Iedere organisatie maakt tegenwoordig gebruik van bedrijfsapplicaties: systemen die zijn gekocht of zijn gemaakt om de medewerkers te ondersteunen bij hun werk.
Deze software tools helpen om samen te werken conform de bedrijfsprocessen van de organisatie. De afgelopen jaren is het aantal systemen binnen organisaties sterk toegenomen, mede aangewakkerd door de digitale transitie en de komst van cloud oplossingen. Ieder systeem met zijn eigen voordelen voor de organisatie.
In de gesprekken met onze (potentiële) klanten, horen we van IT-managers steeds vaker dat er veel tijd en budget gaat naar het onderhouden van al deze verschillende systemen. Applicatiebeheer wordt steeds ingewikkelder en het blijkt in de praktijk lastig om de benodigde kennis op pijl te houden, wat de nodige risico’s met zich meebrengt voor het operationeel en up-to-date houden van al deze verschillende applicaties.
Bij deze IT-managers is er behoefte aan een flinke opschoonactie om het aantal systemen te reduceren zonder de ondersteuning van de business aan te tasten, ofwel Applicatie Rationalisatie.
Wat is Applicatie Rationalisatie en wat zijn de voordelen?
Kort gezegd is Applicatie Rationalisatie het opschonen van het applicatielandschap van een organisatie, met als doelen:
- Verbeteren van de efficiëntie
- Verminderen van de complexiteit
- Verlagen van de beheerskosten
Door een Applicatie Rationalisatie strategie te implementeren, identificeer je alle bedrijfsapplicaties binnen je organisatie en bepaal je welke applicaties je kunt behouden, vervangen, consolideren en verwijderen. Daarna stelt deze strategie je in staat om de applicatiewaarde continue te bewaken. Vraagstukken vanuit de business moeten snel opgepakt kunnen worden met de nieuwe voorwaarden voor applicatiebeheer. Een modern en eenvoudig beheersbaar applicatielandschap is uiteindelijk het resultaat.
De mogelijke kostenbesparingen zijn onder andere te vinden op het vlak van licentiekosten, ICT-infrastructuur & cloud kosten, personeelskosten van applicatiebeheerders en opleidingskosten van medewerkers.
Een andere voordeel dat Applicatie Rationalisatie met zich meebrengt is het verminderen van complexiteit waardoor er beter controle ontstaat over de werking en de veiligheid van de applicaties.
Om organisaties te helpen bij het realiseren van een modern applicatielandschap hebben wij bij ilionx het Applicatie Modernisatie Kompas (AMK) ontwikkeld. Een pragmatische aanpak om middels workshops de routekaart uit te tekenen voor een toekomstig optimaal landschap met een beperkt aantal toekomstbestendige systemen.
Waar te beginnen met Applicatie Rationalisatie?
Bij eerdere trajecten op dit gebied hebben we gezien dat je snel resultaten kunt bereiken door de applicaties te rationaliseren in het domein “Systems of Differentiation”. Dit zijn applicaties die je unieke bedrijfsprocessen ondersteunen of die branche specifieke functionaliteiten bezitten.
Deze applicaties koppelen vaak met je kernsystemen die je in huis hebt (maar die je niet uniek maken, want elk bedrijf heeft ze) zoals ERP, mail, en Document Management systemen. Deze kernsystemen veranderen niet zo snel, zijn vrij goed beschikbaar in de markt (tegenwoordig ook als cloud oplossing) en worden door de leverancier prima up-to-date gehouden.
De systemen uit het domein “Systems of Differentiation” daarentegen wil je zelf snel kunnen aanpassen en daarbij niet afhankelijk zijn van een leverancier. Op dit gebied zien we dat in het verleden vaak systemen zijn aangekocht die na verloop van tijd toch niet de ontwikkelingen kunnen bijhouden en lastig te beheren zijn. Voor gebruik dienen medewerkers een training te volgen en/of handleidingen te lezen. Andere oplossingen die we regelmatig tegenkomen in dit domein zijn de Excel sheets, die klein zijn gestart (om even wat gegevens vast te leggen) en zijn uitgegroeid naar toepassingen die een cruciale rol zijn gaan spelen in de bedrijfsvoering. Erg risicovol en zeer lastig om te beheren.
Low-code platform als ideale basis
De afgelopen periode heeft ilionx organisaties zoals Itho-Daalderop, Sweco, BDO en GNT International geholpen met Applicatie Rationalisatie door bestaande en nieuwe toepassingen in het domein “Systems of Differentiation” te ontwikkelen op basis van een low-code platform. Hiermee kunnen snel (op de Rapid Application Development manier) veilige webapplicaties op maat worden ontwikkeld. Het ilionx RAD team hanteert een aantal uitgangspunten die zorgen voor een hoge klanttevredenheid en gebruikers die met plezier kunnen werken:
- Gebruikersvriendelijkheid van de applicaties is key. We gaan ervan uit dat we geen gebruikerstrainingen hoeven te geven en geen gebruikershandleidingen hoeven op te stellen. Werken met de bedrijfsapplicaties die wij maken is zo eenvoudig als een artikel bestellen bij één van de bekende online webshops.
- Er zijn geen periodieke updates of upgrades nodig. Een goed low-code platform zorgt automatisch voor de ondersteuning van nieuwe technieken en functionaliteiten.
- Alle applicaties lijken zoveel mogelijk op elkaar. Ook al hebben verschillende applicaties bij een organisatie een ander doel, de look & feel, de menustructuur, de termen die worden gebruikt, het inlogproces, etc. is allemaal zoveel mogelijk identiek.
- Zoveel mogelijk hergebruik maken van functionele en technische componenten voor snelle ontwikkeling.
- Applicatiebeheer zoveel mogelijk laten uitvoeren door de proceseigenaar. We maken het mogelijk voor de applicatiebeheerder om zelf aanpassingen (toegang, velden, processen, etc.) door te voeren, met beperkte afhankelijkheid van de IT-afdeling.
