Door Daphne Habets

Cure & Care opgelet! Succesvolle implementatie Power BI in de cloud

Ziekenhuis Tjongerschans stapt over naar Power BI.

De ‘cloud’, dat is best een spannend begrip binnen de gezondheidszorg met al die strenge regels rond gevoelige medische data. En toch is er een ziekenhuis die de overgang gerealiseerd heeft! Ik leg mijn oor te luisteren bij Tako Klabbers, Teamleider Markt & Bedrijfsinformatie bij Ziekenhuis Tjongerschans. Hoe is het zo gekomen en wat zijn de gevolgen geweest?

Even voorstellen. Tako is een enthousiaste jonge man van 30 met een mooi takenpalet: als teamleider Markt & Bedrijfsinformatie houdt hij zich bezig met de contractering van zorgverzekeraars en geeft hij aansturing aan het BI team.

Daarnaast is hij projectleider van het i2i doelmatigheidsproject. In mijn ogen heeft hij een belangrijke rol voor zijn ziekenhuis en ik vind het erg leuk om te horen hoe hij de zaken aanpakt.

"Het is de ambitie van ons BI team om de data die er binnen ons ziekenhuis is, te beheren, om te vormen tot stuurinformatie en op een eenvoudige manier toegankelijk te maken voor onze eindgebruikers. Zo dragen wij bij aan een goede besturing van het ziekenhuis."

Tako Klabbers, Teamleider Markt & Bedrijfsinformatie bij Ziekenhuis Tjongerschans

Business Intelligence

Ik leer Tako kennen als een echte ‘hands-on’ teamleider met een duidelijke visie over hoe hij, samen met zijn goede en kundige team, de juiste data beschikbaar wil maken voor zijn ziekenhuiscollega’s. Dit doet hij namelijk zo veel mogelijk zelfstandig met zijn BI afdeling. Ze hebben zelf de kennis en kunde hiervoor in huis. Daarbij vindt Tako het belangrijk om nuttige nieuwe technologieën aan te kunnen bieden binnen het ziekenhuis. Tako vertaalt nieuwe technieken naar de praktische bruikbaarheid en de toegevoegde waarde ervan voor zijn eigen organisatie en collega’s.

Rapportagetool

Wat betreft een goede rapportagetool moet deze de gebruiker faciliteren. Dat wil zeggen: de tool moet de gebruiker snel en eenduidig goede inzichten geven in de beschikbare data. En met die inzichten wordt hij/zij in staat gesteld om adequaat te reageren en te anticiperen op het vlak van bedrijfsvoering. Bij Tjongerschans is hun rapportagetool een centrale plek waar eindgebruikers terecht kunnen voor de informatie. Deze informatie is (periodiek) van belang voor het aansturen van het ziekenhuis. Eindgebruikers kunnen medisch specialisten, zorgmanagers & teamleiders, directie en medewerkers van ondersteunende afdelingen zijn. De tool moet dus, volgens Tako, snel en flexibel zijn. Iets waarmee de BI afdeling goed in kan spelen op ontwikkelingen en actualiteiten die een informatiebehoefte tot gevolg hebben. Om het tastbaar te maken vraag ik Tako naar een voorbeeld:

"Een voorbeeld van een ontwikkeling in de regio is het faillissement van de IJsselmeerziekenhuizen. Patiëntstromen die vervolgens vanuit die regio naar ons ziekenhuis komen, wil je snel en op de voet kunnen volgen. Wij konden dit snel faciliteren door o.a. een kleine uitbreiding op een bestaande rapportage te maken. Dit geeft inzicht in de ontwikkeling van unieke patiënten. Daarnaast wordt het inzicht versterkt middels een aantrekkelijke visuele weergave.”

Tako Klabbers, Teamleider Markt & Bedrijfsinformatie bij Ziekenhuis Tjongerschans

Een belangrijk doorontwikkelthema is het maken van specifieke dashboards die aansluiten op de actuele ontwikkeling bij een bepaald centrum of specialisme. Ook is de tool de plek waar inhoudsdeskundigen van ondersteunende afdelingen terecht kunnen voor het maken van meer gedetailleerdere analyses op de beschikbare data. Hierbij valt te denken aan analyses over financiële zaken, zorgproductie, kwaliteit, zorgadministratie, zorglogistiek enz. Op die wijze kunnen financieel bedrijfskundigen het gesprek aangaan met het management. Dit kan bijvoorbeeld over de gemaakte kosten en over opvallende ontwikkelingen in zorgproductie gaan. Tevens wordt er in het kwaliteitsoverleg gesproken over de ingebouwde kwaliteitsindicatoren. Bij een goed ingerichte tool, betekent dit, dat iedereen naar dezelfde cijfers kijkt. Dit komt de besturing van de organisatie ten goede.

Voorbeeld van het Tjongerschans productie dashboard

Nieuwe mogelijkheden!

Dat klinkt goed, denk ik bij mezelf. Tako weet wat hij wil en hij was op zoek naar een meer toekomstbestendige tool dan hun toenmalige tool.

"We zagen dat het mogelijk was om, als eindgebruiker, beter en sneller te kunnen gaan sturen werkende met visueel meer prikkelende rapportages en dashboards. Daarvoor was het wel nodig om de performance en flexibiliteit ten opzichte van de huidige tool verder te verbeteren."

Tako Klabbers, Teamleider Markt & Bedrijfsinformatie bij Ziekenhuis Tjongerschans

Kortom: Tako zag kansen voor verbetering! Maar, hij stelde wel een aantal eisen:

Daarnaast moest de nieuwe tool goed kunnen aansluiten op de moderne technologie: er moest een dashboardstructuur in aangebracht kunnen worden waardoor de eindgebruiker middels het dashboard vlot kan zien hoe het centrum/specialisme het doet en welke gebieden aandacht behoeven. De oplossing werd gevonden in Power BI

Cloud

Het valt me op dat het woord ‘cloud’ nog niet in ons gesprek is voorgekomen….. Tako legt uit dat de cloud eigenlijk geen hele grote rol speelde. De cloud was voornamelijk noodzakelijk om over te kunnen naar de nieuwe technieken die er op de markt zijn zoals Power BI. Deze vereisen vaak dat de data in de cloud wordt gebracht. Voor Tjongerschans was de cloud een ontwikkeling die door ICT al aandachtig gevolgd werd, om zodoende ook op andere gebieden toekomstproof te kunnen blijven. Power BI kan weliswaar ook on premise (zonder cloud) ingezet worden, maar dat betekende voor Tjongerschans te veel beperkingen aangaande bijvoorbeeld navigatie en kosten.

Tako vertelt dat er echt wel twijfels waren rondom de cloud. ‘Is het wel veilig?’ is een vraag die regelmatig voorbijkwam. De kritische houding die men intern had (en heeft) over het werken in de cloud, vindt Tako zeker terecht. Ook gezien de gevoeligheid die er op dit moment heerst aangaande data. Echter, met goede afspraken en interne goede samenwerking, blijkt het zeker wel mogelijk om het voor elkaar te krijgen.

"De angst voor cloud is soms meer een onderbuikgevoel dan een feitelijk onderbouwde angst. Met de juiste beperkende maatregelen en procedures is er veel mogelijk."

Tako Klabbers, Teamleider Markt & Bedrijfsinformatie bij Ziekenhuis Tjongerschans

De angst voor de cloud bestaat vaak ook meer uit een onderbuikgevoel dan een feitelijk onderbouwde angst, vertelt Tako. Het cloud principe wordt namelijk al wel vaker op ziekenhuisdata toegepast, zij het minder duidelijk bestempeld als cloudgang (denk aan externe data-uitleveringen).

Onzekerheden wegnemen

De interne onzekerheid over de cloud, hebben Tako en zijn team weten weg te nemen door kritisch te kijken naar welke data de cloud in gaat. Dit betekent in de praktijk dat ze al hun data primair on premise houden en dat data alleen naar de cloud gaat, indien deze in de Power BI rapportages gebruikt wordt. Hier zit geen -naar patiëntniveau herleidbare data- bij. Daarnaast hebben ze heel bewust gekeken naar waar de data in de cloud wordt opgeslagen en dat deze niet buiten de EU gaat. Tevens heeft de Functionaris Gegevensbescherming kritisch meegekeken naar de gemaakte keuzes en is er een verwerkersovereenkomst afgesloten met Microsoft. Ook hebben ze gezamenlijk (BI, ICT en de Functionaris Gegevensbescherming) een DPIA (data protection impact assessment) uitgevoerd. De risico’s die hieruit naar voren kwamen zijn afgehecht.

Doorslaggevend om naar de cloud te gaan was, dat ze de risico’s en zorgen over de veiligheid van hun data konden wegnemen in samenwerking met ICT. Daarnaast waren er ook andere ziekenhuizen bezig met cloudgang. Dit sterkte Tjongerschans in het idee dat cloudgang mogelijk zou moeten zijn. Uiteindelijk werd er door Tako in de dagelijkse praktijk geen verschil ervaren tussen data on premise of data in de cloud. Behalve het feit dat je zeer kritisch bent op het niet tonen van patiëntgegevens in de BI rapportages, aldus Tako.

ilionx en zelf doen

Ondanks dat Tako alles het liefst zelf doet met zijn jonge enthousiaste team, heeft hij ilionx ingeschakeld. Ik ben benieuwd waarom precies. Tako: “Ilionx heeft voor ons kennis, kunde en praktijkervaring binnengebracht op het gebied van cloudgang. En ook wat betreft de techniek Power BI. Zodoende kon ilionx ons als ICT en BI op een verantwoorde wijze op gang te helpen bij een ontwikkeling (cloud en een nieuwe techniek implementeren) die voor ons niet alledaags is, maar waar ze bij ilionx dagelijks mee bezig zijn”. Dat klinkt mij als een zeer pragmatische aanpak in de oren!

Uitvoering

ilionx heeft technische kennis en kunde geleverd aan ICT om de randvoorwaarden te scheppen die nodig zijn om data op een veilige manier in de cloud te kunnen brengen. In de praktijk betekende dit dat Tjongerschans kon putten uit de expertise van veel verschillende consultants van ilionx.  Daarnaast heeft ilionx, Tako en zijn BI afdeling ondersteund bij het opstellen van een projectplan en is er ‘training on the job’ verzorgd voor de BI’ers. Zodoende konden zij, al lerende en werkende aan de nieuwe omgeving, thuis raken in deze nieuwe techniek. Vandaag de dag is ilionx nog steeds een ‘kenniscentrum’ voor Tjongerschans: wanneer de BI afdeling bij de doorontwikkeling van PowerBI, vastloopt op een bepaald vraagstuk. Dan wordt ilionx geraadpleegd. Pragmatisch en ook best geruststellend, kan ik me zo voorstellen.

Resultaat

Tako is blij met het resultaat: “Er is een verantwoorde, technisch veilige start van het project geweest. Hierbij hebben we samen goed nagedacht over fasering, scope en beleid. Door de inzet van ilionx zijn de typische beginnersfouten voorkomen en is sneller het gewenste resultaat bereikt”.

Ik vraag natuurlijk ook één van mijn collega’s, René Lambers, die meegewerkt heeft. René geeft aan: “de samenwerking met Tjongerschans was erg prettig omdat er zowel technisch als functioneel veel kennis in huis is. Hierdoor konden we snel schakelen en beslissingen maken. Door dagelijks contact en kort overleg konden we, indien nodig, adequaat bijsturen. Tjongerschans stond open voor advies en tips, waardoor de vaart er goed in bleef”.

Tjongerschans is sinds 1 januari 2019 bezig de Power BI techniek te implementeren. De basis van Power BI staat na het eerste jaar. Dit betekent dat de informatiebehoefte die zij in hun vorige tooling aanboden, sindsdien in de nieuwe omgeving te raadplegen is. Vaak is de data verrijkt en visueel veel aantrekkelijker. Alle grote wijzigingen zijn samen met eindgebruikers tot stand gekomen. Zo sluit de nieuwe tool goed aan bij de wens van de eindgebruiker. Het werken met een dashboardstructuur was hierbij de grootste wijziging.

Power BI en Self Service

Ik vraag nog even door. Want in de praktijk hoor ik heel vaak de term ‘self service’ bij BI vallen. Self service BI was voor Tako en zijn collega’s bij de samenstelling van een lijst met tooling opties, een interessant voordeel van Power BI. Inmiddels is Tako, na het eerste jaar waarin ze Power BI hebben geïmplementeerd, hier wel wat terughoudender in geworden. Onder Self Service verstaat hij dat een eindgebruiker op een eenvoudige dataset, zelf Power BI rapportages kan bouwen, aansluitend bij zijn/haar informatiebehoefte op dat moment. In de praktijk ziet hij dit op hele korte termijn niet zomaar gebeuren vanwege complexiteit in werking van de tool en data. Over een paar jaar kan dat echter zo maar weer anders zijn.

Mijn collega Leo, o.a. BI consultant, project manager en Power BI trainer, geeft aan dat het grote voordeel van een goed ingerichte en geadopteerde Self Service is, dat eindgebruikers zelf rapporten kunnen maken. De eindgebruikers gaan zelf op zoek naar wat hun eigen gegevens kunnen vertellen. Ze stellen zichzelf vragen en verdiepen zich in de materie door eigen gekozen dwarsdoorsnedes te maken van de gegevensset. Hierdoor kunnen ze zelf nieuwe inzichten verwerven. De organisatie is daardoor sneller in staat om zicht te krijgen in wat er gebeurt binnen de bedrijfsprocessen. En het gevolg daarvan is dat men, waar nodig, snel kan bijsturen. Je vergroot hiermee het lerend en beslissend vermogen van je organisatie.

Visie

Komend jaar zal gebruikt worden om de dashboardstructuur verder uit te rollen. “We zetten het in als platform voor het management bij hun maandelijkse gesprekken over de bedrijfsvoering”, legt Tako uit. Daarnaast zal een eerste stap gezet worden in het maken van meer specifieke dashboards en rapportages die inspelen op (tijdelijke) ontwikkelingen en waarbij behoefte is aan monitoring en data. Een voorbeeld is het doelmatiger maken van de zorg. Het verplaatsen van bepaalde operaties van klinisch naar dagverpleging, of het verschuiven van zorg tussen ziekenhuizen of naar de eerstelijn. Dat zijn ontwikkelingen die je op de voet wilt kunnen volgen. Ook op het gebied van capaciteitsplanning is er behoefte aan meer inzicht en nieuwe rapportages.

Volgens mij kan ik nog uren luisteren naar de ideeën, visie en aanpak van Tako. Ik kom dan ook graag over een tijdje weer terug om te horen hoe hij met de toekomstige ontwikkelingen om zal gaan!

"Wij ervaren Power BI als een hele mooie techniek die ons goed helpt om in de interne informatiebehoefte te kunnen voorzien."

Tako Klabbers, Teamleider Markt & Bedrijfsinformatie bij Ziekenhuis Tjongerschans

Denk je zelf na over cloud-gang, over nieuwe BI-tooling of BI-professionalisering? Of heb je (tijdelijk) BI capaciteit nodig?

We helpen je graag op onafhankelijke wijze met raad en daad. Neem contact op met Daphne Habets, via 06-19680072 of dhabets@ilionx.com voor een inspirerende afspraak.

Relevante content

Ilionx logo