Geplaatst: 01-08-2017

Blog: Een Succesvol en Voorspelbaar Scrumproject

Na jaren met argusogen bekeken te zijn, wordt Scrum meer en meer omarmd. Het is gebleken dat Scrum dat kan geven wat alle betrokkenen willen: een project met een happy end. De tijd van watervallen lijkt eindelijk voorbij. Of toch niet? Want ondanks de goede ervaringen zijn er nog steeds projecten waar men beweert wel te Scrummen, maar in de praktijk vast blijft klampen aan de vertrouwde patronen. Vaak zonder happy end.

De meest voor de hand liggende tip? Ga niet halfslachtig te werk en pas Scrum toe zoals het bedoeld is. Maar daarmee ben je er nog niet, want Scrum geeft veel keuzevrijheid.

Inmiddels heb ik in enkele projecten, waarvan sommige volledig en andere deels, volgens Scrum gewerkt, voor een deel als Scrummaster. Het laatste project was Kennr van Zorggroep Alliade, welke gemanaged werd door Microsoft Consulting Services en de realisatie door medewerkers van Partners van Microsoft. Dit project duurde ruim 10 maanden en had op 't hoogtepunt 16 teamleden verdeeld over twee teams. Alliade was nog niet bekend met Scrum en heeft het desondanks omarmd, waarbij er continu focus op het proces was. Het resultaat: er is geleverd op tijd, binnen budget, zonder overwerk en met de complimenten van de opdrachtgever voor zowel het resultaat als het proces. Ja, laten we maar doen alsof dat gewoon is.

Graag geef ik de komende tijd een aantal tips mee om het Scrummen tot een succes te laten zijn binnen uw organisatie. We beginnen met 'houd de sprint kort'. 


Scrum tip #1 - 
Houd de sprintlengte kort

Zodra een Scrumproject start, is één van de eerst vragen: ‘welke sprintlengte gaan we aanhouden?’. De Scrum Guide geeft aan een sprintlengte van een maand of minder aan te houden. De betrokkenen die niet overtuigd zijn van Scrum neigen al snel naar 4 weken om zo min mogelijk tijd aan het proces te besteden. In de eerste paar sprints worden de belangrijkste keuzes van het project gemaakt en wordt de basis voor de rest van het project gelegd. Dat betekent veel uitzoekwerk en de verleiding om daarvoor een sprint van 4 weken aan te houden is groot. De fans verkiezen een sprintlengte van 2 weken en de kans dat wordt gekozen voor de gulden middenweg van 3 weken is aanwezig. 

Het doel is om het team voorspelbaar te laten opleveren, iedere sprint weer. Daarvoor moet het team in een cadans komen. Zodra je weet hoeveel je met een gemiddelde sprint kunt opleveren, kun je 5 of zelfs 10 sprints vooruit gaan plannen. Begin daarom klein, zoals met alles dat je moet aanleren. Toen ik leerde fietsen hielden mijn ouders mij in balans. Ik ging niet meteen een hele dag fietsen, maar begon met een klein stukje. Zeker voor nieuwkomers geldt: laat jezelf begeleiden en in balans houden door iemand met ervaring.

Iedereen wil per slot van rekening
een goede indruk maken

De belangrijkste reden om te kiezen voor een tweewekelijkse sprint, is dat deze te overzien is en daardoor beter in te plannen is dan een langere sprint. Zeker voor de eerste paar sprints is het lastig om goede inschattingen te maken; de teamleden kennen elkaar nog niet goed en een deel van het werk is nog onbekend in verband met te maken keuzes. Verwacht dat de eerste en tweede sprint niet gehaald worden. Het risico van een lange sprintlengte is dat de gemaakte planning verre van gehaald wordt, wat voor een mineurstemming kan zorgen. Nee: zal zorgen. Iedereen wil per slot van rekening een goede indruk maken. Het zal de teamleden een goed gevoel geven als ze in de buurt komen van de eerder gemaakte schattingen, wat voor een positieve sfeer in het team zorgt. Dit werkt weer versterkend voor de volgende sprints.

Als Scrum voor het eerst toegepast wordt om de werkbaarheid te ervaren, start dan zeker met een korte sprintlengte. Wanneer gestart wordt met een sprintlengte van 4 weken en de eerste twee sprints worden niet gehaald, dan zal Scrum mogelijk worden afgeschreven als 'niet werkbaar' en gaat men terug naar de oude vertrouwde, niet voorspelbare werkwijze. Zonde! 

Een sprintlengte is als een zandloper:
een vastgestelde hoeveelheid tijd

Verder houdt een sprint van 2 weken alle teamleden scherper: je kunt taken niet uitstellen ‘omdat je toch nog 4 weken de tijd hebt’. Verder geeft het de Product Owner de mogelijkheid om sneller te schakelen: mocht er bijvoorbeeld een wijziging in prioriteiten komen, dan hoeft hij hooguit 2 weken te wachten voordat het development team die prioriteit op kan pakken.

Een kleine stap zijwaarts: ontmoedig (al dan niet vrijwillig) overwerken. Overwerken is niets anders dan 'stiekem de sprint langer maken', om de verwachtingen waar te kunnen maken. Accepteer deze verkeerde inschatting en probeer de volgende sprint beter te schatten. Wanneer er gedurende één sprint is overgewerkt, dan zou dat eigenlijk elke sprint moeten gebeuren. Een sprintlengte is als een zandloper: een vastgestelde hoeveelheid tijd, ook wel een timebox genoemd. De juiste manier om de capaciteit te verhogen is door het team uit te breiden.

Overwerken is niets anders dan
'stiekem de sprint langer maken'

Tot slot kun je tijdens de werkzaamheden beslissen om de sprintlengte te veranderen. Doe dat alleen als de teamgrootte en -samenstelling ongewijzigd is en alleen als een korte sprintlengte duidelijk nadelen blijkt te hebben. Met één wijzigende variabele kun je nog steeds voorspelbaar blijven, maar met twee gaan deze wijzigingen ten koste van de voorspelbaarheid. Als er vanuit (een deel van) het team de wens is om de sprintlengte te wijzigen, zet dan met het team de voor- en nadelen tegenover elkaar. 

Samenvattend: houd de sprint kort, bij voorkeur 2 weken. Het houdt de betrokkenen scherper en wendbaarder. Dat is overzichtelijker en beter in te plannen, met een grotere kans op het opleveren van de verwachte user stories. Respecteer de sprintlengte, maak ‘m niet stiekem groter. Wijzig de sprintlengte niet te gemakkelijk: een vaste sprintlengte is een constante, wat veel waard is in een proces waarin verandering een gegeven is.

Binnenkort vervolg ik deze blog-reeks met de volgende stappen en tips om een succesvol en voorspelbaar Scrumproject te doorlopen. 

5 september 2017 - Lees hier Blog 2 van Erik Herlaar over het belang van een strak refinement-proces.

Erik Herlaar
Senior Consultant en Scrum master