Zorgorganisatie, zo professionaliseer je jouw BI

Wat’s geburt?

Genoeg passie en enthousiasme dus. Maar wat is er precies gebeurd binnen BI waardoor er vaak geen optimaal inzicht is? René vertelt over de ontwikkelingen van de laatste 20 jaar. Daarbij was er veel focus op tooling. Momenteel is er veel focus op technologie (AI-artificial intelligence/ML-machine learning) en methodieken (data science, RPA, etc..). Medewerkers weten vaak niet goed wat te gebruiken en hoe precies. Bovendien zijn er zoveel mensen, partners en IT-bedrijven die ook iets vinden, dat de medewerkers van een organisatie vaak door de bomen het bos niet meer zien èn het ook niet zelf (kunnen) doen. Daarmee blijft de kennis achter en wordt het lastig op waarde te schatten waar zo hard aan gewerkt wordt. De eindgebruiker, leidinggevende, manager en directie hebben vaak niet de focus op het gebruik, maar voeren veelal gesprekken over tooling en methodieken. Bovendien wordt de tooling vaak niet optimaal gebruikt. Niet alle managementinformatie wordt gebruikt of wordt actie op ondernomen.

Als lezer van dit stuk misschien een mooi moment om eens na te gaan hoe dit in jouw organisatie is en in welke fase jouw organisatie zich bevindt in onderstaand Gartner data analytics volwassenheidsmodel.

Gartner’s Data Analytics maturity model

Voorkomende problemen bij BI & data

Altijd interessant om eens te lezen waar andere BI afdelingen ‘last’ van hebben. René ziet onderstaande onderwerpen regelmatig terugkomen bij organisaties waar hij werkzaam (geweest) is:

• De datakwaliteit laat te wensen over
• Governance o.a. verantwoordelijkheid / eigenaarschap van data en de processen & monitoring daarop is niet goed geregeld
• Wildgroei aan rapportages en analyses (en data, iedereen wil steeds meer….)
• Gebrek aan definities, meta-en masterdata management
• Weinig sturing en geen cascade (=aansluiting van KPI’s op diverse niveaus, dus van strategisch, naar tactisch naar operationeel) van top-to-bottom
• Privacy persoonsgegevens en hoe daar precies mee om te gaan
• Eerst de organisatie inrichten, voordat de taken en ambitie van BI en Informatievoorziening helder zijn

Herkenbaar? Vast!

De 5 manieren om je BI te professionaliseren

Daar zijn ze dan! Naast ‘uitdagingen’ zijn er natuurlijk ook kansen. Sowieso de kansen om bovenbeschreven zaken fundamenteel aan te pakken. René ziet genoeg mogelijkheden voor de zorg om zichzelf te verbeteren zoals:

1. Effectief datagedreven werken vanuit strategie, doelstelling en ambitie. Dat leidt namelijk tot een door de gehele organisatie gedragen en gebruikte informatiehuishouding. Inclusief monitoring en sturing hierop om de doelstellingen te bereiken, strategie te realiseren en ambities waar te maken. De crux is om de datagedreven werkwijze concreet te maken.

Uitspraken passend binnen een concrete datagedreven visie zijn bijvoorbeeld: “Wij werken niet met vervuilde data”, “Data is volledig, juist en actueel”, “Er wordt gestuurd op KPI’s binnen de organisatie”, “Minimaal 1 actie per week ter verbetering van een KPI”, “Iedereen heeft toegang tot de data”, “Niemand heeft meer dan 5 rapportages nodig om zijn/haar werk te doen”, “Niemand gebruikt/krijgt meer dan 10 rapportages”……

2. Het opstellen van een goede data strategie, ofwel welke data heb ik nodig en wat ga ik ermee doen. De data strategie moet leiden tot focus op de activiteiten die nodig zijn om de datagedreven strategie te realiseren. En focus leidt tot het daadwerkelijk realiseren van deze strategie en visie.
3. Meer data beschikbaar stellen voor iedereen. Echter, wel slechts alleen de data die de betreffende medewerker echt nodig heeft om zijn/haar taak te kunnen uitvoeren. Dus niet dat iedereen veel te veel rapportages krijgt en alles mag zien.
4. Het verbeteren van datakwaliteit geeft de mogelijkheid om (meer) geautomatiseerd processen en data te analyseren. Daardoor komt de echte meerwaarde van BI- en data science specialisten tot zijn recht.
5. Focus goed en verzand niet in details, neem kleine concrete stapjes die passen bij het beleid, de visie en de data strategie. Begin bijvoorbeeld eens met het opstellen van de juiste definities.

Focus, focus, focus, successen delen en nog veel meer

Dat klinkt mij allemaal vrij complex en veelomvattend in de oren. Ben je ooit klaar? En ik vraag René dan ook naar de oplossing hiervoor. Hij geeft aan dat focus (in scope, tooling en ambitie) helpt om meer uit BI te halen. Met kleine stapjes echt aan de slag en successen laten zien aan elkaar. Maakt niet uit of iemand van datamanagement, ICT, finance of productie is. Daarnaast helpt monitoring op gebruik om de aandacht te vergroten. Natuurlijk wèl op de juiste informatie! ‘Juiste informatie’ is informatie waarmee conclusies getrokken kunnen worden over de efficiëntie en of het effect van bedrijfsprocessen en de data daarin. Uiteraard heeft deze juiste informatie excellente datakwaliteit.

Je kunt ook monitoren op datakwaliteit en laten zien wat er verbeterd is en wat nog verbeterd kan worden. Dit helpt om het gebruik te verbeteren. Daarnaast kunnen er inspiratiesessies gehouden worden om het tastbaar te maken. Voorbeelden zijn een sessie met succesvoorbeelden (procesverbetering als gevolg van besturing) en met technische mogelijkheden incl. concrete voorbeelden. Het eerste dat een zorgorganisatie in ieder geval zou moeten doen is de besturing binnen de verpleeg- en stafafdelingen goed inrichten, zodat helder is wie waarvoor verantwoordelijk is.

Vervolgens kan gekeken worden o.a. naar nieuwe technieken, het gebruik van de huidige BI-omgeving, de verantwoordelijkheden, positionering van BI binnen de organisatie, KPI-structuur en definities. Waarbij het belangrijk is om te verbeteren op alle vlakken maar, dat wel gefaseerd te doen. Dus niet alles tegelijk, benadrukt René, want dat is een valkuil bij veel organisaties.

Tip van René:

René’s ultieme tip om BI verder te professionaliseren is: “Besturing (dus monitoren van de KPI’s en daar controle en verbeteracties opzetten) als middel gebruiken om ‘datagedreven werken’ te bereiken. Zodoende kun je concrete invulling geven aan de benodigde activiteiten en deze gefaseerd en daarmee gefocust kort cyclisch uitvoeren. Hiermee voorkom je ook dat ‘datagedreven werken’ te weinig inhoud krijgt.

Hulp nodig?

Dit alles leidt tot concrete verbeterstappen om je BI organisatie en informatiemanagement verder te professionaliseren. Ik kan me goed voorstellen dat je daar best wat hulp bij kunt gebruiken. Misschien bij een bepaald onderdeel, juist bij het proces of misschien juist om de vinger op de zere plek te kunnen leggen. Kortom, er kunnen verschillende redenen zijn om eens in gesprek te gaan met ilionx als onafhankelijke ervaren partij. Wij helpen dagelijks BI afdelingen en doorzien snel wat er nodig is.

Wat is jouw ambitie met je BI / stuurinformatie voor 2021? We helpen je er graag mee! Neem vrijblijvend contact op met ons.