Mike samen op om de software en ondersteuning rondom onderhoudsabonnementen voor meerdere autobedrijven vleugels te geven.
IDesign-methodiek voor grip en afbakening
365 Dagen Mobiel en het team van ilionx hebben voor de ontwikkeling van de applicatie gebruikgemaakt van de IDesign-methodiek. De eerste stap in deze methodiek is een analyse van de businessprocessen. “Deze methode is anders dan ik gewend was”, zegt Mike. “Je start niet gelijk met bouwen, maar kijkt in de beginfase scherp naar wat je nodig hebt, los van de bestaande technologie. Je brengt in kaart welke stappen je met een klant doormaakt en wat je daarvoor nodig hebt. Toen kwamen we met het idee om dit concept wellicht ook bij andere branches aan te bieden. Denk bijvoorbeeld aan het onderhoud van elektrische fietsen. Omdat je in deze eerste fase alles goed overdenkt, konden we dit meenemen in de latere bouw.”
“Deze methode is anders dan ik gewend was. Je start niet gelijk met bouwen, maar kijkt in de beginfase scherp naar wat je nodig hebt, los van de bestaande technologie.”
Helder stappenplan met een Project Design
Na de afstemming van de businessprocessen werd er een projectplan ontwikkeld. Dit gebeurde volgens de IDesign-methodiek met het Project Design. Mike: “Daarin werd inzichtelijk gemaakt wat de afhankelijkheden waren tussen processen en resources. Dat is een belangrijk onderdeel van IDesign: de juiste compositie. Wat kan er veranderen en hoe schaal je vervolgens? Zo breng je al voor de start van het project de grootste risico’s en uitdagingen in kaart. Dat hebben wij als groot voordeel van deze methodiek ervaren.”
Flexibele architectuur en pittige integratietests
Toen alle businessprocessen waren uitgewerkt, is het team van ilionx aan de slag gegaan met het bouwen van de architectuur. Deze is zo opgebouwd dat de oplossing flexibel omgaat met andere soorten van dienstverlening en contracten. Mike: “Als je een architectuur technologie-onafhankelijk opzet, moet op een gegeven moment natuurlijk de koppeling met de technologie gemaakt worden. ilionx maakt hiervoor gebruik van het Copper-framework. Dit framework maakt het gemakkelijk om over te stappen op een ander platform, waardoor je veel tijd bespaart. Alle componenten die het framework ons biedt, zoals koppelingen, security, logging en auditing, hoefden we namelijk zelf niet meer te ontwikkelen. Belangrijk onderdeel was onder andere de integratie met bepaalde services, zoals onze betaalprovider Mollie. We wilden namelijk niet dat 365 Dagen Mobiel als ‘bank’ ging fungeren voor andere aangesloten garagebedrijven. De integratietest van de API van Mollie was echter pittig. Er bleek hiervoor geen degelijke testmodus te bestaan. Dat was logischerwijs een uitdaging; je wil wel goed testen. ilionx heeft toen een mocking framework ontworpen die de API van Mollie simuleerde, zodat je deze alsnog kon testen en de ‘echte’ API in de applicatie kan gebruiken.”
Wekelijkse check-up
Mike had in dit traject twee petten op: hij was zowel product owner als front-end developer. “Als product owner vond ik de zogeheten Earned Value Tracking een fijn onderdeel van het Project Design. Ik werd elke week op de hoogte gehouden van de voortgang. Zo zag ik of we op schema liepen of dat er iets was vertraagd. Die afstemming en meting vond ik heel plezierig. Ik hield als product owner ook grip op de kosten en kon deze gegevens gebruiken om, indien nodig, in te grijpen. Het totale traject heeft zo’n zeventien weken geduurd en uiteindelijk zijn we maar een week uitgelopen – dat bewijst voor mij de meerwaarde van deze methodiek. Wat we nu voorkomen hebben is dat je begint met bouwen, iteratief werkt en achteraf mogelijk voor verrassingen komt te staan. Maar: je kunt niet beginnen met bouwen zonder fundering. En die fundering is precies wat de IDesign-methodiek wél biedt.”
“Je ervaart hoeveel de software voor je kan doen. En dat is niet verkeerd: ik heb in het afgelopen jaar een verdubbeling aan klanten meegemaakt.”
Samen naar de finish
De ontwikkeling van de front-end was de laatste stap. Jack, Mike en het ilionx team staken hiervoor de koppen bij elkaar. Jack: “We hebben samen besproken waaraan de user interface moest voldoen. We hebben deze afgestemd op de eerder besproken business processen. Voor mij was het hiernaast belangrijk om een helder overzicht te hebben van klantdata. Welke auto’s zijn er, welke kentekens, wanneer hebben klanten afspraken staan en welke variabele autodiensten nemen ze af?” Mike: “De applicatie is vervolgens opgeleverd met mijn vaders bedrijf als eerste klant voor 365 Dagen Mobiel. Natuurlijk hebben we nog wel wat ‘nice to haves’ op ons lijstje staan, zoals afspraakherinneringen via WhatsApp of API-integraties waarmee klanten zelf een indicatieprijs voor een onderhoudsabonnement berekenen. Maar de essentie staat.” Jack vult aan: “Het mooiste is dat er een hele last van je schouders afvalt qua administratie. Het gaat zoals het moet, ik heb er geen omkijken meer naar. Je ervaart hoeveel de software voor je kan doen. En dat is niet verkeerd: ik heb in het afgelopen jaar een verdubbeling aan klanten meegemaakt.”
Preventieve support
Een van de belangrijke onderdelen binnen Copper is de hoge mate en kwaliteit van logging. Acties en operaties binnen één proces worden gelogd en zijn aan elkaar te relateren. Zo krijgt Mike waarschuwingsmails binnen van het logsysteem over mogelijke fouten. Zo ook toen een autobedrijf zich via een aanmeldformulier had aangemeld voor de diensten van 365 Dagen Mobiel. Hij vertelt: “Doordat de logging standaard verweven zit in alle componenten van het systeem, zag ik gelijk in welke component het misging, wat de foutmelding was, wanneer de fout plaatsvond en bij welk bedrijf dit gebeurde. Ik kon achterhalen dat de betalingsprovider een validatie had toegevoegd in zijn API voor een veld dat 365 Dagen Mobiel ook gebruikt op het aanmeldformulier. Ik heb toen het autobedrijf gelijk opgebeld en kon ze meteen verder helpen, nog voordat zij de kans hadden gehad om contact met mij op te nemen!”