SRO - ilionx
Group 4 Group 10

Reference Cases Reference Cases

Niet alleen gegevens, maar ook allerlei processen in worden vastgelegd in de systemen.

Monique de Vries

SRO

Teamwork – “hier komt alles samen”

Wat gebeurt er in het epicentrum van het Vastgoedbeheersysteem?

De kamer van Arno is ingericht als ‘episch centrum’ voor de implementatie van het nieuwe Vastgoedbeheersysteem Axxerion. Hier zal men komende tijd, tot de zomer 2018, werken om het systeem in te richten. Met dit systeem worden de vastgoedprocessen door één integraal systeem ondersteund. Om de implementatie in goede banen te leiden, is een stuurgroep en een projectgroep in het leven geroepen. De stuurgroep bestaat uit Michel Bloemsma, Tjeerd Meijer, Erik Schriever en Bert van den Brom. De projectgroep bestaat uit Monique de Vries, Andres Struijk, Mark Mulder (ilionx), Anne van Arkel (ilionx) en Erik Saal. De mensen van Axxerion die komen nog en gaan het systeem inrichten.

Om te weten waarom er voor een integraal pakket gekozen is, ben ik op bezoek geweest in het episch centrum bij Monique de Vries en Erik Saal. “Afgelopen jaar hebben we heel veel gedaan aan het verzamelen van informatie, om meldingen te kunnen registreren én gegevens op elkaar aan te sluiten. De gegevens over de gebouwen lagen door de hele organisatie opgeslagen en nu hebben we geprobeerd om dit allemaal bij elkaar te krijgen. Omdat we dat nog aan het ontwikkelen waren, kwam er elke keer weer een nieuw systeem bij zoals Topdesk Vastgoed, VG data, de Vastgoedportal, Fieldforce enzovoort. In de praktijk betekent dat, dat als er ergens iets verandert in de gegevens, bijvoorbeeld een pand dat in of uit beheer gaat, dat we dat op 9 plekken moeten aanpassen,” vertelt Monique.

“SRO heeft de ambitie om verder te ontwikkelen vooral op Vastgoedmanagement gebied, dus is het noodzaak om één integraal pakket aan te schaffen waar alles wat we gebruiken in samen komt. Voor zo’n pakket ging een aanbestedingstraject vooraf. Dit is door ilionx en Andrès Struijk voorbereid. Hiervoor zijn alle kanten belicht. De technische dienst, de mannen van het MJO, verhuur, DBI hebben aan kunnen geven wat willen we hebben, wat moet het pakket kunnen. En als dit in één pakket zit dan kan alles aan elkaar gelinkt worden. Dan heeft iedereen dezelfde informatie.

“We kunnen dit pakket ook gebruiken voor externen. Leveranciers krijgen hun eigen portal waar als ze werk voor ons gedaan hebben, dat zij het werk hierin kunnen afmelden. Waar nu alles op papier en via mail bij de mensen terechtkomt, kan men straks in dit pakket zien dat het werk is uitgevoerd, een certificaat is bijgevoegd (als dat nodig is) en eventuele opmerkingen zitten er dan netjes bij. En ditzelfde gaat ook gebeuren voor huurders. Klanten die gebruik maken van panden als huurder kunnen dan ook hun eigen stukken zien, hun eigen klachten en storingen melden,” zegt Erik enthousiast.

“De kracht van het systeem is dat er niet alleen gegevens, maar ook allerlei processen in worden vastgelegd. Hiervoor is ilionx druk geweest om heel veel mensen binnen de organisatie te interviewen om inzicht te krijgen welke processen er zijn en hoe dat dan precies verloopt. Ook houden zij zich bezig met wat er nou allemaal voor data is in de organisatie. En daar liepen we tegen 9 pakketten aan. Wat heb je nodig om een besluit te nemen en hoe rapporteer je dit naar de gemeente. Dit brengen we allemaal in beeld zodat je niet achteraf nog een apart rapport moet maken. Dit maakt het een heel complex project, maar ook leuk en in onze ogen is dit ook een enorme stap voor SRO om dit te gaan doen. Als dit allemaal gedaan is, dan zijn we klaar om een flinke maat te groeien,” vervolgt Erik. “Het is een grote uitdaging, vooral omdat het op behoorlijk wat domeinen invloed heeft, de hele MJOP, de projecten en het beheer van panden, de technische dienst, de verhuuradministratie (vastgoed) de hele basisadministratie en ook de bewaking van wat de huurders aan betaling doen.”

Wat levert het SRO op?

De werkzaamheden zullen veranderen door dit systeem en dat is goed want dan houden we tijd over om meer dingen te kunnen doen waar de klant blij van wordt. We kunnen een kwaliteitsslag maken. En daarom, toename in kwaliteit en duidelijke structuren, vermindering van fouten.

Wat gebeurt er in het Episch centrum?

“Hier zijn we met bovengenoemde druk. De stuurgroep is ingericht, de projectgroep is al een paar weken aan het werk met voorbereiding, er worden resultaatgroepen ingericht, dit zijn groepjes die er voor zorgen dat aparte stukjes waar zij verantwoordelijk voor zijn, dat ook die goed worden ingericht. We plaatsen regelmatig updates op intranet over het vervolg van de implementatie en als je vragen hebt of dingen wil weten, kan je maandagochtend en op de woensdag binnenlopen,” eindigt Erik het gesprek.

 

Neem contact met mij opPage 1 Copy 3