Om maximale waarde uit data te halen, moet je data 24/7 ongelimiteerd kunnen ontsluiten, structureren en omzetten naar waardevolle inzichten.
De Regionale Backoffice Lekstroom (RBL), de gezamenlijke backoffice van de Lekstroomgemeenten Houten, IJsselstein, Lopik, Nieuwegein en Vijfheerenlanden, begrijpt dat goed. Daarom klopte de organisatie bij ilionx aan voor de juiste ondersteuning. Met het robuuste ilionx Datawarehouse Framework is de RBL nu in staat om exact te zien hoe zorgverleners omgaan met indicaties en declaraties binnen de jeugdhulp en Wmo (Wet maatschappelijke ondersteuning). Hierdoor budgetteren ze nauwkeuriger en sluit de dienstverlening beter aan op de wensen en behoeftes van cliënten.
Foutgevoelig en complex
De RBL handelt de inkoop en administratie af van de jeugdhulp en Wmo. De backoffice, de suite voor het sociaal domein, is één van de belangrijkste bronnen voor alles wat met indicaties en declaraties te maken heeft. Er is dus een grote behoefte om alle data uit de backoffice op een efficiënte manier te ontsluiten, te structureren en om te zetten in rapportages. Adam Golombek, informatiemanager bij de gemeente Houten en de RBL: “In 2018 zijn we zelf aan de slag gegaan met het ontsluiten van managementinformatie uit de backoffice. We wisten precies hoe het datamodel in elkaar stak en bouwden een “mini-datawarehouse” met behulp van Microsoft Acces. Deze was echter foutgevoelig en er was veel handmatig werk nodig. Ook liepen we vast bij de verwerking van de enorme hoeveelheid data. We werken met zeer gedetailleerde gegevens van cliënten op dagniveau en ook nog eens van vijf gemeenten. Op deze omvang was ons mini-datawarehouse niet berekend. Het werd tijd voor een robuust datawarehouse framework, zodat we al deze informatie op dagniveau kunnen ontsluiten.”
"We werken met zeer gedetailleerde gegevens van cliënten op dagniveau en ook nog eens van vijf gemeenten. Het werd tijd voor een robuust datawarehouse framework, zodat we al deze informatie op dagniveau kunnen ontsluiten.”
Automatisch data ontsluiten
ilionx heeft voor de RBL on-premise het ilionx Datawarehouse Framework geïmplementeerd. Met deze goed doorontwikkelde standaardoplossing kan de RBL automatisch en 24/7 data ontsluiten uit systemen en overzichtelijk weergeven middels Power BI-dashboards. Adam: “We zijn erg blij met de oplossing van ilionx. Het is fijn dat we het wiel niet opnieuw uit hoefden te vinden wat betreft de techniek en dat de implementatie zo was geregeld. We konden direct aan de slag met businesslogica nadat ilionx het framework had aangesloten. Het datawarehouse zorgt ervoor dat we structuur kunnen aanbrengen in data en datasets kunnen combineren. Het ontsluiten van data gaat volledig automatisch en uitbreiden kan eenvoudig. Dit scheelt ons veel handmatig werk en die tijd kunnen we gebruiken om nog meer waardevolle inzichten op te doen uit de data.”
Coaching in datagedreven werken
Het ilionx Datawarehouse Framework stelt de RBL ook in staat om door te ontwikkelen en te professionaliseren. ilionx heeft het team opgeleid middels coaching on the job, zodat het datateam van RBL in staat is datagedreven te werken en alle mogelijkheden van het datawarehouse te benutten. Adam: “Mijn collega’s en ik hebben affiniteit met data en kennen het datamodel van de RBL goed. Dit was voor ons een goed uitgangspunt om aan de slag te gaan met het Datawarehouse Framework van ilionx. Je wil natuurlijk alle ins- en outs van het nieuwe product leren kennen. ilionx heeft ons hierin uitgebreid getraind, zodat we het datawarehouse optimaal kunnen benutten. De training was erg intensief, maar de begeleiding van ilionx was geweldig. We weten nu hoe we datagedreven moeten werken en zijn zelf in staat om maximale waarde te halen uit alle beschikbare data. Het datawarehouse fungeert als ons magazijn en de Power BI-dashboards zijn de koeriers die de informatie 24/7 naar de mensen brengen, zowel op beleidsniveau als operationeel niveau.”
"Het datawarehouse fungeert als ons magazijn en de Power BI-dashboards zijn de koeriers die de informatie 24/7 naar de mensen brengen, zowel op beleidsniveau als operationeel niveau."
Gedetailleerd inzicht voor betere dienstverlening
De implementatie van het ilionx Datawarehouse Framework heeft ervoor gezorgd dat de RBL heel gedetailleerd en op metaniveau kan zien hoe zorgverleners omgaan met indicaties en declaraties. Medewerkers zien in Power BI-dashboards of de daadwerkelijk gebruikte zorg aansluit op de vooraf opgestelde prognose. Dit helpt bij het nauwkeurig opstellen van budgetten. Ook is er op detailniveau zicht op de in- en uitstroom van cliënten. Verder is informatie over financiën, werkdruk en wachtlijsten nu met één druk op de knop inzichtelijk. Adam: “Je kunt wel beschikken over platte managementinformatie, maar daar heb je vrij weinig aan als je het niet inzichtelijk kunt maken. Met het ilionx Datawarehouse Framework doen we waardevolle inzichten op uit alle data. Hiermee zien we precies of we uitkomen met onze begroting en of zorgverleners doen wat ze hebben beloofd. Maar het allerbelangrijkste is dat we de dienstverlening nóg beter kunnen laten aansluiten op de wensen van cliënten.”