Werk je in teamverband? Zoek je naar middelen om efficiënt en effectief te communiceren en ben je al bekend met Office 365?
Maak je al gebruik van Teams of overweeg je gebruik te gaan maken van Microsoft Teams? Microsoft Teams is het communicatieplatform, de spin in het web, die andere Office 365 onderdelen zoals SharePoint, OneNote, Planner en Chats verbindt in één handige tool.
ilionx begeleidt organisaties in de implementatie en adoptie om digitaler te werken met Office 365. Onderdeel daarvan is het toevoegen van structuur, templates en processen die er voor zorgen dat de mogelijkheden optimaal worden gebruikt. Één van de vragen waar onze klanten mee worstelen is, hoe houd ik deze omgevingen overzichtelijk?
One for Teams
ilionx heeft hiervoor modules ontwikkeld die ervoor zorgen dat de Office 365 omgeving overzichtelijker, beheersbaarder en toegankelijker wordt. Deze oplossing met de naam “One” wordt door ilionx in huis ontwikkeld en wordt inmiddels door veel klanten met succes gebruikt. One for Teams brengt overzicht aan in alle Teams binnen de organisatie.
Teams Life Cycle
One for Teams ondersteunt de gehele life cycle van een Team, dus van aanvraag tot archivering.
1- Aanvragen en aanmaken
Iedere gebruiker heeft de mogelijkheid om zelf een nieuwe Teams omgeving aan te vragen.
Afhankelijk van het type Team en de gekozen configuratie wordt het Team direct geheel automatisch aangemaakt of wordt er eerst een goedkeuringsproces gestart.
2- Teams overzichten
Gebruikers zijn al snel lid van veel Teams. One for Teams brengt overzicht aan in alle Teams. De applicatie toont standaard alle teams waar de gebruiker lid van is. Geeft direct inzicht in het Team, bijvoorbeeld hoeveel leden het team heeft, of het een openbaar of prive team is en of het team gasten bevat.
Verder heeft de gebruiker de mogelijkheid om Teams als favoriet te kenmerken, waardoor deze boven aan het overzicht getoond worden. Een handige zoekfunctie geeft de gebruiker de mogelijkheid om snel een team te vinden zonder te hoeven bladeren.
Middels de filter optie is het overzicht van teams eenvoudig te filteren op basis van de classificaties die bij het aanmaken van het team zijn meegegeven.
Een aparte weergave toont alle teams waar de gebruiker (nog) geen lid van is. Hierop is dezelfde zoek- en filter-functionaliteit beschikbaar als voor de eigen teams en is er een mogelijkheid om direct een verzoek tot lidmaatschap te versturen naar de eigenaar van het team.
3- Inzicht en monitoring
One for Teams geeft overzicht in de activiteit van een Team, hierdoor zien gebruikers snel of een Team nog actueel is of dat deze gearchiveerd kan worden.
Beheerders hebben de mogelijkheid om grip te houden op alle Teams binnen de organisatie. One for Teams biedt hier een aantal handige overzichten voor. Bijvoorbeeld een overzicht van alle Teams zonder eigenaar, alle Teams waar externen lid van zijn, of alle Teams waarin het afgelopen jaar geen activiteit meer heeft plaatsgevonden.
