Wil je meer weten over het gebruik van ‘Metrics’ in combinatie met Power BI?
Laat je gegevens achter en dan neem ik contact met je op.
In de data gedreven wereld van vandaag wordt vooruitgang gemeten aan de hand van data, maar hoe houd je het overzicht van je belangrijkste stuurinformatie?
Hoe houd je deze gegevens actueel? En hoe maak je dit voor iedereen in de organisatie toegankelijk zodat je samen aan dezelfde doelen werkt?
Het perfecte plaatje?
Onder het genot van een warme kop koffie open je ’s ochtends je laptop of telefoon. Hier zie je in één oogopslag welke metrics/(K)PIs1 rood of oranje kleuren en dus achter lopen op je doel. Na een korte analyse zet je meteen de juiste acties uit in je team om snel weer ‘on track’ te komen. Metrics2, de nieuwe functionaliteit van Power BI, helpt bij het maken én beheren van dit overzicht. Een overzicht gevoed door data vanuit Power BI rapportages en eventueel via handmatige invoer. Zo kijkt iedereen in de organisatie elke dag naar de meest actuele gegevens en is het makkelijker om snel te schakelen.
Het perfecte plaatje
“Maar waarom zou ik dit overzicht in Metrics tonen als ik dit ook kan maken in een Power BI rapport of dashboard?”
Metrics is juist een waardevolle aanvulling op je Power BI rapportages. Metrics zorgt voor onder andere: overzicht, eigenaarschap, uniformiteit en eenvoud. De onderliggende Power BI rapportages voeden je (K)PIs met de meest actuele data en dienen als analyse tool om eventuele afwijkingen verder te onderzoeken. De ideale combinatie dus om samen én slimmer te kijken naar:
Hetzelfde plaatje
Vooral in grote organisaties wordt er gewerkt met diverse Power BI rapportages binnen meerdere afdelingen. Meestal op verschillende manieren opgezet en met net iets andere (K)PIs, het overzicht is dan al snel zoek. In Metrics maak je als (K)PI eigenaar één keer een (K)PI aan op je team scorekaart3. Op deze scorekaart zie je dagelijks hoe het ervoor staat met alleen de voor jouw team relevante (K)PIs. Maar ook het management kan diezelfde (K)PI linken op hun Scorekaart met relevante (K)PIs. Hierdoor kijkt iedereen naar dezelfde waardes en zijn alle (K)PIs in lijn met de hoofddoelen van de organisatie. De (K)PIs zijn bovendien gelinkt aan Power BI rapportages en vanuit ieders eigen overzicht makkelijk vindbaar, zo heb je nooit meer dubbel werk.
Het meest actuele plaatje
Zodra je een (K)PI gekoppeld hebt aan een Power BI rapport is je overzicht altijd actueel en wordt de data automatisch ververst. Voor kwalitatieve (K)PIs zonder databron is het mogelijk om maandelijks een handmatige check-in te doen. Hierdoor kan je al je (K)PIs op één plek beheren en zijn die verdwaalde en tijdrovende Excelsheets verleden tijd. Doordat alle informatie actueel is en op één plek staat, is het mogelijk om sneller acties uit te zetten. Ook deze acties maak je aan op je (K)PI in je scorekaart via de notitie functionaliteit. Het is zelfs mogelijk om via Power Automate flows een alert of trigger aan te maken waarmee je een automatisch bericht verstuurd naar de (K)PI eigenaar als er een actie klaar staat. De (K)PI eigenaar staat duidelijk vermeld op de (K)PI wat eigenaarschap stimuleert en duidelijkheid creëert voor anderen. Met dit actuele overzicht ben je samen snel weer ‘on track’.
Een vrij simpel plaatje
Elke scorekaart en elke (K)PI op een scorekaart wordt automatisch op dezelfde manier opgebouwd bij het aanmaken. Dit maakt het voor de gebruikers makkelijk om op te zetten en ook herkenbaar en begrijpelijk om te lezen. Met een paar klikken heb je al een (K)PI aangemaakt op je scorekaart. Door de eenvoudige opbouw kijkt iedereen op dezelfde manier naar dezelfde resultaten. Dit zorgt voor uniformiteit, consistentie en gemak.
Het ideale plaatje
Hoewel Metrics zeker bij kan dragen aan het inzichtelijk maken van je stuurgegevens, is de kwaliteit wel afhankelijk van de data die eronder zit. Hiervoor zijn ook de minder zichtbare zaken belangrijk zoals; een stevig fundament in je datawarehouse, (data) governance en een gedegen opbouw van je Power BI rapportages. Samen draagt dit bij aan het maken van slimmere keuzes.
Note: Sinds vorige maand is Metrics uit preview en beschikbaar met een Pro licentie. Ook zijn er weer een aantal nieuwe features aangekondigd, lees hierover meer in de blog van Microsoft: Goals in Power BI is becoming ‘metrics’ and is moving to GA!
1 (K)PIs: (Key) Performance Indicators
2 Metrics: Voorheen ook wel bekend als Goals (naamswijziging)
3 Scorekaart: Is een verzameling aan metrics/(K)PIs
