Help, mijn operatiekamer staat leeg!

Over de inzet van business intelligence (BI) bij het optimaliseren van OK capaciteit

Een van de meest kritieke aspecten binnen een ziekenhuis zijn ‘beschikbare operatiekamers’. Als je deze ruimtes niet optimaal benut, kunnen er veel onwenselijke gevolgen zijn. Denk daarbij eens aan de oplopende wachttijd voor de patiënt en natuurlijk de kosten voor het ziekenhuis zelf. OK’s zijn zo fundamenteel, dat vrijwel elk ziekenhuis wel bezig is met capaciteitsmanagement om meer grip te krijgen op de instroom, doorstroom en uitstroom van hun patiënten.

De praktijk

Tja, die praktijk is toch een stuk lastiger: het inzicht in de gerealiseerde benutting is vaak niet afdoende en relevante vragen zijn lastig te beantwoorden. Niet zelden zijn er binnen ziekenhuizen discussies over te gebruiken definities, is niet- alle data beschikbaar via de daarvoor aangewezen kanalen (zoals een datawarehouse) en wordt regelmatig alsnog Excel gebruikt om analyses uit te voeren. En dat terwijl er juist heel veel data beschikbaar zijn om het slimmer te doen. Denk hierbij aan: de planning en bezetting in het ZIS, formulieren en vragenlijsten uit het EPD, de personele bezetting binnen het roosterpakket en de kosten in het financiële systeem. Er liggen dus nog genoeg onbenutte kansen!

Wees slim met je data

Door al deze gegevens niet alleen op een slimme manier met elkaar te combineren, maar ook op een -voor je collega’s- duidelijke manier te presenteren (binnen Power BI), ontstaat er een laagdrempelige toegang tot hoogwaardige datasets. En daarmee heb je inzicht en kun je gaan sturen.

Christian van Ginkel, Lead Consultant BI binnen ilionx: “De afgelopen jaren hebben we BI teams van ziekenhuizen geholpen om BI rapportages en ad-hoc datasets op te stellen. Deze kennis hebben we omgezet naar een aantal rapportagesets in Power BI. Dit is een self-service visualisatie tool. De ‘POWER’ hiervan is dat dit op elk EPD en op elk datawarehouse te plaatsen is. Een visualisatietool als Power BI kan zowel direct op brondata als op data vanuit een datawarehouse geplaatst worden. Afhankelijk van de gewenste situatie en de aanwezige inrichting, kijken we graag wat een passende basis is voor jouw rapportages”.

OK rapportageset

De rapportages zijn bij implementatie naar eigen inzicht aan te passen en uit te breiden. Instellingen vinden het namelijk belangrijk dat ze juist over die parameters rapporteren die voor hun eigen ziekenhuis of ZBC van belang zijn. Wij helpen ziekenhuizen natuurlijk graag om dit goed op een rij te krijgen. Een greep uit de vragen die met de OK rapportageset beantwoord kunnen worden, zijn:

• Bij hoeveel operaties is de time-out procedure volledig geregistreerd?
• Wat is het percentage volledige registraties van de POWI bundel en bij welke operaties is dit onvolledig?
• Wat is de bezetting/benutting per OK en per specialisme/specialist?
• Wat is de wisseltijd binnen de verschillende sessies per specialisme/specialist?
• Hoeveel geplande operaties worden er buiten de bedrijfsuren uitgevoerd of heeft overloop buiten de bedrijfsuren?
• Wat is de trend van de late starts / vroeg einde?

Christian geeft aan: “Met verbetering van inzicht, kun je gerichter werken aan knelpunten. Je kunt dus starten met efficiënter gebruik van je data. Zonder inzicht kun je niets zinnigs wijzigen aan je OK-planning. Je hebt namelijk geen gefundeerd idee of het daadwerkelijk zin heeft. Daarbij: alle tijd en energie die je nu stopt in het handmatig verzamelen van gegevens, kun je beter besteden aan procesverbetering. Dus een verschuiving van werkzaamheden die er toe leiden dat je echt slimmer gaat werken”.