Geplaatst: 14-03-2017

Blog: Uw process kan beter? Met process mining achterhaalt u hoe!

Process mining is dé start van uw procesoptimalisatie
Wilt u uw klanttevredenheid verhogen? Uw kosten verlagen? Of een betere sfeer op de werkvloer
creëren? Wat uw reden ook is om uw bedrijfsprocessen te willen verbeteren, het begint met het onder
de loep nemen van de huidige situatie zodat er inzicht ontstaat. Process mining is daarbij een ideaal
hulpmiddel.

Indien u eerder betrokken bent geweest bij procesverbeteringen, weet u dat bij de analyse van de huidige
situatie veelal interviews en workshops worden ingezet. Deze methodieken kosten de nodige tijd en
leveren uiteindelijk een subjectief beeld op van de uitvoering van het bedrijfsproces.

Met ilionx hebben we verschillende procesoptimalisaties mogen begeleiden met de inzet van process
mining. Een methodiek waarbij er met relatief weinig inspanning van uw medewerkers een objectief beeld
wordt verkregen van de daadwerkelijke uitvoering van uw bedrijfsproces. Met process mining wordt de
data uit uw registratiesystemen gebruikt om te achterhalen hoe het proces daadwerkelijk verloopt.
Bottlenecks en inefficiënte of onlogische stappen worden met behulp van deze geavanceerde
analysemogelijkheid eenvoudig voor u gevisualiseerd en cijfermatig onderbouwd. Deze uitkomsten
vormen een ideaal startpunt voor uw procesoptimalisatie. Zo is process mining bijvoorbeeld een
uitstekend instrument bij een Lean Six Sigma verbetertraject.

Case: Optimalisatie gemeentelijk inkoopproces met process mining
Een middelgrote gemeente in Nederland had het gevoel dat er onnodig veel tijd en energie gestoken werd
in het proces ‘afhandelen inkoopfacturen’, maar men kon de pijnpunten niet precies aanwijzen. De
gemeente wilde het proces optimaliseren door verspillingen uit het proces te elimineren. Process mining is
ingezet bij de start van deze procesoptimalisatie om duidelijk inzicht te krijgen in de huidige situatie. De
uitkomsten waren helder en boden goede aanknopingspunten voor optimalisatie:
• De betalingsnorm werd het afgelopen jaar maar net gehaald (90% betaald binnen 30 dagen);
• Tijdens vakantieperiodes liep de doorlooptijd aanzienlijk op;
• Maar liefst 30% van de inkoopfacturen volgt een verkeerde route;
• De gemiddelde doorlooptijd verdubbelde wanneer een factuur de verkeerde route volgde;
• De prestaties van elk betrokken team werd zichtbaar op basis van de gemeten doorlooptijden en
het aantal verkeerd gevolgde routes.
De analyse maakte precies duidelijk waar de verbeteringen mogelijk waren en was het startschot voor
doelgerichte procesoptimalisatie binnen de gemeente.

De belangrijkste voordelen van process mining op een rij
Process mining als start van uw procesoptimalisatie brengt de volgende voordelen met zich mee:

1. Uw organisatie wordt zo min mogelijk belast
Process mining is een vak. ilionx voert dit voor u uit waardoor de analyse slechts een zeer beperkte tijd van uw
medewerkers vereist. ilionx presenteert de uitvoering van uw proces op een heldere en eenvoudige wijze en
geeft duidelijke antwoorden op al uw vragen over de uitkomsten. Kortom, u heeft kennis van uw proces, ilionx
doet de rest.

2. De uitkomsten worden snel geaccepteerd
Medewerkers accepteren de uitkomsten omdat ze zien dat de uitkomsten objectief en onweerlegbaar zijn.
Hierdoor ligt de focus tijdens de gesprekken op de oplossing in plaats van discussies over het probleem en
denken medewerkers graag mee. Daarnaast helpt het enorm dat de uitkomsten worden gevisualiseerd.
Hierdoor kunnen medewerkers zich sneller in de situatie inleven en zien zij de voordelen van de verbeteringen
die komen.

 

3. Minder risico dat keuzes moeten worden herzien
Gemaakte keuzes op basis van process mining zijn robuust. Met process mining wordt de daadwerkelijke situatie
achterhaald. Dit in tegenstelling tot het subjectieve beeld dat gevormd wordt wanneer er uitsluitend van
interviews en workshops gebruik wordt gemaakt. Het risico dat in de toekomst keuzes alsnog moeten worden
herzien omdat het werkelijke proces toch anders blijkt te lopen, wordt vermeden.

4. Uw business case op een presenteerblaadje
Met process mining wordt de grootte van het probleem gemeten. Het opstellen van de business case voor de
procesoptimalisatie wordt zo een stuk eenvoudiger. Zo werd bij de gemeente uit onze case (zie hierboven) met
process mining duidelijk dat er gemiddeld drie onnodige handelingen waren indien de factuur niet in één keer
de juiste route volgde. Harde cijfers die eenvoudig om te zetten zijn in een business case voor het vervolgproject.

Auteur: Anne van Arkel - Business Consultant

Meer informatie?
Wij maken graag kennis met u om de mogelijkheden die process mining voor uw organisatie kan bieden te
onderzoeken. Onze specialisten hebben met behulp van process mining verschillende processen geanalyseerd
en weten als geen ander u te informeren over de voordelen en juiste toepassing van deze methodiek. Zo kan
process mining, naast procesoptimalisatie, ook ingezet worden voor initiële procesbeschrijvingen of het
onderbouwen van toekomstige ICT-keuzes. Of wat dacht u ervan om de uitvoering van uw bedrijfsproces te
toetsen aan de geldende wet- en regelgeving?

ilionx Management Consultancy adviseert en ondersteunt bij procesoptimalisaties in uiteenlopende branches
en sectoren. Wilt u snel een goede en objectieve weergave van de daadwerkelijke uitvoering van uw bedrijfsproces, of ziet u andere mogelijkheden waarmee wij u kunnen helpen? Neem dan contact met ons op. 

Anne van Arkel – Business Consultant (avanarkel@ilionx.com +31 653 244 894)
Werner Mullink – Management Consultant en Unit Manager (wmullink@ilionx.com +31 644 955 508)