waar ben je naar op zoek?

Generic filters
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in excerpt

implementatie ilionx Woo Hulptool in 5 eenvoudige stappen!

Woo blog

5 eenvoudige stappen van de implementatie Woo Hulptool

Vaak worden wij gevraagd hoe de implementatie van Woo Hulptooling eruitziet. In deze blog lichten wij een tipje van de sluier op en vertellen wij hoe je in 5 eenvoudige stappen van afgeronde selectie naar productie gaat. We richten ons hierbij op de implementatiefase, waarbij we het proces van toolselectie en inkoop buiten beschouwing laten.

Om de implementatie te begeleiden, hebben wij een generiek stappenplan ontwikkeld dat jouw organisatie aan de hand neemt om de ilionx Woo Hulptool met maximale voorspelbaarheid en (budget)beheersing in gebruik te nemen. Onze aanpak is gericht op het bieden van ontzorging, waarbij we ons positioneren als deskundige partner die jou hierbij ondersteunt.

 

Stap 1: Voorbereiding

Voorafgaand aan de implementatie bepalen we de kaders. Hierin is het aantal gebruikers en hun rollen/autorisaties een belangrijk uitgangspunt. Ook bespreken we welke keuzemogelijkheden in de configuratie van de tool beschikbaar zijn en welke voorkeuren jouw organisatie daarbij heeft. Denk hierbij aan de inrichting van de allow- & deny list, correspondentiesjablonen, de annotaties en weigeringsgronden en bijvoorbeeld de samenstelling van de inventarislijst. Ook bespreken we de installatie (cloud/on premise) en welke integraties met bestaande systemen noodzakelijk zijn, zodat we deze mee kunnen nemen in de implementatie. De voorbereiding neemt meestal 2 tot 4 weken in beslag.

Resultaat: een gezamenlijke planning met implementatie milestones en doorlooptijd.

Stap 2: De implementatie

Op basis van het gezamenlijke plan dat we in stap 1 hebben vastgelegd, start de implementatie met het beschikbaar maken van de omgeving in de cloud of on premise. Vervolgens realiseren we in de installatie van jouw organisatie de keuzemogelijkheden en configuraties. Parallel aan dit proces realiseren we de integraties met eventuele bestande systemen. Wanneer de applicatie beschikbaar is, regelen we de gebruikers in met de afgestemde rollen en rechten. Zo is het in de ilionx Woo Hulptool bijvoorbeeld mogelijk om coördinatoren, werkvoorbereiders, documentverzamelaars, behandelaren en controleurs aan te maken, met elk hun eigen set aan rechten. De implementatie eindigt met een gebruikersacceptatietest. Afhankelijk van de keuzes m.b.t. installatie en integratie neemt de implementatie een periode van 8 tot 16 weken in beslag.

Resultaat: de applicatie is conform specificatie beschikbaar in de omgeving van jouw organisatie.

Stap 3: De training

Werken met nieuwe software kan best even wennen zijn. Om een ‘zachte landing’ te waarborgen hebben wij een trainingsprogramma ontwikkeld dat bestaat uit training en online instructiemateriaal. Gebruikers beginnen lessen onder begeleiding van een ilionx trainer. In twee dagdelen worden de gebruikers wegwijs gemaakt in de Woo Hulptool. In de eerste training staat de werking van de applicatie centraal en wordt het standaardproces voor het verwerken van Woo verzoeken toegelicht. In de tweede sessie gaan we in op geavanceerdere functionaliteit, uitzonderingen en procesafwijkingen, zodat gebruikers bijvoorbeeld ook weten wat ze moeten doen als ze documenten aan een bestaand of lopend Woo verzoek of dossier willen toevoegen. Naast de training heeft de oplossing een online handleiding, die vanuit elk punt in de tool aangeroepen kan worden. Je komt dan direct op de relevante pagina terecht. Ook zijn help-iconen in de gebruikersinterface (UI) aangebracht, waardoor gebruikers op verschillende plaatsen meteen kunnen zien waar de functionaliteit voor dient. De training neemt voor gebruikersgroepen tot 20 personen gemiddeld 2 weken in beslag. Op verzoek zijn ook ‘train-the-trainer trajecten’ beschikbaar.

Resultaat: gebruikers zijn comfortabel met het gebruik van het systeem en kunnen een verzoek van A tot Z behandelen.

Stap 4: Go live en nazorg

Na het afronden van de implementatie en de training, zijn zowel gebruikers als tool klaar om van start te gaan met de behandeling van het eerste verzoek. Na technische livegang helpen we jou met het testen van alle functionaliteit in productie en staan we klaar om gebruikers te ondersteunen bij de verwerking van het eerste verzoek. Door nauw samen te werken tijdens de initiële periode na de livegang, garanderen we dat eventuele opstartproblemen snel worden opgelost en dat gebruikers een direct aanspreekpunt hebben voor eventuele vragen of onduidelijkheden over bepaalde functies. De nazorgperiode neemt meestal 4 weken in beslag.

Resultaat: door gezamenlijk het eerste verzoek te verwerken, vergroten we de kans op een soepele ingebruikname.

Stap 5: overdracht naar beheer

ilionx zet in op langdurige relaties met klanten en heeft om die reden ook een volledig in-house managed services afdeling. De implementatie is immers slechts het begin van de levensduur van een oplossing. Wanneer de implementatie en nazorg zijn afgerond, wordt het beheer van de Woo Hulptool ondergebracht bij de ilionx managed services afdeling. Dit team zorgt voor het onderhoud op de oplossing en houdt nauw contact met jouw organisatie over het gebruik en kwaliteit via Monthly en Quarterly Business reviews. Via deze overlegstructuur vragen wij klanten ook om input te leveren voor toekomstige releases.

Resultaat: een soepele overdracht naar beheer en een oplossing die meegroeit met jouw organisatie.

Tot slot

De duur van de implementatie neemt op basis van bovenstaand stappenplan 16 tot 24 weken in beslag. De hoeveelheid integraties en de keuzes wat betreft installatie en configuratie hebben de grootste impact op de doorlooptijd. 4 weken voor het einde van de implementatie vindt de livegang plaats, waardoor het mogelijk is om binnen 3 maanden operationeel te zijn met de oplossing.

Link gekopieërd