Heb je een vraag? Wij helpen je graag verder.
Informatie inspireert! Wil je in contact komen met één van onze experts? Neem contact op via onderstaande button.
Toen de gemeente Hoorn aanklopte bij ilionx om Microsoft Teams uit te rollen en zo digitaal samenwerken te stimuleren en hierbij goed informatiebeheer in te richten, deed ilionx een sterk tegenvoorstel.
Waarom werken jullie niet mee aan de ontwikkeling van Onegov Teamwork, een samenwerkingssysteem speciaal voor overheden en gemeenten? Hierin zag de gemeente een grote kans om haar specifieke wensen te realiseren. Resultaat: een vlotte samenwerking doordat documenten nu automatisch worden gearchiveerd en beheerd. En dat binnen de eisen van de wet- en regelgeving.
Voor ilionx is co-creatie een beproefde methode om tot een systeem te komen dat past bij de vraag van de klant. In het geval van Onegov Teamwork deden Ben Bodewes (informatiebeheerder), Eline Groenewegen (projectleider vanuit adviesbureau BECIS|DIOR) en Patrick Castenmiller (architect) namens gemeente Hoorn mee aan het co-creatieproces. De uitdaging voor de gemeente Hoorn lag zowel in het faciliteren van samenwerking als in het borgen van het beveiligings- en archiveringsbeleid.
“ilionx heeft het agile aangepakt. De consultants hadden een aantal onderwerpen geagendeerd die elk in sprints van twee weken werden uitgediept en uitgewerkt. Echt snel."
Processen aan de achterkant
Eline: “We hebben wel gesprekken gevoerd met andere organisaties die ons zouden kunnen helpen met de uitrol van Teams in de organisatie. Daar lag de nadruk al snel op de implementatie. Dit is uiteraard belangrijk en daar hebben we ook zeker aandacht aan besteed, maar aan het begin wilden we vooral ook kijken naar de achterkant, de inrichting en hoe we Teams wilden gaan inzetten. Hoe willen we onze processen eigenlijk organiseren? Hoe willen we dat mensen aanvragen voor een team doen, wil je dat strikt reguleren of zijn ze daar vrij in? Kortom: hoe willen we binnen de gemeente het werken met Teams organiseren? Wij dachten dat meedoen in de ontwikkeling van Onegov Teamwork daarvoor de oplossing bood.” Patrick vult aan: “Het was extra interessant omdat beveiliging en archivering al vanaf de ontwerpfase konden worden meegenomen.”
Co-creatie in optima forma
Patrick: “ilionx heeft het agile aangepakt. De consultants hadden een aantal onderwerpen geagendeerd die elk in sprints van twee weken werden uitgediept en uitgewerkt. Echt snel. Het werkt goed om samen rond de tafel te zitten: de mensen van ilionx, die het systeem maken, gemeenten die vragen en wensen hebben en testen wat er opgeleverd wordt. ilionx vroeg echt goed uit wat een gemeente nodig had. Soms was het samen (de gemeenten en ilionx) zoeken om de juiste inrichting te bepalen. Voor sommige onderwerpen hebben we ilionx moeten overtuigen dat het belangrijke functionaliteiten zijn voor gemeenten. Maar wat we wilden hebben, is goed vertaald.”
“Ook de samenwerkingsmogelijkheden zijn groter dan bij Teams in andere gemeenten."
Werken met Onegov Teamwork
Patrick: “We hadden bij andere gemeenten gezien dat Teams de samenwerking makkelijker maakt, maar ook dat het gebruik reguleren nog niet eenvoudig is. Wij hebben het nu zo ingeregeld dat iedereen een team kan aanvragen. Wat dat betreft hebben mensen alle vrijheid, maar er zit wel een goedkeuringsflow achter.” Eline: “Die flow is ingericht zodat we kunnen checken of de aanvraag voldoet aan de richtlijnen die wij daarvoor gesteld hebben. Hiermee voorkomen we een wildgroei aan teams.” Ben vult aan: “Wat we ook hebben afgesproken, is dat we altijd twee teameigenaren instellen, die standaard wat meer rechten hebben dan de andere teamleden, bijvoorbeeld voor het aanmaken van kanalen of het toevoegen van leden. Zo houden we de controle en voorkomen we dat bij het vertrek van een van de teameigenaren een team zonder eigenaar komt te zitten.”
Informatiebeheer en beveiliging altijd goed geregeld met de Lifecycle Management App
Binnen de gemeente werken mensen vaak samen aan documenten op de netwerkschijven. Die zijn in de loop der jaren uitgegroeid tot een onoverzichtelijke verzamelplaats van documenten. Ben: “Om te voorkomen dat dat in Teams in de toekomst weer zou gebeuren, wilden we dat informatiebeheer en beveiliging direct al goed waren geregeld. Dat is de Lifecycle Management App geworden. Met de Lifecycle Management App heeft ilionx de VNG SelectTool, die de gemeentelijke archieftermijnen bepaalt, geïntegreerd in Teams.”
Collega’s kunnen zich nu volledig richten op het samenwerken, bijvoorbeeld als het gaat om het formuleren van beleid of het werken in projecten. Ben vervolgt: “Ze hoeven zelf niet meer na te denken over waar ze documenten moeten archiveren of hoelang ze die moeten bewaren. Als er een team wordt aangevraagd, wordt er in de beoordeling vooraf automatisch al een termijn toegekend. Deze wordt later, bij afsluiting, gecontroleerd en kan zo nodig worden aangepast. En we draaien regelmatig een vernietigingslijst uit die we voorleggen aan de teamleiders. Volgens mij is er nog geen enkele andere gemeente of instantie die het zo heeft ingericht. Terwijl ze er wel allemaal mee te maken hebben.”
Teamwork faciliteert samenwerking
Eline: “Dat is het mooie aan Teamwork: dat het informatiebeheer er zo’n centraal onderdeel van is. Dat we het vanaf het begin hebben meegenomen. Dat is een enorm verschil.” Ben: “Ook de samenwerkingsmogelijkheden zijn groter dan bij Teams in andere gemeenten.” Patrick: “Ja, je ziet ze soms jaloers kijken omdat Informatiebeheer zo’n mooie tool heeft. Wij faciliteren collega’s om hun werk te doen zonder dat ze zich het hoofd hoeven breken over de vraag waar iets gearchiveerd moet worden. Dat hebben we al ingeregeld.”
Patrick: “We hebben tijdens de co-creatie stevige gesprekken gehad over de eisen die we stellen aan Teams. Dat raakt ook wel aan de randen van wat wel en niet kan in Teams. Toen hebben we ook goede sessies gehad om uit te diepen wat precies de essentie van archiveren is. Ik ben heel tevreden over wat Onegov Teamwork kan, zeker over de Lifecycle Management App, omdat het ons de zekerheid geeft dat we dit deel van de informatie beter beheren dan we ooit hebben gedaan.”