De PD Groep verzamelt, verwerkt en analyseert patiëntgegevens voor wetenschappelijk onderzoek en ter verbetering van de zorg en de behandeling van patiënten.
Heleen van Engeland, office manager en security officer bij de PD Groep, legt uit waarom goed beheer en de beveiliging van de werkplekken noodzakelijk is: “Onze medewerkers werkten altijd al regelmatig thuis en dat is in het afgelopen jaar toegenomen. De databestanden waarmee we werken zijn privacygevoelig, daar moeten we voorzichtig mee omgaan. Op welke locatie dan ook. Met de nieuwe cloudomgeving en de Managed Workplaces van ilionx weten we dat de beveiliging altijd en overal optimaal is.”
Grote databestanden
De holding PD Groep is opgebouwd uit drie bedrijven: STIZON, INSZO en het PHARMO Instituut, die met elkaar samenwerken in een driehoeksverhouding. STIZON (Stichting Informatievoorziening voor Zorg en Onderzoek) verzamelt en verwerkt data van huisartsen, apotheken en klinische labs. Het PHARMO Instituut is een wetenschappelijk instituut dat onderzoek doet naar het gebruik van medicijnen in de dagelijkse praktijk gebaseerd op anonieme data vanuit STIZON. INSZO (Instituut voor Zorgoptimalisatie) analyseert de data en koppelt deze informatie terug naar de zorgverleners voor het optimaliseren van de zorg aan hun patiënten.
Heleen: “Onze expertise ligt op het gebied van verwerken, koppelen en analyseren van grote, complexe databestanden. De producten die we aanbieden zijn informatieproducten zoals signaleringslijsten of inzichten over geleverde en te leveren zorg aan patiënten. Daarmee ondersteunen en ontzorgen we zorgverleners. Je begrijpt dat het verwerken, combineren en analyseren van dergelijke flinke databestanden grote rekenkracht vraagt van de servers.”
Overstap naar Microsoft Azure
Tot 2020 werkte de PD Groep met een andere partij in een private cloud omgeving, waarin ook de workplaces stonden. Heleen: “Als we runs draaiden met grote datasets, hadden we regelmatig extra en wisselende hoeveelheid rekenkracht nodig. In die tijd konden we dan wel steeds capaciteit bijpluggen, maar die konden we niet meer teruggeven. Dat was omslachtig en kostbaar. In IT gaan veranderingen heel snel, dus we zijn op zoek gegaan naar een flexibeler platform. We kwamen uit bij Microsoft Azure. Vervolgens hebben we met een aantal partijen een offerteronde gedaan. Daarbij is ilionx als beste uit de bus gekomen.”
"We kwamen uit bij Microsoft Azure. Vervolgens hebben we met een aantal partijen een offerteronde gedaan. Daarbij is ilionx als beste uit de bus gekomen."
Expertise op het gebied van veiligheid en privacy
In de keuze voor ilionx waren vooral hun ervaring, kennis en expertise ten aanzien van het Azure-platform doorslaggevend. Heleen: “Daarin waren zij duidelijk verder dan de andere partijen en dat we ilionx al kenden van een eerder traject maakte het contact gemakkelijker. Daarnaast speelde ook de privacygevoeligheid van onze data mee. ilionx presenteerde zich als partij met ervaring en expertise op dat gebied – dat hebben ze inmiddels ook waargemaakt. Ze zitten er altijd bovenop dat we op een veilige manier werken.”
Volledige ondersteuning en beheer van werkplekken
Toen de PD Groep begin 2020 overstapte naar ilionx wilden en moesten ze wel op dezelfde manier kunnen blijven samenwerken als met de vorige aanbieder. Heleen: “We hebben zelf geen IT-afdeling, we zoeken daarvoor een partner die ons volledig kan ondersteunen en alles voor ons beheert. Zowel het platform, als de werkplekken, als de software en de beveiliging. Eerst hebben we toegewerkt naar de livegang van het platform, daarna hebben we de overstap gemaakt naar de Managed Workplaces van ilionx.
Zij leveren onze laptops, richten ze voor ons in, regelen software updates en zorgen ervoor dat alles goed beveiligd is. Niet dat als iemand per ongeluk zijn laptop in de trein laat staan, iemand anders hem kan openklappen en bij alle gegevens kan. En mocht er eens een laptop crashen, dan krijgen we direct een tijdelijke laptop. ilionx zorgt voor reparatie van de gecrashte laptop en bezorgt hem weer netjes bij ons terug. Wat ook fijn is: als iemand eens een vraag heeft over zijn laptop of software, kan hij direct terecht bij de helpdesk van ilionx. Dus ook dat is goed geregeld.”
"We hebben zelf geen IT-afdeling, we zoeken daarvoor een partner die ons volledig kan ondersteunen en alles voor ons beheert. Zowel het platform, als de werkplekken, als de software en de beveiliging."
Continue monitoring van beveiliging
STIZON en INSZO zijn ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd, certificeringen voor informatiebeveiliging in de zorg. Heleen benadrukt: “Zonder die certificeringen zouden we ons werk niet kunnen doen. Dit heeft natuurlijk wel consequenties voor onze processen. Allereerst heeft elke medewerker een eigen laptop om op te werken, maar al onze data staat in de cloud. Via een beveiligde VPN-verbinding maakt de laptop contact met de cloudomgeving waar de werkstations staan.”
De volgende stap in de beveiliging is dat de inrichting van de werkstations gepersonaliseerd is: mensen krijgen alleen toegang tot de informatie die zij nodig hebben om hun werk te doen. Heleen geeft, als security officer van de PD Groep, door aan ilionx welke medewerkers welke toegangsrechten mogen krijgen. “Deze toegangsrechten worden maandelijks gecontroleerd. En om de beveiliging te optimaliseren monitort ilionx onze systemen continu, zodat er direct actie kan worden ondernomen bij potentiële bedreigingen.”
Samenwerking in de beste zin van het woord
PD Groep ging over op de Managed Workplaces eind februari 2020. Heleen: “Drie weken later zaten we in de lockdown. Thuiswerken deden we altijd al, ook in de oude situatie, omdat we toch al in die private cloud werkten, maar het was echt een voordeel dat we de overstap naar ilionx en Microsoft Azure al hadden gemaakt. Omdat we met Microsoft Office 365 in de nieuwe omgeving werkten, konden we gebruik maken van Microsoft Teams. Zo zijn we redelijk makkelijk in die coronamaatregelen gegaan.
Het eerste halfjaar hebben we samen de inrichting van platform en werkstations nog gefinetuned. Elke week hadden we een catch-up meeting, waarin we doornamen hoe het liep. En nog steeds werken we samen aan een platform dat zo goed mogelijk is ingericht door ilionx, naar onze wensen. We blijven aan beide kanten kijken hoe we zaken kunnen optimaliseren en bespreken dat. De mensen van ilionx zijn niet onze directe collega’s, maar we hebben inmiddels wel zo’n band met elkaar dat je kunt spreken van een team effort. Een samenwerking in de beste zin van het woord.”