Hoe Chemship orderverwerking automatiseert en versnelt met behulp van SDU

Iedere dag kwamen tientallen orderbevestigingen binnen via e-mail. Maar deze e-mails kwamen in alle soorten en maten, van korte tekstjes tot uitgebreide bijlagen in pdf, Excel of Word. Elke orderbevestiging moest handmatig worden vertaald naar het ERP-systeem. Maar omdat de orderbevestigingen per leverancier sterk verschillen, was er geen standaard werkwijze mogelijk. Soms bevatte de e-mail enkel een schipnaam en datum. De rest van de informatie moest uit andere interne systemen worden gehaald. In andere gevallen stonden de benodigde gegevens verspreid over meerdere bijlagen. En ook die moesten handmatig worden gekoppeld, vergeleken en ingevoerd. Het gevolg? Vertragingen, fouten en flinke werkdruk voor medewerkers.

Om dat te doorbreken, zet Chemship nu Smart Document Understanding (SDU) in. En hoewel de implementatie nog in volle gang is, laten de eerste stappen in dit proces al zien hoe AI helpt om grip te krijgen op complexe processen, zonder het hele systeem om te gooien. 

SDU als digitale collega

SDU brengt nu meer structuur. De technologie verzamelt dagelijks alle inkomende e-mails en bijlagen en organiseert ze centraal voor verwerking. Vervolgens leest SDU met behulp van AI automatisch de inhoud van de documenten. Het herkent moeiteloos belangrijke gegevens zoals ordernummers, artikelcodes, leverdata en locaties, ongeacht de formulering of het bestandsformaat. 

Wat SDU bijzonder maakt, is de mogelijkheid om gegevens ook te valideren. Klopt de informatie uit de e-mail en bijlage met wat er al in de systemen staat? SDU controleert automatisch op afwijkingen en activeert alleen bij twijfel menselijke controle. Zo blijven medewerkers in control zonder dat ze alles zelf handmatig hoeven te doen.

Meer snelheid en minder fouten 

De eerste voordelen zijn al zichtbaar: 

• Minder handwerk dankzij automatische gegevensverwerking en validatie.
• Snellere verwerking van orderbevestigingen – van soms 48 uur naar slechts enkele minuten.
• Betrouwbare data in het ERP-systeem met bronverwijzing voor volledige transparantie.
• Schaalbaarheid: nieuwe leveranciers of documenttypes kunnen eenvoudig worden toegevoegd. 

Dankzij SDU groeit Chemship(Verwijst naar een externe website) door, zonder dat de administratieve druk meegroeit. De organisatie bouwt zo aan een fundament van slimme, schaalbare documentverwerking. 

Waarom ilionx? 

Bij ilionx kijken we niet alleen naar techniek, maar vooral naar de impact op jouw organisatie. We brengen knelpunten in kaart, bouwen samen met jouw team een businesscase en realiseren een oplossing die echt werkt. 

Wil jij ook ontdekken hoe SDU jouw orderverwerking of documentenstromen slimmer maakt? Neem dan contact op met onze experts.