Als gevolg van de COVID-19 pandemie is er bij veel organisaties versneld gedigitaliseerd.
Zo leek het eerder bijvoorbeeld ondenkbaar dat het onderwijs volledig online wordt gefaciliteerd, de zorg overgaat op e-health en bedrijfspanden worden ingeruild voor thuiskantoren. Zo blijkt dat met voldoende urgentie, gezamenlijke belangen en een gedeelde visie het ondenkbare denkbaar wordt. En nu is het de kunst om vanuit deze digitale versnelling de digitale strategie van jouw organisatie meer solide te maken, verder te optimaliseren aansluitend op de behoeften van medewerkers en te verankeren in jouw organisatie.
Digitaal transformeren gaat om de samenhang tussen mens/cultuur, bedrijfsprocessen en technologie. In deze blog geef ik je in vier stappen mee hoe jij als manager met behulp van verandermanagement succesvol digitaal transformeert.
Stap 1: Maak je digitale strategie solide
Bedenk als organisatie samen met jouw medewerkers waar je naartoe wilt en hoe je van plan bent dat te doen. Zoek de essentie van wat nodig is om in te spelen op de marktvraag van nu. Wordt jouw focuspunt klantgericht werken, digital first of misschien toch continuering van de huidige dienstverlening? Dit is de basis om vast te stellen welke digitale ontwikkelingen binnen jouw organisatie hieraan bijdragen en meer aandacht nodig hebben of juist niet.
Het creëren van draagvlak is bepalend voor het succesvol uitdragen van een digitale strategie. Haal op welke ontwikkelingen medewerkers belangrijk vinden en willen behouden, maar ook welke zij als beperkend zien en waar zij behoefte aan hebben. Richt bijvoorbeeld een taskforce in met belangrijke spelers over verschillende disciplines heen en stuur een vragenlijst uit. Het management heeft tijdens deze fase een essentiële sleutelpositie bij het overbrengen van een heldere, eenduidige en begrijpelijke visie naar medewerkers.
Analyseer waar de input van medewerkers en de geformuleerde organisatievisie elkaar raken en waar grote discrepanties bestaan. Kies aan de hand daarvan welke digitale ontwikkelingen je wilt behouden en wat je verder wilt optimaliseren.
Stap 2: Analyseer de processen die tijdens de crisis zijn veranderd
Neem processen die tijdens de crisis een nieuwe vorm hebben gekregen onder de loep. Analyseer de betreffende processen en breng uitzonderingen in kaart. Schoon op wat je niet meer nodig hebt. Dit is de basis voor het maken van een efficiëntieslag. Je wilt voorkomen dat je voortborduurt op een wirwar aan slecht functionerende processen. Door processen te stroomlijnen en goed in te bedden creëer je helderheid in bedrijfsinformatie en efficiëntie in workflows. Zo bespaar je niet alleen op geld, maar zorg je er ook voor dat de transformatiestappen die je gaat zetten duurzaam zijn. In een volgende blog nemen we je mee in hoe je procesoptimalisatie toepast en welke stappen je daarvoor moet doorlopen.
Stap 3: Onderzoek de veranderbereidheid van medewerkers
De kans is groot dat de houding van medewerkers ten opzichte van technologische veranderingen anders is dan vóór de pandemie. De veranderbereidheid van medewerkers bepaalt of zij open staan voor een verandering en bereid zijn op een nieuwe manier te gaan werken. Ook draagt veranderbereidheid eraan bij dat medewerkers geloven dat de verandering iets positiefs is en werken ze actief mee om de verandering te realiseren. Daarmee is de veranderbereidheid van medewerkers cruciaal voor het bepalen van je slagkracht. Het is de basis voor succesvol veranderen en levert niet alleen tevreden medewerkers op, maar ook betere bedrijfsresultaten.
Als je de veranderbereidheid van medewerkers, en zo de organisatie, wilt meten, kan je bij ilionx terecht voor een Digitale Transformatie X-ray. Neem vooral contact op voor meer informatie.
Stap 4: Veranker de nieuwe werkwijzen
Je hebt keuzes gemaakt welke bedrijfsprocessen je behoudt en welke nieuwe verbeterstappen je gaat ondernemen. De verankering van nieuwe werkwijzen is een complex proces, maar erg belangrijk bij het vasthouden van de verandering. Want pas dan is een verandertraject succesvol. Geef medewerkers de tijd om te wennen aan de nieuwe situatie. Het helpt om als management achter de verandering te blijven staan, voorbeeldgedrag te laten zien en consequent vast te houden aan de geformuleerde visie. Benadruk verder waarom bepaalde keuzes worden gemaakt en vertaal ontwikkelingen naar concrete toegevoegde waarde voor medewerkers. Onderzoek wat werkt en geef aandacht aan behaalde successen.
Om te voorkomen dat medewerkers terugvallen op hun oude werkwijzen meet je in hoeverre zij de nieuwe situatie hebben omarmd. Evalueer of er afwijkingen zijn en stuur bij waar nodig. Geef medewerkers verantwoordelijkheid en eigenaarschap en beloon gedrag wat het vasthouden van de nieuwe werkwijzen bekrachtigt.
In deze blog besprak ik hoe je je digitale strategie solideert door de visie van de organisatie samen te laten komen met de wensen van medewerkers. Ook nam ik je mee in de noodzaak om processen op te schonen en te optimaliseren voordat je deze verder ontwikkelt. Ik liet je zien hoe veranderbereidheid één van de grootste succesfactoren is bij veranderingen en benadrukte dat het verankeren van de nieuwe situatie ertoe leidt dat medewerkers de nieuwe werkwijzen vasthouden.
Wat is jouw ervaring met verandermanagement bij digitale transformaties?
Over de auteur:
Ik ben Michèle van Rijswijk en ik werk als Verandermanagement en Adoptie consultant bij ilionx. Ik heb flink wat ervaring met digitale transformaties in verschillende sectoren en ben gespecialiseerd in de menselijke kant van een verandering.
Mocht je willen weten wat ik of één van mijn collega’s voor jou kan betekenen? Heb je hulp nodig om de vier stappen in praktijk te brengen? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op.
