Stuurinformatie en taakinformatie: wat is het verschil?

Stuurinformatie en taakinformatie zijn veelgebruikte termen op gebied van data analytics en dashboarding. In deze blog ontdek je wat het verschil is tussen stuurinformatie en taakinformatie, vind je praktische voorbeelden en ontdek je waarom betrouwbaarheid van de systemen extra belangrijk is voor taakinformatie.

Wat is stuurinformatie?

De naam zegt het eigenlijk al: stuurinformatie is informatie waardoor een medewerker, manager of directielid sturing kan geven aan de afdeling of organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de bekende week- en maandrapportage.

Deze stuurinformatie is dan ook geen directe input voor de activiteit (taak), maar geeft inzicht in de prestaties rondom deze activiteit. Zijn er uitschieters? Wat is de trend? Worden de doelstellingen (normen) bereikt? Deze informatie kan op operationeel, tactisch en strategisch niveau worden verstrekt.

Lees ook: Moet je een donut- en cirkeldiagram vermijden in je dashboard?

Wat is taakinformatie?

Taakinformatie is informatie waar direct een specifieke taak uit voortkomt. Vaak zijn dit (dagelijkse) operationele processen. Denk bijvoorbeeld aan een HR-dashboard met informatie over de arbeidscontracten die over 2 maanden aflopen. Er is een directe taak gekoppeld aan deze informatie: het wel of niet verlengen van deze arbeidscontracten.

Een ander voorbeeld is een overzicht van klanten die te laat betaald hebben. De taak die uit deze informatie volgt is het nabellen van deze klanten met de vraag of ze hun factuur willen betalen.

Wat is het verschil tussen stuurinformatie en taakinformatie?

Het verschil tussen stuurinformatie en taakinformatie is dat de vervolgactie bij stuurinformatie niet vooraf is vastgesteld, in tegenstelling tot taakinformatie. Denk bijvoorbeeld aan de maandrapportage met tegenvallende verkoopcijfers. Deze maandrapportage is de trigger voor allerlei mogelijke acties: van prijsverlaging tot kostenreductie en van uitbreiding assortiment tot additionele marketingcampagnes.

Taakinformatie is concreter dan stuurinformatie

De verantwoordelijke medewerker of afdeling bedenkt zelf wat de beste actie is aan de hand van de stuurinformatie. Bij taakinformatie is er echter een directe actie bekend die genomen moet worden aan de hand van de taakinformatie. Taakinformatie is daarmee een concretere informatievoorziening dan stuurinformatie.

Het proces stopt als taakinformatie niet beschikbaar is

Een ander verschil tussen taakinformatie en stuurinformatie is dat het (primaire) proces direct stopt indien taakinformatie niet beschikbaar is. De informatie is immers noodzakelijk voor een activiteit. Bij het ontbreken van stuurinformatie gaat het proces echter gewoon door. Op termijn is dat wel minder effectief en efficiënt. Er wordt namelijk niet meer bijgestuurd. We zien in de praktijk dat dashboards allereerst stuurinformatie opleveren, met als bijvangst wat eenvoudige taakinformatie.

Voorbeelden stuurinformatie en taakinformatie

Er zijn verschillende praktische voorbeelden te geven van stuurinformatie en taakinformatie die het verschil tussen beide soorten informatievoorziening toelichten.

Voorbeelden van stuurinformatie

• In de maandrapportage ziet de salesmanager dat de KPI omzet gedaald is ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar. Op basis van deze stuurinformatie besluit je bijvoorbeeld tot een actie om meer te adverteren.
  Deze actie is echter niet als vanzelfsprekend gekoppeld aan deze KPI. Je kan er immers ook voor kiezen om een andere actie te ondernemen als je denkt dat die beter is.
• De online marketeer ziet dat de kosten van de Google advertenties zijn gestegen, terwijl de resultaten gelijk zijn gebleven. Op basis van deze stuurinformatie gaat de online marketeer onderzoeken wat de reden hiervoor is. Pas daarna kan hij een gerichte actie uitvoeren.

Voorbeelden van taakinformatie

• Uit het dashboard dat de financieel medewerker dagelijks bekijkt, blijkt dat drie klanten hun factuur niet op tijd betaald hebben. Aan deze taakinformatie is voor deze financieel medewerker één directe actie gekoppeld: contact opnemen met deze klanten om ze te vragen de factuur te betalen.
• Uit het prestatiedashboard van een vervoersbedrijf blijkt dat één chauffeur consequent de snelheidslimiet overschrijdt. De directe actie die aan deze KPI gekoppeld is, is dat deze chauffeur zich aan de snelheidslimiet moet houden om boetes, maar belangrijker nog, ongelukken te voorkomen.

De veranderde rol van data

Een dataplatform wordt in eerste instantie vooral voor stuurinformatie gebruikt. In een datawarehouse(Verwijst naar een externe website) verzamel, transformeer én beveilig je alle data. Het datawarehouse stelt deze data vervolgens beschikbaar aan datavisualisatietools zoals Power BI. In deze tools maak je dashboards die vaak stuurinformatie weergeven, zoals periodieke rapportages.

Betrouwbaarheid van data wordt steeds belangrijker

Omdat men steeds vaker óók taakinformatie wil weergeven in dashboards, wordt de betrouwbaarheid van data steeds belangrijker. Het dataplatform kan er immers niet meer zomaar meerdere dagen uitliggen. Er wordt dan namelijk meerdere dagen lang geen taakinformatie getoond. De financieel medewerker uit het eerdere voorbeeld kan dan al die tijd niet zien welke klanten hij moet nabellen die de factuur nog niet hebben betaald. Het is daarom essentieel om de prestaties van je datawarehouse continu te monitoren.

Voorbeeld van het belang van betrouwbaarheid

Het belang van een betrouwbaar dataplatform wordt nog groter in onderstaand voorbeeld van een supermarkt. Een supermarkt beschikt bijvoorbeeld over een dashboard dat alle producten toont waarvan de THT-datum binnenkort verloopt.

Op basis van dit dashboard moet de supermarktmanager een actie ondernemen als de THT-datum gaat verlopen: hij moet namelijk het product afprijzen of uit de winkel verwijderen als de THT-datum daadwerkelijk is verlopen. Als het dataplatform drie dagen niet beschikbaar is, loopt de supermarktmanager het risico om drie dagen lang artikelen te verkopen waarvan de THT-datum verstreken is.