Al ruim 30 jaar houdt Freia Groep zich bezig met de groei en ontwikkeling van hoger opgeleiden.
De particuliere opleider komt voort uit de Rijksuniversiteit Groningen en er werken zo’n 140 medewerkers bij de acht opleidingsbedrijven. De opleidingen verschillen van de bekende Comenius Leergang voor senior management en bestuur tot opleidingen voor controllers. Voor Freia Groep en de acht scholen is Salesforce de ruggengraat als het gaat om CRM, marketing en de planning.
Klantgerichter werken
Data-analyse op het oude systeem was lastig vanwege vaak ontbrekende data. Binnen Freia bestond op dat moment al de wens voor een nieuw CRM-systeem. Het programmabureau van Freia werkte met Excel en Word voor het plannen en coördineren van de opleidingen. Het idee was om dat ook binnen hetzelfde systeem te doen. De nieuwe oplossing moest klantgerichter handelen mogelijk maken en alle klantgegevens op één plek beschikbaar stellen.
Zoektocht naar geschikte implementatiepartner
Eén van de redenen is de flexibiliteit van het systeem. Vaak is er bij software een ontwikkelaar nodig om kleine aanpassingen te doen, maar Salesforce stelt je als beheerder in staat om al ontzettend veel aan ‘de voorkant’ te doen.
Voor de implementatie heeft Freia eerst een grotere partij gesproken, maar die was erg sales gericht. Dat voelde niet goed. Vervolgens werd de zoektocht naar een leverancier voortgezet en kwam Freia bij ilionx (voorheen Redbook ICT) terecht. ilionx luisterde volgens Freia naar de behoeften, had geen standaardverhaal en speelde in op het daadwerkelijke probleem. Een wat kleinere partij die informeel en persoonlijk is paste beter bij Freia.
Vaak is er bij software een ontwikkelaar nodig om kleine aanpassingen te doen, maar Salesforce stelt je als beheerder in staat om al ontzettend veel aan 'de voorkant' te doen
Vlot aan de slag met Salesforce
De start van het project kon snel worden geregeld. ilionx leverde consultants en ontwikkelaars en vanuit Freia werd er een projectleider aangesteld. Uiteindelijk duurde het ongeveer drie maanden om de standaard processen over te zetten naar Salesforce. Daarna werd er aandacht besteed aan plannen en begroten. Ook bestond de wens om met alle acht de scholen één database te gebruiken, alleen hebben de scholen niet allemaal dezelfde processen. Aan de ene kant wilde Freia zoveel mogelijk standaardiseren, maar aan de andere kant wilde Freia iedere school de mogelijkheid geven om zijn eigen processen in te richten. Kortom, dit was redelijk complex.
Adoptie: het belang van eindgebruikers opleiden
Freia zet op dit moment de laatste puntjes op de i. Iedere medewerker werkt dan met Salesforce voor CRM, de planning en marketing. Voor de mensen die al jaren bij de organisatie werkten, was dit soms een flinke verandering. Er kunnen dan handleidingen de lucht in geslingerd worden, maar er is meer voor nodig om werkprocessen te veranderen. Het was voor Freia belangrijk om planmatig te werk te gaan en alle gebruikers mee te nemen in zo’n verandertraject.
Gestroomlijnde plannings- en marketingprocessen
Met Salesforce heeft Freia een uitgebreid CRM-systeem, waarmee medewerkers meer inzicht hebben in de klant. Bovendien lopen verschillende processen nu een stuk soepeler. Vroeger was er geen duidelijk overzicht van de prijsafspraken met docenten. Nu staan die allemaal in Salesforce. Daarnaast wordt er een melding weergegeven wanneer een docent al ergens staat ingepland. Ook kan er gemakkelijk een begroting worden uitgedraaid, dat hoeft niet meer handmatig te gebeuren.
Qua efficiëntie is er zeker vooruitgang. Wanneer een brochure wordt gedownload, krijgt de studieadviseur automatisch bericht via Pardot/ Account Engagement. Er is via Salesforce niet alleen meer zicht op het aantal leads dat gebeld moet worden, maar ook meer zicht op wat er na het contact gebeurt en hoeveel deelnemers er uiteindelijk aan een opleiding meedoen.
Bij ilionx staat de deur altijd open
Iedere medewerker bij ilionx heeft zijn of haar eigen expertise. De specialisten begrijpen hoe de organisatie en processen in elkaar zitten en geven volgens Freia goed advies. Veel dingen kan Freia zelf, maar als het te technisch wordt, dan kan er altijd worden aangeklopt bij ilionx. Naast een mooie samenwerking op het project stond ilionx ook klaar voor bugs of aanvragen op korte termijn.