Hoe wordt de coronacrisis binnen een zorgorganisatie zoals Isala gemonitord?

Stappen & inzichten

Om tot een goed corona dashboard met bijbehorende inzichten te komen, wordt er bij Isala eerst overlegd met de eindgebruiker over zijn wensen. Daarna worden er drie stappen gevolgd:

1. De betreffende data wordt uit de bronsystemen, zoals het elektronisch patiëntendossier gehaald. Daarna wordt het getransformeerd naar tabellen. Zo heb je een tabel die informatie over de opnames bevat; op welke afdeling is een patiënt binnen gekomen, waar is daarna die patiënt naartoe verhuisd? Al deze tabellen bevatten zo uiteindelijk alle informatie op gestructureerde, overzichtelijke wijze
2. De nieuwgevormde tabellen worden in een model geplaatst en meetwaarden worden aangelegd. Dit betekent dat alle gevormde tabellen aan elkaar gerelateerd worden. Zodoende weet je van een specifieke patiënt niet alleen waar deze ligt, maar ook of op dat moment het resultaat van de COVID test al bekend was. Een model geeft daarnaast de mogelijkheid om snel de globale getallen uit de data te krijgen. Bijvoorbeeld hoeveel patiënten met COVID-19 lagen er op 26 maart om 10 uur in het ziekenhuis?
3. Van het model in Power BI worden de juiste visualisaties gemaakt. Power BI is een BI tool om data te visualiseren. Zodoende kun je de data in één oogopslag helder en éénduidig overbrengen aan de eindgebruiker. Ook kun je trends goed inzichtelijk maken.

In de huidige fase (eind april 2020) zijn de BI collega’s van Isala samen met Anna bezig om de volgende inzichten te genereren:

• De actuele situatie aantal opnames IC en niet-IC ✔
• Capaciteit IC bedden en niet-IC van ziekenhuis ✔
• Trends (met instroom/uitstroom) ✔
• Ligduur patiënten monitoren
• Aantal afgenomen tests en aantal positief geteste patiënten ✔

✔= reeds beschikbaar

Anna vertelt dat met name de capaciteit op de IC onder druk staat. Daarom is het belangrijk om niet alleen de ‘corona-capaciteit’ te monitoren maar ook de ‘niet corona-capaciteit’.

Voorwaarden

Anna benadrukt dat een goed corona dashboard helder en beknopt inzicht moet geven. Dat zegt ook iets over de kwaliteit van data en de visualisatie: Is de data betrouwbaar? Begrijpt de lezer in één oogopslag de informatie?

De eindgebruikers van het dashboard zoals het crisis management team en leidinggevenden van afdelingen moeten snel, duidelijk en éénduidig inzicht krijgen in de huidige status en de trends van de ziektegevallen. Zo kunnen ze snel inschatten hoe ze zorgpersoneel het beste kunnen inplannen en wat mogelijke knelpunten gaan worden. Zodoende kan daar op tijd op geanticipeerd worden. Het dashboard moet tevens op een goed toegankelijke en veilige manier (autorisatie) benaderbaar zijn voor de eindgebruikers.

Snelheid en een goede samenwerking noemt Anna als cruciale factoren bij de ontwikkeling van het corona dashboard. Zij is teamlid van het Bedrijfsinformatie Team van Isala. Er wordt dagelijks veel overlegd waarbij vragen beantwoord worden als: “waar staan we?” en “wat moet de volgende stap in het proces worden?”. Een goede overeenstemming met de eindgebruikers over wat zij exact nodig hebben, is cruciaal. Daar kan de medisch achtergrond van Anna en begrip van medische processen en jargon goed bij helpen.

Lastig

Je kunt je voorstellen dat het bouwen van een dashboard voor iemand anders (met andere kennis en behoeften), lastig is. Zeker in deze crisistijd waarin er snel gehandeld moet worden en fouten levens kunnen kosten. Anna legt uit dat waar normaal vaak eerst lang nagedacht wordt over wat er gemeten moet worden en hoe, daar nu veel minder tijd voor is. Als de behoeften van de eindgebruikers gaandeweg toch veranderen, kan het zijn dat de data ook anders opgezet moet worden. Dit kan ervoor zorgen dat de ontwikkeling van het dashboard wat vertraging oploopt.

Het belang van samenwerking

Als instelling moet je dus èn capaciteit hebben om een goed corona dashboard te bouwen en verder te ontwikkelen, èn de juiste kennis in huis hebben om dit daadwerkelijk goed te doen. Bovendien moet je ook nog supersnel kunnen handelen. Dat lijkt me een behoorlijke opgave in deze stressvolle tijd. Het is wel precies waarom ilionx benaderd wordt door zorginstellingen als Isala: het team versterken om samen Covid-19 het hoofd te bieden. Je laat in feite een objectieve expert met je meekijken en -helpen.

De consultants van ilionx bouwen dagelijks vele dashboards met bijbehorende ontsluiting van data, borging en automatisering. Ze staan ook in nauw contact met andere ilionx consultants met diverse specialismen bijvoorbeeld via hun whatsapp groep en via Teams van Microsoft. Hierdoor kunnen ze razendsnel informatie uitwisselen. Anna en haar collega’s weten hoe je een dashboard op een goede manier moet opbouwen. Een goed opgebouwd dashboard zorgt ervoor dat gesprekken in zorgorganisaties gaan over de betekenis van de data in plaats van de kwaliteit en de definitie van de data.

Dat samen met specifieke zorgdomeinkennis zoals goede kennis van medische bronsystemen, BI-tooling, begrip en kennis van het medisch jargon en van de processen binnen de cure & care, maakt dat er door de instelling sneller geschakeld kan worden.

Uniciteit of eenheidsworst?

Anna verwacht dat de meeste dashboards, bijvoorbeeld van de ziekenhuizen, in grote lijnen op elkaar lijken. Men is namelijk in eerste instantie vooral geïnteresseerd in de in- en uitstroom van patiënten, in capaciteit en in trends, zoals het aantal patiënten dat dagelijks op de IC ligt. Op den duur verwacht Anna dat de dashboards iets meer van elkaar gaan verschillen omdat er extra informatie aan het dashboard wordt toegevoegd en ook de wensen over hoe dingen gevisualiseerd worden specifieker worden gedefinieerd. Bij Isala wordt er op het dashboard informatie getoond afkomstig uit verschillende bronnen. Zo kan er informatie worden weergegeven over de opnames, maar ook het aantal testen van patiënten, medewerkers en mensen die vanbuiten het ziekenhuis zijn ingestuurd. De gebruikers zullen tijdens het gebruik van het dashboard merken wat voor hen wel en niet werkt en door dit gaandeweg aan te passen ontwikkel je een dashboard dat steeds beter aansluit bij de wensen van de gebruiker.

Anna’s tips bij het ontwikkelen van een corona dashboard

Tot slot geeft Anna nog een aantal tips die je helpen bij het ontwikkelen van een corona dashboard:

• Wees goed op de hoogte van elkaars kennis en expertise; sommige mensen zijn beter op de hoogte hoe de brondata in elkaar steekt en waar je de benodigde data vandaan kan halen, anderen weten hoe je dit op de beste manier in een model kunt zetten. Hierdoor kun je een goed ontwikkelteam samenstellen waarbij alle benodigde expertises goed vertegenwoordigd zijn.
• Zorg ervoor dat iedereen van het ontwikkelteam de verschillende stappen van de dashboardontwikkeling overziet en begrijpt. Zo zorg je ervoor dat iedereen binnen het team kan meebouwen, meedenken en ondersteunen aan elke stap van het proces. Wat uiteindelijk gevisualiseerd moet worden kan de wijze van modelopbouw beïnvloeden. En dat kan weer zijn weerslag hebben op hoe de data uit de bronsystemen wordt gehaald en wordt getransformeerd.
• Als iedereen de verschillende stappen in het proces overziet en begrijpt, zorgt dat ervoor dat bij uitval van een collega niet het hele proces stil komt te liggen. Dat is zeer onwenselijk gezien de tijdsfactor.
• De communicatie met eindgebruikers is cruciaal aangezien zij degenen zijn die daadwerkelijk de keuzes kunnen maken hoe aspecten in het dashboard komen. Zij geven uiteindelijk aan wat de inclusie en exclusie criteria/specificaties van verschillende visualisaties zijn en wat ze daarbij graag gevisualiseerd zouden zien. Om de ontwikkeling van het dashboard zo soepel en snel mogelijk te laten verlopen is het belangrijk om duidelijk te hebben wie daadwerkelijk zeggenschap heeft over het eindproduct en wie de personen zijn om de data te valideren.