Reference case iFourC

'Scannen kan iedereen, maar veilige, digitale toegankelijkheid is een specialisme.'

Als je miljoenen fysieke dossiers beheert voor onder andere zorgorganisaties en overheden, dan mag je deze claim wel maken. Dat is precies wat het Limburgse I-FourC doet; het beheren van papieren archieven in combinatie met 'Scanning on Demand' en het digitaliseren van grote hoeveelheden dossiers in bulk.

I-FourC is typisch zo'n organisatie die de kansen van de digitale transformatie met beide handen heeft gegrepen. Waar vroeger nog alles op papier ging en men gebonden was aan de kantoormuren én -uren, beheert het bedrijf nu een groot deel van deze fysieke archieven in hun zwaarbeveiligde archiefdepot. Als bijvoorbeeld een arts patiëntgegevens nodig heeft, scant een medewerker het dossier on demand en zorgt ervoor dat de informatie digitaal wordt aangeleverd.

Zeker voor deze privacygevoelige informatie is het van cruciaal belang dat deze veilig wordt geleverd. Toen I-FourC een nieuwe applicatie had ontwikkeld waarmee klanten hun dossiers digitaal kunnen aanvragen, raadplegen en bewerken, ging de organisatie dan ook op zoek naar een partij die deze applicatie zou kunnen beheren en de security kon waarborgen. Krachtig aan deze applicatie is dat er integratiemogelijkheden zijn met de systemen die klanten al in gebruik hebben. Denk aan een koppeling met bijvoorbeeld een EPD, een zaaksysteem of een HR-pakket zoals AFAS of Raet. Dit brengt, naast nieuwe mogelijkheden, ook extra security-aspecten met zich mee.

"Het is voor ons erg belangrijk dat elk dossier dat in ons pand gearchiveerd wordt snel kan worden teruggevonden", aldus Maurice Sanders, Manager IT Development & Security bij I-FourC. "Indien nodig moeten we documenten binnen anderhalf uur vinden, digitaliseren en beschikbaar maken. Deze digitale data kunnen worden opgevraagd via de nieuwe applicatie de I-FourC Virtual Archive. Als we grote hoeveelheden in bulk digitaliseren, worden deze ook direct ter beschikking gesteld in de I-FourC Virtual Archive. Toen we op zoek gingen naar een partij om deze applicatie te hosten, stond security dus torenhoog op het lijstje van selectiecriteria."

De certificeringen die ilionx in huis heeft (ISO 9001, 27001 en 75010) speelden daarbij een rol, maar andere facetten maakten het echt doorslaggevend: "Wat wij nog belangrijker vinden, is hoe je met die veiligheid in de praktijk omgaat", aldus Sanders. "Je kunt wel een ISO-certificering hebben, maar wat ons bij ilionx opviel was dat security als een rode draad door alle business units van de organisatie loopt. Of het nu gaat om development, beheer of cloud; al deze units werken nauw samen met de security-experts en ze houden elkaar scherp."

Ook de communicatie tussen de ilionx-consultants en het team bij I-FourC ervaart Maurice als positief. "Ze denken proactief met ons mee, komen ongevraagd met aanbevelingen; ze zeggen het niet alleen, maar pakken ook door. Dat vinden we erg prettig; een adviseur die alleen doet wat wij vragen, is simpelweg niet toereikend."

In een periode van anderhalve maand heeft ilionx terrabytes aan data overgebracht naar een private cloud-omgeving die wordt gehost door datacenter-partner Equinix Telecity. Ook nu de applicatie al even in de lucht is, wordt deze regelmatig getest op kwetsbaarheden: "Dat doet ilionx continu, of het nu gaat om penetratietesten of geavanceerdere testen, we kunnen er voortdurend van op aan dat de veiligheid van onze data en applicatie onder controle is."

Dankzij de cloudapplicatie heeft I-FourC deze digitale transformatie niet alleen succesvol, maar ook op een veilige manier doorlopen. Het zwaarbeveiligde archiefdepot bij I-FourC beslaat tientallen kilometers aan privacygevoelige dossiers en de geavanceerde scanners draaien op volle toeren. Eenvoudig, snel en veilig toegang bieden tot het (digitale) archief, dat is waar I-FourC zich dag in dag uit voor inzet.