Slimmer werken met Smart Document Understanding

Of het nu gaat om papieren formulieren, digitale rapporten of e-mails vol bijlagen. Het handmatig verwerken, analyseren en doorsturen of overzetten van die informatie is tijdrovend en foutgevoelig. Zeker in de sectoren als de zorg, dienstverlening en de publieke sector kunnen deze knelpunten flinke gevolgen hebben. Stel je een klantenservice-afdeling voor die dagelijks honderden e-mails met bijlagen ontvangt. Medewerkers moeten dan per bericht beoordelen waar het over gaat, wie het moet behandelen en welke informatie relevant is. Het gevolg: kostbare tijd gaat verloren en fouten sluipen sneller in het proces. En dat heeft direct effect op de klanttevredenheid en interne efficiëntie. 

Maar wat als je deze tijdrovende stappen slim kunt automatiseren zonder je hele proceslandschap overhoop te halen? Dat is precies wat Smart Document Understanding (SDU) mogelijk maakt. 

De oplossing: wat is SDU?  

SDU is een slimme AI-oplossing die automatisch informatie uit ongestructureerde documenten haalt en omzet in bruikbare, gestructureerde data. Of je nu werkt met contracten, e-mails of rapporten: SDU leest ze automatisch uit, haalt de kern eruit en zet die informatie klaar voor gebruik. Hierdoor hoeven medewerkers niet langer gegevens over te typen of op te zoeken in meerdere documenten. Dat scheelt veel tijd en verkleint de kans op fouten. 

De techniek: Hoe werkt SDU? 

SDU maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) die teksten begrijpt en samenvat. Daarbij worden verschillende technologieën gecombineerd: Robotic Process Automation (RPA) voert handelingen automatisch uit, Business Process Management (BPM) helpt processen stroomlijnen en generatieve AI (GenAI) zorgt ervoor dat teksten goed worden begrepen en verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan een organisatie die honderden Pdf-bestanden met rapporten binnenkrijgt: SDU zet deze om naar een doorzoekbaar formaat, knipt de inhoud op in kleine stukjes en analyseert de tekst op betekenis. Het systeem herkent bijvoorbeeld automatisch klantnamen, bedragen of data, ook als die op verschillende manieren zijn opgeschreven. Dankzij deze aanpak vindt SDU razendsnel de informatie die je zoekt.

De voordelen: wat levert SDU je op? 

Doordat SDU automatisch documenten analyseert en gegevens ophaalt, hoeven medewerkers minder handmatig werk te doen en kunnen ze zich richten op inhoudelijke taken. Bovendien integreert SDU moeiteloos met je bestaande ERP- en CRM-systemen. Je hoeft je IT-omgeving dus niet om te gooien. Daarnaast is het systeem schaalbaar en makkelijk te onderhouden. Je kunt klein beginnen, bijvoorbeeld met één proces of afdeling, en later eenvoudig uitbreiden naar andere soorten documenten, klantvragen of afdelingen zoals factuurverwerking, HR of contractbeheer. En omdat het systeem geen aparte modeltraining vereist, kun je zelf aanpassingen doen in gewone taal. Dit maakt SDU niet alleen krachtig, maar ook laagdrempelig in het beheer. 

Voor wie is SDU interessant? 

SDU is interessant voor elke organisatie die veel met documenten werkt. In de financiële sector helpt het bijvoorbeeld bij het controleren van contracten. In de publieke sector versnelt het de verwerking van aanvragen en brieven. En in de logistiek kunnen verzendformulieren automatisch worden gelezen en verwerkt. Overal waar documenten en tekst een rol spelen, brengt SDU structuur, snelheid en overzicht. 

Waarom ilionx? 

Bij ilionx geloven we dat technologie pas waardevol is als het mensen écht helpt. SDU is daar een krachtig voorbeeld van. Met SDU helpen we organisaties slimmer te werken. Niet door alles te vervangen, maar door bestaande processen slimmer te maken.

Wil jij ook weten hoe SDU jouw organisatie kan helpen om sneller, slimmer en betrouwbaarder om te gaan met informatie? Neem dan contact op met onze experts. We denken graag met je mee.