Olifanten kiezen altijd het kortste of meest logische pad. Hetzelfde geldt voor zorgverleners en andere eindgebruikers van IT: is iets in hun ogen niet handig, niet snel genoeg of niet praktisch? Dan zullen zij een alternatieve route vinden.
Met olifantenpaadjes bedoelen wij de afwijkingen van standaard werkprocessen in zorginformatiesystemen. Afwijkingen bevatten veel informatie over processen die niet goed worden ondersteund door het informatiesysteem, die in de praktijk niet blijken te werken of die veel te veel tijd kosten.
De beste manier om erachter te komen hoe het informatiesysteem gebruikt wordt, is door een dag mee te lopen en te observeren. Je ziet wat er leeft op de werkvloer, ervaart waar gebruikers tegenaan lopen en welke oplossingen zij hiervoor gebruiken. Je ziet direct hoe olifantenpaadjes in de praktijk bewandeld worden.
Je ontdekt dat artsen, zelfs van hetzelfde specialisme, hun spreekuur op heel verschillende manieren voorbereiden, ondanks dat het zorginformatiesysteem daarvoor één manier voorschrijft. Je ziet dat verpleegkundigen erg omslachtig moeten registreren, terwijl dit dikwijls met een simpele functionele oplossing verholpen kan worden. En je ontdekt dat het secretariaat ingenieuze manieren heeft bedacht om met artsen te communiceren.
Samen het zorginformatiesysteem verbeteren
Informatie over afwijkingen kun je gebruiken om werkprocessen en ondersteuning van het zorginformatiesysteem te verbeteren. Het wordt duidelijk waar je functionele aanpassingen in het systeem moet doen, zodat de dagelijkse werkwijze beter ondersteund wordt. Of draai het om en pas de werkprocessen aan volgens de mogelijkheden van het systeem.
Misschien leveren bepaalde paadjes wel tijdswinst op, of verkleinen ze een foutmarge. Dan kun je zelfs overwegen om de paadjes te ‘adopteren’ door het hele ziekenhuis heen. Of je ontdekt misschien risico’s voor de patiëntveiligheid, waardoor je direct in actie moet komen.
Meelopen met eindgebruikers en hen mee laten denken over verbeteringen zorgt dat de werkprocessen beter afgestemd zijn op de dagelijkse gang van zaken. En daarmee voor meer tevreden gebruikers.
