Leuk en aardig, die uitgebreide ICT-functionaliteiten, maar als jouw medewerkers er vervolgens geen gebruik van maken, is nieuwe software niets meer dan een loze investering.
Hoe zorg je ervoor de nieuwe toepassingen positief worden ontvangen en waarde toevoegen voor zowel individu, als organisatie?
Natuurlijk, een goede technische uitleg van nieuwe software met bijbehorende werkwijze is stap één om jouw medewerkers mee te krijgen in een migratie – maar daarmee ben je er nog niet. Succesvolle adoptie ontstaat wanneer medewerkers zien en ervaren hoe de verandering kan bijdragen aan de organisatie, maar ook aan hun eigen doelstelling en werkwijze. En dat is voor iedere doelgroep anders. Een heldere en relevante context waarbinnen duidelijk wordt wat de urgentie van verandering is en op welke manier zij aan dit traject kunnen bijdragen, maar ook hoe het hen ondersteunt en wat het hen oplevert. En dus heb jij een goed en gedragen adoptieplan nodig, waarin naast doelstellingen, ook wordt uitgelegd wie op welke manier positief kan bijdragen aan dit traject, en welke ondersteuning kan worden verwacht en wordt geboden.
Om adoptie een boost te geven: je volgt simpelweg twee parallelle.
Stap 1: Inspireren en uitleggen
Het hogere doel is jou duidelijk. Jij weet waar jullie heen willen met de organisatie, welke strategieën en werkprocessen je daar gaan brengen en mogelijk welke tooling of IT-systemen hierbij komen kijken. Voor veel medewerkers is dat doel, zonder verdere tekst en uitleg, vaak te abstract, zij zijn tenslotte vaak bezig met de primaire processen en de dagelijkse werkzaamheden. Bij de eerste twee keer dat je het over het verbeteren van samenwerking hebt knikken ze waarschijnlijk nog wel mee, maar na de tweede keer zonder concrete doelstellingen en acties gerelateerd aan eigen praktijk, ben je ze geheid kwijt. Inspireer hen met voorbeelden van de stip op de horizon. Neem ze mee, stap voor stap en leg uit hoe je bepaalde werkpatronen kunt veranderen en wat het op gaat leveren. Nodig ze uit om zelf te experimenteren en een steentje bij te dragen aan een succesvolle implementatie. Dat kan bijvoorbeeld met een interne kick-off-sessie, een ambassadeursprogramma, doelgroep-gerichte support en goed aanvullend trainingsmateriaal.
Stap 2: Activatie door voorbeeldverhalen
Maak het persoonlijk! Persoonlijke ervaringen en enthousiaste verhalen van anderen werken. Niets is motiverender dan je te herkennen in succesverhalen van collega’s en managers. Het is zelfs een manier om terughoudende medewerkers te overtuigen! Daarom zorgen wij van ilionx bij elk migratietraject (naar One) voor de ontwikkeling en begeleiding van goede showcases waarmee automatisch enthousiaste ambassadeurs ontstaan. En dit eerste enthousiasme blijkt voor elk traject de kritische succesfactor!
En dan nog iets…
Wil je echt zorgen voor impact en een succesvolle migratie, dan stort je de informatie niet in één keer uit over de hele afdeling, maar betrek en begeleid je een aantal doelgroepen tot een nieuwe succesvolle werkwijze door hen stukje bij beetje mee te nemen in de migratie.
Een mooi voorbeeld daarvan deed zich voor bij een van onze klanten. Voor deze organisatie ontwikkelden wij zogenaamde persona’s waarin medewerkers zich konden herkennen. We organiseerden een roadshow met daarin een aanbod van kennissessies op basis van de praktijk. Zo liet een mobiele werker zien hoe hij Skype gebruikt als hij onderweg is en een kenniswerker legde uit op welke wijze hij de tientallen binnenkomende e-mails per dag nu beter kanaliseert via Teams. Na deze kennissessies kreeg iedere deelnemer de opdracht om dezelfde case na te bootsen – met als resultaat een enorme stimulans en betrokkenheid omdat deelnemers letterlijk het nut en de toegevoegde waarde in korte tijd beleefden.
