Gemeente Zaanstad

Zo leidt de gemeente Zaanstad de IT-revolutie in overheidsland

De gemeente Zaanstad staat vooral bekend om de Zaanse Schans, haar industriële verleden en haar imposante stadhuis.

Niet alleen deze kenmerken zorgen ervoor dat de gemeente opvalt, ook haar applicaties zijn anders dan anders – maar dat is een wat onbekender verhaal. Samen met ilionx heeft de gemeente Zaanstad zes applicaties gerealiseerd die het leven van haar inwoners én ambtenaren makkelijker maken. Van projecten voor de WMO tot persoonsgebonden budgetten en de jeugdzorg: de gemeente Zaanstad is koploper in IT, mede door het gebruik van het low-code platform Betty Blocks. Mooi meegenomen: de gemeente bespaarde door deze innovaties zo’n 2,4 miljoen euro in vier jaar tijd.

Van manueel werk naar volledige automatisering

In 2016 beheerde de gemeente een website waarmee minderbedeelde ouders hun kinderen konden aanmelden voor sport- en culturele activiteiten en hier subsidie voor kregen. Een goed initiatief, maar de realiteit bleek anders. Tom Uleman, Senior Informatiemanager Maatschappelijk Domein bij de gemeente Zaanstad, vertelt: “De website was een pilotproject waar veel manueel werk mee gemoeid ging. Daarnaast vroegen we ons af of de financiële bijdrage ook daadwerkelijk bij de kinderen terechtkwam.” Het proces moest slimmer worden ingericht en worden geautomatiseerd. Via Betty Blocks kwam Tom in contact met ilionx. “Binnen tien dagen stond de eerste versie van de applicatie klaar en uiteindelijk is de applicatie zelfs twee maanden te vroeg opgeleverd, binnen budget. De voorziening wordt nu in natura geleverd aan de inwoners. Als iemand wordt toegelaten in de webshop kan diegene een sport of culturele activiteit uitkiezen en wordt de aanvraag automatisch verwerkt bij de juiste sportvereniging. Er komt geen fysiek geld meer aan te pas.”

Een stabiele basis voor vijf applicaties

De succesvolle samenwerking zorgde ervoor dat ilionx nog vijf andere applicaties mocht ontwerpen met de gemeente Zaanstad. Tom vertelt: “Inmiddels werken we volgens een aardig vast patroon met het ilionx team. Eerst brengen we intern in kaart wat we precies nodig hebben en maken een conceptontwerp. Vervolgens spreken we samen het ontwerp door. We sluiten ons letterlijk op in een kleine ruimte met de consultants van ilionx en duiken in de materie: we visualiseren, stellen kritische vragen en werken een nieuwe versie uit.” Het team werkt in sprints van twee weken. ilionx bouwt een stuk van het ontwerp en deze wordt twee weken later getest. Daarna wordt besproken wat de volgende functionaliteit is. Tom: “De sfeer is eigenlijk altijd perfect en we hebben veel lol met elkaar. Er is gewoon een klik. Daarnaast halen we snel goede resultaten en wordt er proactief met ons meegedacht. Zo waren we bezig met een applicatieontwerp voor het persoonsgebonden budget waarin nog wat handwerk zat. Door het advies van ilionx is dat er helemaal uitgehaald.”

"De sfeer is eigenlijk altijd perfect en we hebben veel lol met elkaar. Er is gewoon een klik. Daarnaast halen we snel goede resultaten en wordt er proactief met ons meegedacht."

Tom Uleman, Senior Informatiemanager Maatschappelijk Domein bij de gemeente Zaanstad

Er volgde een oplossing voor de jeugdzorg, welke de basis werd voor nog een viertal applicaties. Neem bijvoorbeeld de applicatie voor de administratie van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO). Dit is deels een kopie van de jeugdzorgapplicatie. De applicatie kent voorzieningen toe aan inwoners van de gemeente Zaanstad die ondersteuning kunnen gebruiken om langer zelfstandig thuis te blijven wonen. Denk hierbij aan trapliften, rolstoelen en de dagbesteding. Tom: “De WMO-applicatie is uiteindelijk uitgebreider geworden dan gedacht. Toen er nieuwe wensen kwamen bovendrijven, hebben we de hele keten ondergebracht in de applicatie. Van aanvraag tot factuur tot correspondentie, alles zit erin.”

Samenwerking met andere gemeenten

De samenwerking met ilionx heeft haar vruchten afgeworpen voor de gemeente Zaanstad. Tom: “We hebben flink wat geld bespaard. De applicaties sluiten naadloos aan op onze processen en diensten, waardoor we besparen op personeelskosten en op de licenties van oude applicaties. En als er issues zijn, storingen of wat dan ook, wordt er altijd snel én goed meegedacht door het ilionx team.” Ook zit er alweer een nieuw project in de pijplijn. De gemeente Zaanstad werkt nu samen met andere gemeenten aan een nieuw systeem voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Ook hier gaat de hele keten ontzorgd worden: van uitkeringsaanvraag tot volledige terugkeer op de arbeidsmarkt. Tom: “We kijken altijd verder. Wat kunnen we nog meer doen om onze inwoners te ontzorgen en IT voor ons te laten werken? Als we eenmaal een nieuw idee hebben, weten we bij wie we moeten zijn.”

Samen creëren we meer kansen.

Als digital business partner helpen wij je graag vandaag kansen creëren, die je morgen kunt realiseren, zodat je overmorgen succesvol blijft.

Meer over ons

Ilionx logo