Zorgorganisatie Driestroom regisseert én outsourcet hun IT

Aanleiding outsourcing IT

Casper vertelt dat hun verouderde omgeving een belangrijke aanleiding om te outsourcen was. Hierdoor konden ze geen gebruik maken van alle mogelijkheden die er wèl waren. Zoals het beter kunnen samenwerken en werken op afstand. Bij Driestroom, net als bij veel andere zorgorganisaties, hadden ze niet voldoende kennis in huis om alles zelf in te richten en alle wijzigingen bij te kunnen houden. Hierdoor konden zij helaas niet snel genoeg inspringen op de vragen en wensen vanuit de organisatie. En dat was frustrerend. Zowel voor Casper als voor zijn collega’s.

Nu kun je natuurlijk aan blijven modderen vanuit de gedachte “zo doen we dat hier” en “we hebben het altijd al zo gedaan dusssss”. Maar Driestroom heeft een toekomst- èn cliëntgerichte visie en besloot anders. Casper wilde graag naar een nieuwe, flexibelere omgeving. Een omgeving die Driestroom en haar medewerkers in staat zou stellen om beter en sneller in te springen op de vragen vanuit de organisatie. Hierdoor kan Driestroom bijvoorbeeld beter samenwerken met externe partijen en zijn ze beter in staat hun franchisenemers te ondersteunen.

Bovendien realiseerde Casper en zijn collega’s zich, dat er haken en ogen zitten aan het zelf blijven doen. “Wij wilden onze IT outsourcen omdat er continu zo snel zo veel verandert”, aldus Casper.

Beren op de weg

Net als bij elke andere organisatie, zaten er genoeg beren op de weg. “Er was wat angst om de controle te verliezen en we wilden graag de diensten blijven leveren die we gewend waren te leveren. Bovendien dachten we dat we één van de vele klanten zouden worden voor een leverancier”, geeft Casper aan. Ik kan me heel goed voorstellen dat dat gedachten zijn die bij veel instellingen leven. Een voordeel bij Driestroom was, dat een MT lid zelf ook al de voordelen zag van uitbesteden. De ondersteuning die daarom vanuit het MT verkregen werd, heeft veel geholpen met het kunnen doorvoeren van de veranderingen.

Aan de andere kant was het voor de collega’s niet altijd makkelijk om te zien welke voordelen er uit de uitbesteding gehaald zouden kunnen worden en wat ze samen exact zouden moeten doen om alles goed uit te voeren. Met andere woorden: de rol van een goede ambassadeur in het MT en goede communicatie naar de betreffende medewerkers is fundamenteel geweest. Casper vult aan dat de betrokkenheid van Kevin Feenstra, de implementatie specialist van ilionx, ook een belangrijke rol gespeeld heeft. “We hebben het gevoel niet ‘zo maar’ een klant te zijn. Kevin en zijn collega’s hebben meer dan hun best gedaan en nog steeds, dat is precies waar we naar op zoek waren”. Natuurlijk heb ik Kevin zelf ook even naar zijn ervaring gevraagd. Hij geeft aan dat de samenwerking met Driestroom ilionx scherp houdt. Ze digitaliseren namelijk steeds sneller. Kevin voegt daaraan toe: “Ik vind het geweldig om hen hierin te kunnen ondersteunen en te zien dat het de zorg ten goede komt”.

Wat is er ge-outsourced?

Momenteel heeft Driestroom hun server beheer, werkplek beheer en het beheer van de Office 365 omgeving uitbesteed aan ilionx. ilionx helpt ook met de bijbehorende implementaties en ondersteuning. Verder is Driestroom bezig om het netwerk en de wifi verder uit te besteden aan ilionx. Casper legt me uit dat het beheer van het netwerk een specialisme op zich is. Op deze manier is het makkelijker, als er een probleem is, de hele keten te bekijken en niet te hoeven schakelen tussen leveranciers.

Voordelen van outsourcen van IT

Casper vertelt dat door het outsourcen van IT, hij en zijn collega’s meer tijd wilden creëren om zich te richten op de vragen uit de organisatie. En dat is gelukt!

Ze kunnen nu namelijk inderdaad meer tijd besteden aan zaken die de cliëntbehandeling en de quality of life van de cliënten ten goede komt. Er wordt echter ook gekeken naar de medewerkers: hoe kunnen zij beter ondersteund worden? Wat dat betreft is er al een enorme verbetering als het gaat om het vernieuwen van verschillende applicaties die de medewerkers kunnen ontlasten. Bijvoorbeeld de overgang naar het cliëntregistratiesysteem en daarbij de inzet van meer mobiele apparaten. Er is dus meer ruimte gekomen voor innovatie. Ook is er meer tijd om met de locaties in gesprek te gaan over waar de behoeften en knelpunten zitten.

Voor Casper en zijn collega’s blijft het een belangrijke taak om alle vragen vanuit de organisatie en cliënten goed te prioriteren en om te zetten naar oplossingen. Zeer recent ontstond door corona zeer urgent de behoefte aan beeldbellen en thuiswerken, maar ook aan het snel opzetten van een crisislocatie. “En dan is het prettig dat je daadwerkelijk de mogelijkheid hebt om je snel op de nieuwe omstandigheden te focussen, aangezien de IT in goede handen is bij een betrouwbare partij”, aldus Casper.

ilionx als leverancier en partner

Ik weet vanuit de praktijk hoe lastig het is om een goede keuze te maken uit leveranciers. Zeker als het gaat om innovatieve oplossingen. Nieuwsgierig vraag ik aan Casper hoe ze dat bij Driestroom hebben aangepakt: “We hoorden goede ervaringen van andere instellingen. Het contact verliep erg prettig en ilionx kon de juiste mensen met de juiste expertise leveren die we op dat moment nodig hadden”. Super om te horen natuurlijk en geheel passend bij ilionx’ kernwaarden: samen, doelgericht, dichtbij, bevlogen en gericht op innovatie. Casper voegt daar nog aan toe dat hij blij is met de samenwerking. In het begin moet je natuurlijk altijd wel wat aan elkaar wennen en het is belangrijk is om de werkwijzen goed op elkaar af te stemmen.

Hieronder vertelt o.a. Hans van Gestel, Directeur Zorg en Bedrijfsvoering over zijn ervaring:

Outsourcen van IT, ook iets voor andere zorgorganisaties?

Ja, Casper vindt van wel. Het uitbesteden heeft hen zelf namelijk meer ruimte en rust opgeleverd waardoor ze nu veel beter in staat zijn om vragen vanuit de organisatie adequaat op te pakken. Bovendien vindt Casper dat heel veel zaken heel goed met standaardoplossingen te regelen zijn. Hij verwacht dat de angst om ‘de controle’ te verliezen bij meer organisaties speelt en dat het zorgorganisaties ervan weerhoudt om de stap te zetten. En dat is jammer en zou doorbroken moeten worden.