Het mantra voor elke financiële overheidsorganisatie

We zien veel van onze klanten worstelen met de planning en ondercapaciteit waardoor het opleveren van een P&C publicatie bijna nooit zonder veel stres gaat. We zien een aantal valkuilen bij onze klanten waardoor het werkplezier minder wordt. Uiteindelijk is voorspelbaarheid en weten waar je aan toe bent het prettigst voor van ons.

Onzekerheid, hoge werkdruk en steeds verschuivende planningen vergroten de druk op teams en kunnen leiden tot personeelsverloop.Rust, Reinheid en Regelmaat bieden een duidelijke leidraad voor een soepel en betrouwbaar P&C-proces. Hieronder lichten we toe waarom dit van essentieel belang is.

Rust: voorkom verrassingen

Rust ontstaat wanneer iedereen weet waar hij aan toe is.  We merken in de praktijk dat er vaak veel geschoven wordt in de planning. Door verandering in de organisatie of politieke keuzes is het vaak dat het niet helemaal duidelijk welke richting het op gaat. Probeer vaker nee  te zeggen tegen nieuwe ideeën en planningen, maar pak deze zeker het volgende P&C document op.

Ook personeelsverloop kan voor onrust zorgen. Zorg ervoor dat er al een plan ligt wanneer er iemand vertrekt.  Begin niet met inwerken op de laatste dag van de uitredende medewerker, maar direct. 
Stem daarom planningen vroegtijdig af: wie is verantwoordelijk, wanneer moet iets gebeuren, en wanneer is het gereed? Gebruik Lias om taken, versies en workflows vast te leggen. Zo zorg je ervoor dat interne en externe deadlines helder zijn en dat collega’s efficiënt samenwerken zonder onnodige afstemming. 

Reinheid: houd je financiële omgeving schoon en overzichtelijk

Een opgeruimde administratie voorkomt fouten. Controleer maandelijks of structuren en kostenplaatsen moeten worden geüpdatet of gesloten. Werk dagelijks de exploitatiebegroting bij en baseer je beslissingen op actuele prognoses. Zo blijft je omgeving transparant, aantoonbaar en klaar voor audits of rapportages. Gebruik LIAS om direct inzicht te krijgen in concept begrotingsvoorstellen en definitieve begrotingswijzigingen. Gebruik hiervoor standen en versies. Sluit deze ook volgens planning af. We zien vaak dat er een piekmoment ontstaat rond de accountantscontrole doordat er teveel onduidelijkheden zijn.

Regelmaat: bouw een ritme in je proces

Regelmaat is belangrijk voor de continuïteit. Laat het P&C proces precies iets zijn wat goed te plannen is. Het P&C proces kun je ver vooruit plannen. Werk met vaste momenten voor maand- en kwartaalafsluitingen. Stel gezamenlijk een jaarplanning op en houd je eraan. Vermijd schuiven in deadlines, want dat creëert ruis en onzekerheid. Geef ook vooral aan dat veranderingen gedurende het proces niet wenselijk zijn aan actoren die zaken sneller willen of anders willen.  

Door de 3 R’s toe te passen ontstaat een ritme waarin vertrouwen, kwaliteit en voorspelbaarheid centraal staan. Geen zweverig mantra, maar een duidelijke visie waar iedereen gelukkiger van wordt wat uiteindelijk voor veel meer werkplezier zorgt. Probeer dit aan iedereen duidelijk te maken de oplevermomenten liggen dicht bij elkaar en veel ruimte is er vaak niet.