Tijdschrijven: wat is de ideale oplossing?

In het zakelijk leven is de vaak gebruikte uitdrukking ‘tijd is geld’ mij niet vreemd. Naast dat tijd vaak geld kost, is het ook zo dat tijd besteden aan een onplezierig klusje al helemaal vervelend is.

Een van die klusjes is administratie/tijdregistratie. Maar het is wel een belangrijke activiteit voor professionele dienstverlenende organisaties. De noodzaak zit hem in de correcte facturatie naar je klanten toe en de benodigde stuurinformatie over de voortgang van je opdracht. Tijdschrijven is gelukkig wel makkelijker geworden door de verschillende (gebruiksvriendelijke) applicaties en door de verschillende mobiele mogelijkheden. Toch heb ik nog nooit iemand gehoord die het een leuk klusje vindt.

Urenregistratie

Persoonlijk kwam ik 10 jaar geleden in aanraking met tijdschrijven voor de diensten die ik verleen. En nog steeds hik ik wekelijks en maandelijks tegen het registreren van uren aan. Daarbij dien ik deze uren regelmatig te verantwoorden over verschillende opdrachten voor verschillende klanten (zowel intern als extern). Dit maakt het niet aantrekkelijker. De informatiebehoefte kan ook per traject, per opdrachtgever, of per projectmanager anders zijn.

UNIT 4 PSA Suite

Bij ilionx komt er nu verandering in het tijdschrijf-systeem want we zijn een partnership aangegaan met softwareleverancier UNIT4. De UNIT4 PSA Suite is een cloudoplossing voor Professional Services Automation die realtime inzichten biedt in alle processen; van sales-funnel tot project en facturatie. Organisaties die gebruik maken van de PSA Suite, die gebaseerd is op Microsoft Dynamics 365, hebben altijd een actueel inzicht in belangrijke KPI’s, zoals bezetting, productiviteit, efficiency en factureerbare tarieven.

De PSA Suite voor Dynamics 365 biedt een professional een aantal manieren om tijd te schrijven en ritten en kosten te registreren voor de dienstverlenende professional. Zo kan je eigen Outlook agenda gebruikt worden als basis en wijs je je afspraken direct toe aan projecttaken waar de afspraak voor gelden. Ook heeft de PSA Suite een eigen agenda om tijd te boeken, tevens is het ook mogelijk om tijd te registreren via het meest gebruikte tijdskaart. Daarnaast kan men gebruik maken van een stopwatch die meeloopt op de achtergrond om de besteden tijd bij te houden.

Een handige stopwatch om de bestede tijd bij te houden.

De PSA Suite biedt de gebruiker de mogelijkheid om via een medewerkersportaal en via een mobiele app tijd te registeren. Wel zo handig voor de vele medewerkers die tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken.

Het gemak van tijdregistratie is ‘key’ voor professionals zoals jij en ik! Toch vraag ik me af welk systeem de meest vriendelijkste tijdschrijfsysteem is. Er zijn verscheidene systemen (denk aan SAP CATS, taxi – Dynamics AX, etc.) die het tijdschrijven ondersteunen en vaak integreren met andere modules/onderdelen. Wel realiseer ik me dat bij elk systeem dat ik gebruikt heb om tijd te registeren, dat de juiste manier van urenregistratie belangrijk is om zo min mogelijk tijd kwijt te zijn aan vragen/verklaringen achteraf.

“Ik ben eigenlijk benieuwd hoe jullie het tijdschrijven ervaren?”

Welke systemen jullie gebruiken en wat de voor – en nadelen zijn – volgens jullie. Ik ben ook benieuwd of er andere goede alternatieven zijn.