Word de baas over je informatiehuishouding

Het ICT-landschap van overheden is een complex web van systemen. Waar veel organisaties werken met een overzichtelijk aantal toepassingen, beschikt de overheid vaak over een veelvoud aan systemen. Informatie slingert daardoor rond in honderden plekken: van netwerkschijven en vakapplicaties tot mailboxen, zaaksystemen en persoonlijke opslagruimtes zoals OneDrive. Hoe houd je al die informatie toegankelijk, veilig en beheersbaar?

Waarom transparantie en veiligheid cruciaal zijn

Een goed georganiseerde informatiehuishouding is van groot belang, niet alleen voor overheidsorganisaties, maar vooral voor burgers. Informatiehuishouding gaat over hoe je informatie opslaat, bijhoudt, deelt, beschermt en bewaart. Het doel is dat medewerkers binnen de organisatie eenvoudig de juiste informatie kunnen vinden, terwijl deze veilig wordt beheerd en beschermd tegen verlies of misbruik.

Transparantie versterkt het vertrouwen van burgers in de overheid. Het geeft inzicht in hoe besluiten worden genomen en processen verlopen. Tegelijkertijd is het essentieel dat informatie zorgvuldig wordt beveiligd, zodat privacy gewaarborgd blijft en voldaan wordt aan wetten zoals de AVG, Archiefwet en Wet open overheid (Woo). Zonder goede grip op informatie kan waardevolle data zoekraken, verkeerd worden gebruikt of simpelweg niet beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.

De uitdaging van versnipperde informatie

Veel overheidsorganisaties worstelen met versnipperde en ongeorganiseerde informatie. Denk aan documenten die op lokale pc’s staan, persoonlijke mailboxen die uitpuilen of informatie die letterlijk op papier blijft liggen. Dit soort ongeorganiseerde omgevingen maakt het moeilijk om grip te houden op informatie.

Toch stelt wetgeving zoals de Woo dat informatie niet alleen toegankelijk en vindbaar moet zijn, maar ook bruikbaar. Dit betekent dat burgers en ondernemers deze informatie eenvoudig moeten kunnen inzetten voor hun eigen doeleinden. Hoe los je dit op?

Technologie als oplossing

Gelukkig biedt moderne technologie krachtige tools om grip te krijgen op informatie. Een goed voorbeeld is de Microsoft-omgeving, die al door veel overheidsorganisaties wordt gebruikt. Met slimme configuraties kun je mailboxen automatisch opschonen en e-mails archiveren op de juiste plek. Door functies zoals het eenvoudig koppelen van e-mails aan zaaksystemen houd je overzicht en consistentie in je gegevensbeheer.

Ook Microsoft Teams biedt waardevolle mogelijkheden. Door informatie van netwerkschijven naar Teams te migreren, krijg je toegang tot tools die databeveiliging verbeteren, toegang beheren en samenwerking makkelijker maken. Met slimme add-ons zoals ilionx Teamwork kun je Teams efficiënter inzetten. Dit platform helpt bij het stroomlijnen van werkwijzen, archiveren en zelfs vernietigen van informatie volgens de juiste regels.

Common Ground

Een groot deel van overheidsinformatie zit opgeslagen in vakapplicaties. Deze zijn vaak gericht op specifieke processen binnen domeinen. De informatiekundige visie Common Ground biedt een langetermijnoplossing door gegevens uniform op te slaan en te beheren. Dit doorbreekt de traditionele silo’s, zodat informatie beter toegankelijk wordt. Hoewel deze aanpak tijd kost om volledig door te voeren, is het belangrijk om nú al stappen te zetten in je informatiebeheer.

Wat kun je vandaag nog doen?

Hier zijn praktische acties die je direct kunt nemen om grip te krijgen op je informatiehuishouding:

• Optimaliseer je Microsoft-omgeving: zorg dat e-mails correct worden gearchiveerd, migreer informatie naar Microsoft Teams en gebruik beveiligingsfuncties zoals logging.
• Integreer slim met vakapplicaties: controleer of archivering en informatiebeheer in domeinspecifieke systemen goed zijn geregeld.
• Stel transparantie centraal: ontwikkel beleid dat voldoet aan wetgeving zoals de Woo, zodat informatie toegankelijk en bruikbaar blijft.

Samen naar een transparante overheid

Bij ilionx helpen we overheidsorganisaties om deze uitdagingen aan te pakken. Onze experts ondersteunen je bij:

• Strategisch advies voor digitale transformatie en informatiearchitectuur.
• Risicoanalyse en -management tijdens de overgang naar een toekomstbestendig landschap.
• Beveiliging en compliance-oplossingen voor veilige informatiehuishouding.
• Maatwerkoplossingen en standaardtools zoals de Onegov Suite.
• Training, opleiding en beheer om medewerkers vaardig en zelfverzekerd te maken.

Maak het verschil

Samen kunnen we werken aan een overheid die toegankelijk en transparant is. Een overheid waar burgers vertrouwen in hebben, en waar informatie niet alleen veilig wordt opgeslagen, maar ook effectief wordt benut. Wil je weten hoe ilionx jouw organisatie kan helpen om de baas te worden over je informatiehuishouding? Neem contact met ons op en ontdek de mogelijkheden.