5 manieren om je informatiemanagement te verbeteren en datagedreven te gaan werken.
Regelmatig spreek ik met Finance-, Bedrijfsvoering-, Planning & Control- en Business Intelligence (BI) managers over, jawel, BI. En vrijwel nooit zijn mijn gesprekspartners echt tevreden over hoe het binnen hun zorgorganisatie gaat. Ze hebben niet het gewenste inzicht en het bijbehorende gevoel volledig ‘in control’ te zijn. Reden te meer om eens intern te rade te gaan bij onze Senior Business Process Management Consultant René Hol. Met zijn uitgebreide ervaring op het vlak van informatiemanagement, het opzetten en professionaliseren van BI-afdelingen in combinatie met zijn Lean Six Sigma Black Belt, ben ik erg nieuwsgierig naar zijn visie.
Waarom BI?
Maar we beginnen bij het begin. Waarom is BI fundamenteel voor een (zorg)organisatie? Dat is heel simpel: verantwoording is tegenwoordig namelijk altijd noodzakelijk. Als dit niet goed ingeregeld is, weet een organisatie niet of het op koers ligt om de afgesproken doelen te behalen. Inzicht in operationele processen is een must voor een soepele dagelijkse gang van zaken. Zodoende kan tijdig ingegrepen worden bij klachten en bij operationele problemen op het gebied van bijvoorbeeld capaciteit, voorraad, materiaalgebruik, inkoop en facturatie.
Puur inzicht en verantwoording is leuk, vertelt René, maar je moet daadwerkelijk gaan sturen om de gestelde doelen te kunnen realiseren. Hiervoor is een goede KPI-structuur nodig. Hieronder wordt het samenhangend geheel van zowel de operationele, tactische en strategische KPI’s (= kritieke prestatiefactoren) verstaan. Deze worden via dashboards gemonitord en diepere analyses kunnen hierop worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan het monitoren van doorstroom t.o.v. de beschikbare verpleegcapaciteit en beddencapaciteit en de efficiënte inzet van OK- , behandel- en spreekkamers bijvoorbeeld ter verlaging van wachtlijsten.
Wisseltijden per Operatiekamer (OK) dashboard
Als dit goed gebeurt, heeft een organisatie ècht grip op zowel het operationele- als het verbeterproces. Tevens geeft een goed ingerichte BI-omgeving, een beeld van het verleden èn van de toekomst. Hierdoor kan pro-actief en voorspellend geacteerd worden en ben je toekomstgericht bezig. De organisatie is dan veel beter in staat om te anticiperen op nieuwe ontwikkelingen en kansen tot verbetering binnen de zorg.
Passie voor verbetering
René wordt enthousiast als hij vertelt waarom hij doet wat hij doet: “Ik vind het prachtig om organisaties te helpen met het inzichtelijk maken van hun eigen informatie, het verbeteren van processen (o.a. data ontsluiting, datakwaliteit, procesoptimalisatie) en het grip krijgen op de (be)sturing van de organisatie. Zodoende kan ik hen ondersteunen om meer data gedreven te gaan werken”. René houdt ervan om mensen te helpen om complexe zaken te vertalen naar concreet nieuw inzicht waarmee medewerkers hun werk kunnen verbeteren en monitoren. Het mooiste vindt René om medewerkers te verrassen met inzichten, waardoor ze hun werk nog beter kunnen uitvoeren. En René’s persoonlijke missie daarbij is om eindgebruikers de meerwaarde te laten inzien van al die data zodat ook zij, enthousiast raken. Maar ook het doorvoeren van verbeteringen, waarvan gezegd wordt dat het onmogelijk is, is iets dat René’s hart sneller doet kloppen. Bovendien vindt hij het achterhalen van de achterliggende oorzaak van een probleem bijzonder interessant, zeker als dit anders blijkt te zijn dan vooraf gedacht. En dat komt in de praktijk vaak genoeg voor.
