Grip op tijd: cruciaal inzicht voor de publieke sector

Wat mij altijd heeft verbaasd in de publieke sector, is het beperkte zicht op waar interne uren aan worden besteed. Gemeenten verwachten bijvoorbeeld van zorginstellingen dat ze per minuut declareren met de bijbehorende verantwoording. Tegelijkertijd is er weinig grip op waar eigen medewerkers hun tijd hebben en verwachten aan te gaan besteden. Dit gebrek aan inzicht leidt niet alleen tot verwarring, maar kan ook resulteren in planningsproblemen, onhaalbare doelen en financiële tekorten.
 
Het is daarom cruciaal om goed na te denken over de vraag: hebben we wel voldoende tijd om onze doelen te realiseren? 

 
Doelenbomen en blinde vlekken

Met behulp van doelenbomen wordt op gestructureerde wijze inzichtelijk gemaakt welke doelen en prestaties er zijn. Hierbij wordt vastgelegd hoe dit gerealiseerd wordt en wat het eventueel mag kosten. Toch valt het op dat interne kosten en tijdsinspanningen vaak een blinde vlek blijven. We krijgen zelden de vraag om een schatting van de verwachte of besteedde interne inspanning vast te leggen die nodig is om een doel en prestaties te bereiken. Dit is opvallend, want zonder deze inschatting verlies je het inzicht of iets überhaupt haalbaar is. Het is alsof je een huis wilt bouwen zonder te weten hoeveel tijd elke fase kost. Dit leidt onvermijdelijk tot planningsproblemen en tekorten aan middelen – zowel in personeel als financiën.

Sturen op capaciteit én kosten

Gelukkig zijn er manieren om dit probleem aan te pakken. Met de tool van LIAS kun je velden toevoegen waarbij je verwachte schatting vastlegt van het aantal benodigde uren bij de doelen en prestaties. Door per doel en prestatie te schatten hoeveel geld en capaciteit nodig is, krijg je niet alleen grip op de financiën, maar ook op de personeelsinzet. Dit maakt het mogelijk om te sturen op zowel geld als tijd, waardoor doelen en prestaties realistischer en haalbaarder worden.

Bewustwording van uren

De publieke sector zou bewuster moeten omgaan met tijd en capaciteit. Door verwachte interne uren mee te nemen bij het opstellen van doelen, kunnen overheden efficiënter werken en beter voldoen aan de verwachtingen van de gemeenteraad en de burger. Uiteindelijk is goede planning niet alleen een kwestie van financiën, maar vooral van slim omgaan met de beschikbare tijd.