Vlot aan de slag met Salesforce
De start van het project kon snel worden geregeld. ilionx (voorheen Redbook ICT) leverde consultants en ontwikkelaars en vanuit Freia werd Rutger aangesteld als projectleider. “Uiteindelijk duurde het ongeveer drie maanden om onze standaardprocessen over te zetten naar Salesforce”, geeft Rutger aan. “Daarna wilden we graag meer doen met Salesforce, zoals plannen en begroten. Ook bestond de wens om met alle acht de scholen één database te gebruiken, alleen hebben ze niet allemaal dezelfde processen. Aan de ene kant wilden we dus zoveel mogelijk standaardiseren, maar aan de andere kant wilden we iedere school de mogelijkheid geven om zijn eigen processen in te richten. Redelijk complex dus.”
Adoptie: het belang van eindgebruikers opleiden
Freia zet op dit moment de laatste puntjes op de i. Iedere medewerker werkt dan met Salesforce voor CRM, de planning en marketing. “Voor de mensen die al jaren bij de organisatie werkten, was dat soms een flinke verandering”, vertelt Rutger. “Je kunt dan handleidingen de lucht in slingeren, maar er is meer voor nodig om werkprocessen te veranderen. Dat heeft ook tijd nodig. Het is belangrijk om planmatig te werk te gaan en alle gebruikers mee te nemen in zo’n verandertraject.”
Gestroomlijnde plannings- en marketingprocessen
Met Salesforce heeft Freia een uitgebreid CRM-systeem, waarmee medewerkers meer inzicht hebben in de klant. Bovendien lopen verschillende processen nu een stuk soepeler. “Vroeger hadden we geen duidelijk overzicht van de prijsafspraken met docenten”, licht Rutger toe. “Nu staan die allemaal in Salesforce. Daarnaast krijgen we nu een waarschuwing wanneer een docent al ergens staat ingepland. Ook kunnen we gemakkelijk een begroting uitdraaien, dat hoeft niet meer handmatig te gebeuren.”
Rutger: “Qua efficiëntie gaan we er dus zeker op vooruit. Wanneer een brochure wordt gedownload, krijgt de studieadviseur automatisch bericht via Pardot. We hebben met Salesforce niet alleen meer zicht op het aantal leads dat we moeten nabellen, maar ook zicht op wat er na het contact gebeurt en hoeveel deelnemers er uiteindelijk aan een opleiding meedoen.”
Bij ilionx (voorheen Redbook ICT) staat de deur altijd open
“Ik heb met de meeste medewerkers van ilionx (voorheen Redbook ICT) samengewerkt”, vertelt Rutger. “Ieder heeft zijn of haar eigen expertise. De specialisten begrijpen hoe de organisatie en processen in elkaar zitten en geven ons goed advies. Zoals gezegd, kunnen we veel dingen zelf, maar als het te technisch wordt, dan kunnen we altijd bij ilionx (voorheen Redbook ICT) aankloppen. Niet alleen hebben we het project in goede samenwerking gedraaid, maar ook bij bugs of aanvragen op korte termijn, stond ilionx (voorheen Redbook ICT) voor ons klaar. Kortom, de samenwerking was top. De volgende stap? Het optimaliseren van onze werkwijzen om nog succesvoller te zijn.”
