Een goed ingerichte verwijzing biedt een enorme efficiëntieslag voor de polikliniek bij het voorbereiden van een afspraak.
Voor de patiënt biedt het een soepele overgang van de huisartsenpraktijk naar het ziekenhuis, wat als een positief onderdeel van de totale patiëntreis wordt ervaren. ZorgSaam Zorggroep Zeeuws-Vlaanderen, die vanaf 1 juli alle verwijzingen van haar aanvragers via het ZorgDomein verwerkt, vroeg ilionx de huidige verwijzingen eens grondig onder de loep te nemen en geen mogelijkheid onbenut te laten.
‘Een specifieke verwijzing biedt direct inzicht in de wachttijden voor een patiënt en doorlooptijden van de afspraken in het ziekenhuis. Je kunt dan ook het patiëntenportaal efficiënt inzetten, omdat je de patiënt vragenlijsten aan kunt bieden die exact aansluiten op de verwijzing.’ Aan het woord is Nick Giltjes, HiX-consultant bij ilionx.
Nick bekijkt met zijn collega’s wie de verwijzingen mogen uitvoeren, welke gegevens in de verwijzing aanwezig moeten zijn en bij wie deze terecht moeten komen. Er wordt vanuit een algemeen oogpunt maatwerk geleverd, waarbij nauwkeurig wordt gekeken welke specialisaties baat hebben bij de transformatie van een generieke naar een specifieke verwijzing. Nick: ‘We willen natuurlijk niet dat een specifieke verwijzing een foutief zorgproduct oplevert, dan kan de verwijzing naar het verkeerde specialisme gaan of kan deze leiden tot een verkeerde verwijsvraag en zorgproduct. Dat kost tijd en geld, zowel voor de patiënt als de verwijzer. Daar is automatisering niet voor bedoeld.’
Kennis delen en beschikbaar stellen
Binnen de adviserende en ondersteunende rol die ilionx bij ZorgSaam uitvoert is het documenteren van de uitgevoerde werkzaamheden net zo belangrijk als het werk zelf. ‘Kennisdeling en kennisborging, daar zit onze kracht. We onderzoeken de vraag, bouwen het in en bespreken en beschrijven vervolgens wat we hebben opgeleverd, waar het staat en hoe de applicatiebeheerders en key-users ermee om moeten gaan. We schalen de kennis in het team op, zodat niet één persoon, maar iedere betrokkene in de organisatie ermee aan de slag kan.’ Dat ZorgSaam de werkwijze en de resultaten van ilionx waardeert blijkt wel uit het feit dat het traject een vervolg krijgt: ilionx gaat in samenwerking met de applicatiebeheerders van ZorgSaam het functioneel beheer uitvoeren voor het ZorgDomein en de HiX-modules Zorgplatform en Zorgportaal, met als doel een efficiënte uitwisseling van medische informatie tussen de zorginstellingen in de regio. Nick: ‘Doordat we de applicatiebeheerders van ZorgSaam doordeweeks ondersteunen bij het beheer en de inrichting, is er ook tijd voor vragen die anders misschien blijven liggen. Het daagt ons uit de problemen juist te identificeren en functioneel beheer op maat te leveren.’ Niet zelden ontstaat er een langdurige relatie met de zorginstelling en worden nieuwe initiatieven en ontwikkelingen gezamenlijk aangegaan.
Serviceverlening, ook op afstand
Nick ziet de voordelen van digitaal doorverwijzen en diagnostiek aanvragen en hoopt in de toekomst op nog meer gemak voor de zorg en de patiënten. ‘Binnen ilionx brainstormen we over het optimaliseren van de patiëntreis in de komende tien, vijftien jaar. Het ontsluiten van data, de kern van onze werkzaamheden, wordt steeds belangrijker. De techniek speelt een steeds grotere rol en nu ICTZ (per 1 januari 2021 is ICTZ verder gegaan onder de naam ilionx) samen is met ilionx geeft dat ons de mogelijkheid breder na te denken over de applicaties die nodig zijn. We bundelen krachten door onze kennis uit het ziekenhuis te koppelen aan de technische ontwikkelingsmogelijkheden bij ilionx.’
Hoe is het om met de service-verlenende insteek van ilionx te werken in tijden van corona? ‘Dat is geen optimale situatie, maar dat is het voor niemand. We gebruiken naast onze telefoons Microsoft Teams om contact te houden en te vergaderen. Dat gaat prima, al missen we het echte contact en de informele gesprekken. Een consultant is toch het liefste op de werkvloer aanwezig om de advies- en ondersteunende rol uit te voeren. Maar de communicatielijnen in Zeeuws Vlaanderen zijn helder, ZorgSaam is een uitdagende klant, we weten wat we aan elkaar hebben.’
