5 manieren om je informatiemanagement te verbeteren en datagedreven te gaan werken.
Regelmatig spreek ik met Finance-, Bedrijfsvoering-, Planning & Control- en Business Intelligence (BI) managers over, jawel, BI. En vrijwel nooit zijn mijn gesprekspartners echt tevreden over hoe het binnen hun zorgorganisatie gaat. Ze hebben niet het gewenste inzicht en het bijbehorende gevoel volledig ‘in control’ te zijn. Reden te meer om eens intern te rade te gaan bij onze Senior Business Process Management Consultant René Hol. Met zijn uitgebreide ervaring op het vlak van informatiemanagement, het opzetten en professionaliseren van BI-afdelingen in combinatie met zijn Lean Six Sigma Black Belt, ben ik erg nieuwsgierig naar zijn visie.
Waarom BI?
Maar we beginnen bij het begin. Waarom is BI fundamenteel voor een (zorg)organisatie? Dat is heel simpel: verantwoording is tegenwoordig namelijk altijd noodzakelijk. Als dit niet goed ingeregeld is, weet een organisatie niet of het op koers ligt om de afgesproken doelen te behalen. Inzicht in operationele processen is een must voor een soepele dagelijkse gang van zaken. Zodoende kan tijdig ingegrepen worden bij klachten en bij operationele problemen op het gebied van bijvoorbeeld capaciteit, voorraad, materiaalgebruik, inkoop en facturatie.
Puur inzicht en verantwoording is leuk, vertelt René, maar je moet daadwerkelijk gaan sturen om de gestelde doelen te kunnen realiseren. Hiervoor is een goede KPI-structuur nodig. Hieronder wordt het samenhangend geheel van zowel de operationele, tactische en strategische KPI’s (= kritieke prestatiefactoren) verstaan. Deze worden via dashboards gemonitord en diepere analyses kunnen hierop worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan het monitoren van doorstroom t.o.v. de beschikbare verpleegcapaciteit en beddencapaciteit en de efficiënte inzet van OK- , behandel- en spreekkamers bijvoorbeeld ter verlaging van wachtlijsten.
Wisseltijden per Operatiekamer (OK) dashboard
Als dit goed gebeurt, heeft een organisatie ècht grip op zowel het operationele- als het verbeterproces. Tevens geeft een goed ingerichte BI-omgeving, een beeld van het verleden èn van de toekomst. Hierdoor kan pro-actief en voorspellend geacteerd worden en ben je toekomstgericht bezig. De organisatie is dan veel beter in staat om te anticiperen op nieuwe ontwikkelingen en kansen tot verbetering binnen de zorg.
Passie voor verbetering
René wordt enthousiast als hij vertelt waarom hij doet wat hij doet: “Ik vind het prachtig om organisaties te helpen met het inzichtelijk maken van hun eigen informatie, het verbeteren van processen (o.a. data ontsluiting, datakwaliteit, procesoptimalisatie) en het grip krijgen op de (be)sturing van de organisatie. Zodoende kan ik hen ondersteunen om meer data gedreven te gaan werken”. René houdt ervan om mensen te helpen om complexe zaken te vertalen naar concreet nieuw inzicht waarmee medewerkers hun werk kunnen verbeteren en monitoren. Het mooiste vindt René om medewerkers te verrassen met inzichten, waardoor ze hun werk nog beter kunnen uitvoeren. En René’s persoonlijke missie daarbij is om eindgebruikers de meerwaarde te laten inzien van al die data zodat ook zij, enthousiast raken. Maar ook het doorvoeren van verbeteringen, waarvan gezegd wordt dat het onmogelijk is, is iets dat René’s hart sneller doet kloppen. Bovendien vindt hij het achterhalen van de achterliggende oorzaak van een probleem bijzonder interessant, zeker als dit anders blijkt te zijn dan vooraf gedacht. En dat komt in de praktijk vaak genoeg voor.
“Ik help en begeleid organisaties graag hun werkwijze en processen te verbeteren. Hierdoor kunnen zij betere resultaten halen, zoals lagere kosten, hogere kwaliteit en blije(re) eindklanten.”
René Hol
Wat’s geburt?
Genoeg passie en enthousiasme dus. Maar wat is er precies gebeurd binnen BI waardoor er vaak geen optimaal inzicht is? René vertelt over de ontwikkelingen van de laatste 20 jaar. Daarbij was er veel focus op tooling. Momenteel is er veel focus op technologie (AI-artificial intelligence/ML-machine learning) en methodieken (data science, RPA, etc..). Medewerkers weten vaak niet goed wat te gebruiken en hoe precies. Bovendien zijn er zoveel mensen, partners en IT-bedrijven die ook iets vinden, dat de medewerkers van een organisatie vaak door de bomen het bos niet meer zien èn het ook niet zelf (kunnen) doen. Daarmee blijft de kennis achter en wordt het lastig op waarde te schatten waar zo hard aan gewerkt wordt. De eindgebruiker, leidinggevende, manager en directie hebben vaak niet de focus op het gebruik, maar voeren veelal gesprekken over tooling en methodieken. Bovendien wordt de tooling vaak niet optimaal gebruikt. Niet alle managementinformatie wordt gebruikt of wordt actie op ondernomen.
Als lezer van dit stuk misschien een mooi moment om eens na te gaan hoe dit in jouw organisatie is en in welke fase jouw organisatie zich bevindt in onderstaand Gartner data analytics volwassenheidsmodel.
Gartner’s Data Analytics maturity model
Voorkomende problemen bij BI & data
Altijd interessant om eens te lezen waar andere BI afdelingen ‘last’ van hebben. René ziet onderstaande onderwerpen regelmatig terugkomen bij organisaties waar hij werkzaam (geweest) is:
- De datakwaliteit laat te wensen over
- Governance o.a. verantwoordelijkheid / eigenaarschap van data en de processen & monitoring daarop is niet goed geregeld
- Wildgroei aan rapportages en analyses (en data, iedereen wil steeds meer….)
- Gebrek aan definities, meta-en masterdata management
- Weinig sturing en geen cascade (=aansluiting van KPI’s op diverse niveaus, dus van strategisch, naar tactisch naar operationeel) van top-to-bottom
- Privacy persoonsgegevens en hoe daar precies mee om te gaan
- Eerst de organisatie inrichten, voordat de taken en ambitie van BI en Informatievoorziening helder zijn
Herkenbaar? Vast!
De 5 manieren om je BI te professionaliseren
Daar zijn ze dan! Naast ‘uitdagingen’ zijn er natuurlijk ook kansen. Sowieso de kansen om bovenbeschreven zaken fundamenteel aan te pakken. René ziet genoeg mogelijkheden voor de zorg om zichzelf te verbeteren zoals:
- Effectief datagedreven werken vanuit strategie, doelstelling en ambitie. Dat leidt namelijk tot een door de gehele organisatie gedragen en gebruikte informatiehuishouding. Inclusief monitoring en sturing hierop om de doelstellingen te bereiken, strategie te realiseren en ambities waar te maken. De crux is om de datagedreven werkwijze concreet te maken.
Uitspraken passend binnen een concrete datagedreven visie zijn bijvoorbeeld: “Wij werken niet met vervuilde data”, “Data is volledig, juist en actueel”, “Er wordt gestuurd op KPI’s binnen de organisatie”, “Minimaal 1 actie per week ter verbetering van een KPI”, “Iedereen heeft toegang tot de data”, “Niemand heeft meer dan 5 rapportages nodig om zijn/haar werk te doen”, “Niemand gebruikt/krijgt meer dan 10 rapportages”……
- Het opstellen van een goede data strategie, ofwel welke data heb ik nodig en wat ga ik ermee doen. De data strategie moet leiden tot focus op de activiteiten die nodig zijn om de datagedreven strategie te realiseren. En focus leidt tot het daadwerkelijk realiseren van deze strategie en visie.
- Meer data beschikbaar stellen voor iedereen. Echter, wel slechts alleen de data die de betreffende medewerker echt nodig heeft om zijn/haar taak te kunnen uitvoeren. Dus niet dat iedereen veel te veel rapportages krijgt en alles mag zien.
- Het verbeteren van datakwaliteit geeft de mogelijkheid om (meer) geautomatiseerd processen en data te analyseren. Daardoor komt de echte meerwaarde van BI- en data science specialisten tot zijn recht.
- Focus goed en verzand niet in details, neem kleine concrete stapjes die passen bij het beleid, de visie en de data strategie. Begin bijvoorbeeld eens met het opstellen van de juiste definities.
“Tip: Werk met voorbeelden! Concrete voorbeelden geven invulling aan visie en strategie op het vlak van datagedreven werken, procesinrichting en procesoptimalisatie.”
René Hol
Focus, focus, focus, successen delen en nog veel meer
Dat klinkt mij allemaal vrij complex en veelomvattend in de oren. Ben je ooit klaar? En ik vraag René dan ook naar de oplossing hiervoor. Hij geeft aan dat focus (in scope, tooling en ambitie) helpt om meer uit BI te halen. Met kleine stapjes echt aan de slag en successen laten zien aan elkaar. Maakt niet uit of iemand van datamanagement, ICT, finance of productie is. Daarnaast helpt monitoring op gebruik om de aandacht te vergroten. Natuurlijk wèl op de juiste informatie! ‘Juiste informatie’ is informatie waarmee conclusies getrokken kunnen worden over de efficiëntie en of het effect van bedrijfsprocessen en de data daarin. Uiteraard heeft deze juiste informatie excellente datakwaliteit.
Je kunt ook monitoren op datakwaliteit en laten zien wat er verbeterd is en wat nog verbeterd kan worden. Dit helpt om het gebruik te verbeteren. Daarnaast kunnen er inspiratiesessies gehouden worden om het tastbaar te maken. Voorbeelden zijn een sessie met succesvoorbeelden (procesverbetering als gevolg van besturing) en met technische mogelijkheden incl. concrete voorbeelden. Het eerste dat een zorgorganisatie in ieder geval zou moeten doen is de besturing binnen de verpleeg- en stafafdelingen goed inrichten, zodat helder is wie waarvoor verantwoordelijk is.
Vervolgens kan gekeken worden o.a. naar nieuwe technieken, het gebruik van de huidige BI-omgeving, de verantwoordelijkheden, positionering van BI binnen de organisatie, KPI-structuur en definities. Waarbij het belangrijk is om te verbeteren op alle vlakken maar, dat wel gefaseerd te doen. Dus niet alles tegelijk, benadrukt René, want dat is een valkuil bij veel organisaties.
”Focus (in scope, tooling en ambitie) helpt om meer uit BI te halen.”
René Hol
Tip van René:
René’s ultieme tip om BI verder te professionaliseren is: “Besturing (dus monitoren van de KPI’s en daar controle en verbeteracties opzetten) als middel gebruiken om ‘datagedreven werken’ te bereiken. Zodoende kun je concrete invulling geven aan de benodigde activiteiten en deze gefaseerd en daarmee gefocust kort cyclisch uitvoeren. Hiermee voorkom je ook dat ‘datagedreven werken’ te weinig inhoud krijgt.
Hulp nodig?
Dit alles leidt tot concrete verbeterstappen om je BI organisatie en informatiemanagement verder te professionaliseren. Ik kan me goed voorstellen dat je daar best wat hulp bij kunt gebruiken. Misschien bij een bepaald onderdeel, juist bij het proces of misschien juist om de vinger op de zere plek te kunnen leggen. Kortom, er kunnen verschillende redenen zijn om eens in gesprek te gaan met ilionx als onafhankelijke ervaren partij. Wij helpen dagelijks BI afdelingen en doorzien snel wat er nodig is.
Wat is jouw ambitie met je BI / stuurinformatie voor 2021? We helpen je er graag mee! Neem vrijblijvend contact op met ons.
