one for events

Een goede voorbereiding is het halve werk

Staat kennisdeling ook hoog op jouw agenda? Worden er binnen jouw organisatie regelmatig evenementen of bijeenkomsten georganiseerd? Of zou je het leuk vinden om dit vaker te doen, maar kost de administratie (te) veel tijd? Als je antwoord op alle drie de vragen ‘ja’ is, maak dan eens kennis met One for Events. One for Events is onze webapplicatie op het gebied van eventplanning en -organisatie.

Tijdsintensief proces

Veel organisaties organiseren met enige regelmaat kennisavonden, workshops en interne trainingen om het kennisniveau van haar medewerkers op peil te houden. Deze bijeenkomsten zijn niet alleen ideale momenten om de specialistische kennis van bepaalde medewerkers over te dragen aan hun collega’s, maar ook om externe sprekers een podium te bieden en samen het kennisniveau naar een hoger niveau te tillen. Op deze manier blijf je als organisatie op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in je vakgebied en stimuleer je daarnaast je medewerkers om zelf up-to-date te blijven. Helaas kost de administratie van dergelijke evenementen vaak veel tijd. Denk aan het versturen van de uitnodigingen, de omgang met last minute inschrijvingen en/of afzeggingen, het bestellen van maaltijden waarin rekening wordt gehouden met dieetwensen, het reserveren van de juiste ruimte en de benodigde apparatuur et cetera. De organisatie van een kennisavond met één specifiek onderwerp is misschien nog wel te overzien, maar op het moment dat een kennisavond bestaat uit meerdere parallelle sessies waar een deelnemer uit kan kiezen, transformeert de organisatie hiervan al snel tot een tijdrovend proces. Dat kan anders!

Overzicht en automatisering

Met One voor Events wordt de administratie rondom een evenement sterk vereenvoudigd. Hierdoor houd je meer tijd over voor de inhoudelijke voorbereiding. Zo kun je aan je sessies eenvoudig een maximumaantal deelnemers verbinden. Als dit aantal is bereikt, dan worden nieuwe inschrijvingen op een wachtlijst geplaatst. Op het moment dat iemand zich uitschrijft, wordt de eerstvolgende op de wachtlijst automatisch ingeschreven. Bij een inschrijving komt het event ook direct in de agenda van de medewerker te staan. Op deze manier krijgen je medewerkers een duidelijk overzicht van de events waar ze voor zijn ingeschreven. Daarnaast kun je als organisatie zien wie zich heeft ingeschreven voor het event. Het overzicht kan inclusief de contactgegevens worden geëxporteerd naar Microsoft Excel ten behoeve van mailingen of andere communicatie-uitingen.

One for Events ondersteunt zowel eenvoudige evenementen als (meerdaagse) complexe evenementen met meerdere parallelle sessies. Medewerkers kunnen in dit geval zelf aangeven bij welke sessies zij aanwezig willen zijn. De applicatie integreert volledig binnen je bestaande IT-landschap en medewerkers loggen gewoon met hun bestaande Active Directory account in.

One for Events in een notendop:

• Geschikt voor evenementen in alle soorten en maten
• Maximum aantal deelnemers wordt automatisch bijgehouden
• Compleet overzicht van deelnemers
• Automatische toelating van nieuwe deelnemers na afmeldingen
• Eenvoudige export van een evenement naar de agenda van deelnemers
• Integreert naadloos met Active Directory en Office365