Kan jouw proces beter? Met process mining achterhaal je hoe!

Process mining is dé start van je procesoptimalisatie. Wil je jouw klanttevredenheid verhogen? Kosten verlagen? Of een betere sfeer op de werkvloer creëren?

Wat de reden ook is om je bedrijfsprocessen te willen verbeteren, het begint met het onder de loep nemen van de huidige situatie zodat er inzicht ontstaat. Process mining is daarbij een ideaal hulpmiddel.

Proces mining

Indien je eerder betrokken bent geweest bij procesverbeteringen, weet je dat bij de analyse van de huidige situatie veelal interviews en workshops worden ingezet. Deze methodieken kosten de nodige tijd en leveren uiteindelijk een subjectief beeld op van de uitvoering van het bedrijfsproces.

Met ilionx hebben we verschillende procesoptimalisaties mogen begeleiden met de inzet van process mining. Een methodiek waarbij er met relatief weinig inspanning van jouw medewerkers een objectief beeld wordt verkregen van de daadwerkelijke uitvoering van je bedrijfsproces. Met process mining wordt de data uit registratiesystemen gebruikt om te achterhalen hoe het proces daadwerkelijk verloopt. Bottlenecks en inefficiënte of onlogische stappen worden met behulp van deze geavanceerde analysemogelijkheid eenvoudig voor jou gevisualiseerd en cijfermatig onderbouwd. Deze uitkomsten vormen een ideaal startpunt voor procesoptimalisatie. Zo is process mining bijvoorbeeld een uitstekend instrument bij een Lean Six Sigma verbetertraject.

Wij maken graag kennis met je om de mogelijkheden die process mining voor jouw organisatie kan bieden te onderzoeken. Onze specialisten hebben met behulp van process mining verschillende processen geanalyseerd en weten als geen ander je te informeren over de voordelen en juiste toepassing van deze methodiek. Zo kan process mining, naast procesoptimalisatie, ook ingezet worden voor initiële procesbeschrijvingen of het onderbouwen van toekomstige ICT-keuzes. Of wat dacht je ervan om de uitvoering van je bedrijfsproces te toetsen aan de geldende wet- en regelgeving? ilionx Management Consultancy adviseert en ondersteunt bij procesoptimalisaties in uiteenlopende branches en sectoren.

Wil je snel een goede en objectieve weergave van de daadwerkelijke uitvoering van jouw bedrijfsproces, of zie je andere mogelijkheden waarmee wij jou kunnen helpen?

Case: Optimalisatie gemeentelijk inkoopproces met process mining

Een middelgrote gemeente in Nederland had het gevoel dat er onnodig veel tijd en energie gestoken werd in het proces ‘afhandelen inkoopfacturen’, maar men kon de pijnpunten niet precies aanwijzen. De gemeente wilde het proces optimaliseren door verspillingen uit het proces te elimineren. Process mining is ingezet bij de start van deze procesoptimalisatie om duidelijk inzicht te krijgen in de huidige situatie. De uitkomsten waren helder en boden goede aanknopingspunten voor optimalisatie:

• De betalingsnorm werd het afgelopen jaar maar net gehaald (90% betaald binnen 30 dagen);
• Tijdens vakantieperiodes liep de doorlooptijd aanzienlijk op;
• Maar liefst 30% van de inkoopfacturen volgt een verkeerde route;
• De gemiddelde doorlooptijd verdubbelde wanneer een factuur de verkeerde route volgde;
• De prestaties van elk betrokken team werd zichtbaar op basis van de gemeten doorlooptijden en het aantal verkeerd gevolgde routes.

De analyse maakte precies duidelijk waar de verbeteringen mogelijk waren en was het startschot voor doelgerichte procesoptimalisatie binnen de gemeente.

De belangrijkste voordelen van process mining op een rij

Process mining als start van jouw procesoptimalisatie brengt de volgende voordelen met zich mee:

1. De organisatie wordt zo min mogelijk belast

Process mining is een vak. ilionx voert dit voor je uit waardoor de analyse slechts een zeer beperkte tijd van jouw medewerkers vereist. ilionx presenteert de uitvoering van het proces op een heldere en eenvoudige wijze en geeft duidelijke antwoorden op alle vragen over de uitkomsten. Kortom, jij hebt kennis van jouw proces, ilionx doet de rest.

2. De uitkomsten worden snel geaccepteerd

Medewerkers accepteren de uitkomsten omdat ze zien dat de uitkomsten objectief en onweerlegbaar zijn. Hierdoor ligt de focus tijdens de gesprekken op de oplossing in plaats van discussies over het probleem en denken medewerkers graag mee. Daarnaast helpt het enorm dat de uitkomsten worden gevisualiseerd. Hierdoor kunnen medewerkers zich sneller in de situatie inleven en zien zij de voordelen van de verbeteringen die komen.Tijdens de trainingen worden oefeningen gedaan, waarmee de deelnemers zelf in de eigen werksituatie verder aan de slag kunnen.

3. Minder risico dat keuzes moeten worden herzien

Gemaakte keuzes op basis van process mining zijn robuust. Met process mining wordt de daadwerkelijke situatie achterhaald. Dit in tegenstelling tot het subjectieve beeld dat gevormd wordt wanneer er uitsluitend van interviews en workshops gebruik wordt gemaakt. Het risico dat in de toekomst keuzes alsnog moeten worden herzien omdat het werkelijke proces toch anders blijkt te lopen, wordt vermeden.

4. Jouw business case op een presenteerblaadje

Met process mining wordt de grootte van het probleem gemeten. Het opstellen van de business case voor de procesoptimalisatie wordt zo een stuk eenvoudiger. Zo werd bij de gemeente uit onze case (zie hierboven) met process mining duidelijk dat er gemiddeld drie onnodige handelingen waren indien de factuur niet in één keer de juiste route volgde. Harde cijfers die eenvoudig om te zetten zijn in een business case voor het vervolgproject.