Hoe zorg je in samenwerking met je medewerkers voor een veilig beheersbare omgeving?
Inmiddels zijn vele organisaties aan de slag met een digitale oplossing om op afstand te werken. Maar hoe zorg je ervoor dat deze oplossing na een versnelde (succesvolle) technische implementatie duurzaam wordt geborgd in de organisatie. Uit ervaring blijkt dat zonder een aantal werkafspraken en de juiste spelregels het beheer van de omgeving een grote uitdaging is. Onderwerpen die aandacht benodigd hebben, zijn bewaartermijnen en vertrouwelijkheid.
Veel voorkomende pijnpunten zijn:
- Wildgroei aan Teams en dit veroorzaakt chaos voor beheer en (eind)gebruiker;
- Dubbele documentatie;
- Externen hebben onterecht toegang tot documentatie;
- Gevoelige documentatie staat op plaatsen waar het niet hoort te staan.
Voor een goede documentstructuur en efficiënt samenwerken is het cruciaal dat de Governance goed geregeld wordt. Wie mag wat, wanneer en waarom doen met de documenten? Welke rollen en rechten hebben de verschillende gebruikers? Een juiste invulling van het documentmanagementbeleid zorgt voor adequaat, efficiënt en effectief beheer van de informatie en draagt bij aan een goed onderbouwde besluitvorming. Door medewerkers te betrekken bij het opzetten en door vertalen van de Governance worden deze situaties voorkomen.
Onze aanpak
Met onze aanpak bepalen we de goede inrichting en benodigde werkafspraken voor de SharePoint en Teams omgeving. De werkafspraken worden vastgelegd en medewerkers worden hierbij betrokken.
Door middel van drie workshops gaan we met de organisatie aan de slag om in kaart te brengen wat benodigd is voor het realiseren van een beheersbare veilige omgeving waarin efficiënte werkprocessen voor (eind)gebruikers mogelijk zijn.
Wat levert het op?
- Governance advies in de vorm van een eindpresentatie en document;
- Overzicht van benodigde technische inrichting en instellingen die gedaan moeten worden ook op het gebied van security;
- Overzicht van benodigde communicatie en awareness activiteiten.
