De Archiefwet is een belangrijke wet voor de informatievoorziening van de Nederlandse overheid.
In de Archiefwet is het beheer van en de toegang tot overheidsinformatie geregeld. Daaronder vallen ook de verplichtingen om informatie na verloop van tijd te vernietigen of juist na verloop van tijd openbaar te maken. Dit wordt ook wel ‘duurzame toegankelijkheid’ genoemd. In de Archiefwet staan onder meer regels voor:
- Toegankelijkheid van archiefbescheiden (hoe makkelijk de informatie is in te zien);
- Het bewaren en vernietigen van informatie;
- Het overbrengen van informatie naar een archiefbewaarplaats (e-depot).
Archiefbesluit en –regeling
Het Archiefbesluit 1995 is de belangrijkste uitvoeringsregeling van de Archiefwet en geeft meer gedetailleerde regels over het waarderen van informatie en het opstellen van bewaartermijnen. Het belang van informatie bepaalt daarbij in beginsel hoelang informatie bewaard moet blijven. De maatregelen die ervoor moeten zorgen dat een overheidsinstantie de informatie blijvend toegankelijk houdt, zijn uitgewerkt in de Archiefregeling. Naast gebruik van een metadataschema, is in de Regeling bijvoorbeeld beschreven dat er overzichten moeten zijn van de bewaarde informatie en welke eisen aan archiefruimten worden gesteld.
De regels om te bepalen hoe lang informatie moet worden bewaard, worden per type overheidsorganisatie uitgewerkt in een zogeheten Selectielijst. De Selectielijst geeft een systematisch overzicht van de categorieën archiefbescheiden van een zorgdrager met vermelding van bewaartermijnen. Daarin wordt ook vastgelegd welke informatie er is en wie de verantwoordelijkheden zijn. Zo is er bijvoorbeeld een vastgestelde lijst voor gemeenten en waterschappen, maar ook een ZBO dient een Selectielijst formeel te laten vaststellen. De vastgestelde Selectielijst is het juridische instrument om selectie van informatie te kunnen uitvoeren (scheiding voor bewaring, vernietiging en overbrenging). Zonder over een vastgestelde Selectielijst te beschikken, mogen overheidsorganen niet overgaan tot vernietiging en overbrenging van archiefbescheiden.
Eenduidige opslag en duurzame toegankelijke informatie
Overbrengen is relevant voor te bewaren informatie: de informatie wordt daarbij door de ‘archiefvormer’ (de organisatie die de informatie in eerste instantie opstelt) overgebracht naar een archiefinstelling. Deze is gespecialiseerd in het langdurig beheren van deze informatie, de toegankelijkheid te borgen en deze -waar mogelijk- ook openbaar te maken. Een van de beginselen die in veel wetgeving is geborgd, is namelijk dat informatie van de overheid in principe openbaar is. Om deze informatie op een juiste manier over te brengen vanuit systemen van de overheidsinstelling naar zo’n e-depot, is het onder meer van belang dat een uniforme ‘taal’ wordt gesproken. Hiervoor is de norm MDTO (Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie) opgesteld voor metagegevens van informatie. Het draagt daarmee bij aan eenduidige opslag en duurzame toegankelijke informatie.
Wet open overheid
Daarmee raken we een andere relevante wet: de Wet open overheid (Woo). Deze wet zorgt ervoor dat er invulling kan worden gegeven aan het deel van de Grondwet, waarin is bepaald dat de overheid ervoor moet zorgen dat zij -uiteraard binnen bepaalde kaders- transparant is in de werkzaamheden die zij uitvoert en informatie openbaar maakt. Zo hoeft informatie die het land, organisaties, personen of bijvoorbeeld het milieu in gevaar kan brengen niet openbaar te worden gemaakt. De Woo volgt een eerdere wet op, namelijk de Wet Openbaarheid Bestuur (WOB) en gaat bovendien een stapje verder: naast het recht om informatie op te vragen, wordt er met de Woo naar gestreefd om de informatie ‘actief’ openbaar te maken zodra dit kan. Hiervoor zijn 17 categorieën opgesteld, waarbij per categorie via een Koninklijk Besluit wordt geregeld hoe dat precies in zijn werk gaat. Een interessant onderdeel van de Woo is dat deze ook eisen stelt aan het op orde hebben van de informatiehuishouding. Daarmee gaat de wet vooral in op het gebruik van overheidsinformatie, terwijl de Archiefwet meer de beschikbaarheid van informatie borgt.
Waar kan ilionx je bij helpen?
ilionx helpt overheidsorganisaties op het gebied van:
- Strategisch advies rond digitale transformatie, uitwerken van de visie en ondersteuning bij het opstellen van de architectuur.
- Risicoanalyse en -management rond de overgang naar het nieuwe landschap.
- Borgen van beveiliging en compliance, variërend van oplossingen tot implementatie en van advies tot aan governance.
- Ontwikkeling van oplossingen op maat.
- Standaard toepassingen voor digitaal samenwerken, zoals de Onegov Suite, data analytics en BI.
- Realisatie van selfservice portalen en taakgerichte apps.
- Training en opleiding.
- Functioneel en technisch beheer.
Samen zetten we stappen richting een toegankelijke en transparante overheid, waarbij de dienstverlening naar de burger en bedrijven centraal staat.
